Opprett en håndbok for arbeidstakere / retningslinjer og prosedyrer

Medarbeiderhåndboken: Innledningen

Før du begynner å skrive håndboken, må du være oppmerksom på:
Sørg for at du har en advokat som er ekspert innen arbeidslovgivning håndboken din for å være sikker på at det ikke er noe i det som kan føre til problemer. Betale en advokat for å gi denne anmeldelsen kan spare deg for å inkludere noe som kunne bli misforstått av en leser.

Introduksjonen til Medarbeiderhåndboken er mer enn bare noen få ord om din bedrift.

Det lar dine ansatte forstå betydningen av håndboken og inneholder et område for ansatte å signere for å bekrefte at de har lest håndboken. Her er mer informasjon om hva introduksjonsdelen inneholder:

• Historien til virksomheten din
  Beskriv kort din virksomhet, inkludert hvordan den begynte og viktige hendelser i sin historie.
• Erklæring om formål eller oppdrag.
  Hvis du har opprettet en visjon eller en redegjørelse for virksomheten din, kan du diskutere det her. Når du sier visjonen din, hjelper ansatte å se hva du tror på, og får dem glade for å jobbe for bedriften din.
• Velkomstbrev
  Ta med et velkomstbrev, snakkes direkte til ansatte og la dem få vite hvor viktig du tror de er til organisasjonen.
• Erklæring om "Dette er ikke en kontrakt"
  I ditt velkomstbrev eller en egen uttalelse, gi en uttalelse for å la ansatte få vite at de ikke får noen garantier:

  "Denne håndboken gjør ikke utgjør en arbeidsavtale, og det gir heller ingen garanti for ansettelse. "

• En signaturside
  Ta med en erklæring om at alle nye ansatte må signere håndboken for å vise at de har lest dokumentet og forstått det.

Introduksjonen er en viktig del av arbeidstakerhåndboken din. Vær sikker på at advokat vurderer denne delen spesielt.

Opprette en håndbok for ansatte

Den første hoveddelen av arbeidstakerhåndboken inneholder ansattes retningslinjer.

Disse retningslinjene gir informasjon til ansatte om dine forventninger til dem.

Ansattes fordeler

Den siste delen av Medarbeiderhåndboken beskriver fordelene og tiden du gir ansatte:

• Deltakelse og punktlighet
  Ta med en del som sier at ansatte forventes å være på jobb hver dag og videre tid. Definer "overdreven" fravær og "vanlig" latens.
• Bryter, lunsj ganger, stabs salong
  Kan ansatte ta pauser når som helst eller er det spesielle bruddider? Hva med lunsj? Beskriv protokollene for bruk av stabenesalongen.
• Datamaskin og dokumenter
  Gjør ansatte oppmerksomme på lov om opphavsrett knyttet til dokumenter.Hvilke dokumenter kan ikke kopieres? Hvilke kopier kan være laget av programvare? Hvor er programvarelisensene og hva sier de?
• konfidensialitet gaver
  Statlige retningslinjer knyttet til forretningsforhold og proprietære prosedyrer. Ansatte bør ikke ta gaver fra kunder bortsett fra svært små tokens.
• Disciplin / oppsigelse
  Beskriv prosedyrer for disiplin, inkludert advarsler, skriftlig og muntlig. Ta med en klageprosess, selv for et lite kontor, så ansatte føler at de har "et sted å gå." Beskriv omstendigheter under hvilke ansettelse kan avsluttes. Hvor mye varsel er gitt? Hvordan blir akkumulert ferie betalt?
• Narkotika og alkoholbruk; Røykepolitikk
  Oppgi at bruk av narkotika eller alkohol på bedriftens lokaler er årsak til umiddelbar avskedigelse. Tillater du å røyke på bedriftens lokaler?
• EEOC-erklæring
  Du diskriminerer ikke noen av noen grunner; Du kan også diskutere innkvartering for religiøse observasjoner og retningslinjer for søkere og ansatte med funksjonshemninger.
• Lik betaling
  Du vurderer din lønn avhengig av nivået på stillingen og ytelsen, ikke på eksterne faktorer som kjønn.
• Evalueringer
  Fortell ansatte hvordan og når du gjennomfører prestasjonsvurderinger.
• Ansattes status (heltids versus deltid, prøvetakelse).
  Beskriv ukentlig timer som kreves for heltidsansatte (32? 35? 40?). Har heltidsansatte fordeler (som helseforsikring) som deltidsansatte ikke? Får deltidtakere betalt ferie?
• Trakassering
  Oppgi at firmaet ikke tolererer det, enten mellom ansatte eller involverende kunder. Diskuter hvordan trakasseringsklager skal håndteres.
• Ansette retningslinjer
  Beskriv hvordan du annonserer en stilling, internt og eksternt, og intervjuprosessen.
• Office Dress Code
  Du vil kanskje inkludere en generell erklæring om overholdelse av klespolitikk, inkludert hår, sminke, smykker. Hvis ansatte er pålagt å bruke spesifikke uniformer, hvem betaler for disse? Hvem betaler for rengjøring? Foul eller fornærmende språk kan være "rett og slett" for oppsigelse.
• Orientering / trening av nye medarbeidere
  Beskriv bedriftens program for opplæring og orientering på jobb. Er orienteringstid betalt?
• Betalingsperioder / tidsskrifter / paychecks / overtid
  Hvor ofte betales ansatte? (Hver to uker eller to ganger i måneden er typisk.) Understreke at tidsark / tidskort må opprettholdes av alle ansatte; når må de slås på? Oppgi at lønnsslipp inkluderer informasjon om fradrag, årlig informasjon. Oppgi når ansatte er kvalifisert for overtid.
• Parkering for ansatte
  Beskriv parkeringsplassen din og eventuelle restriksjoner på bruken. Trenger ansatte et parkeringskort for å komme inn i partiene? Hvordan overvåkes partiene?
• Personlige telefonsamtaler og besøkende
  Beskriv retningslinjene dine for besøkende og personlige telefonsamtaler.
• Prøveperiode
  Det er en god ide å inkludere en tidsperiode, vanligvis ikke mer enn 90 dager, hvor en ny ansatt blir evaluert og ansettelsen er "midlertidig" eller "på vilje"."Du kan justere lønn etter denne prøvetiden, for å gi et incitament til en ny ansatt. Vanligvis får prøvetaker ikke fordeler, men vil du betale prøvetakerne for betalt ferie som faller i prøvetiden?
• Oppsigelser
  Be om at en medarbeider som ønsker å si opp, gir deg minst to ukers varsel.
• Værsdager
  Beskriv hvordan og når du vil varsle ansatte hvis virksomheten er stengt for dårlig vær. Inkluder en uttalelse om hvordan du skal behandle arbeidstakerens ledig tid når virksomheten er åpen.
• Venteperioder
  Må ansatte vente en viss tid for å motta fordeler • Kan prøvetakerne begynne å tilføre (akkumulere) fordeler?
• Betalt tid (ferier, personlige dager, syke tid)
  Denne delen håndteres på flere måter. Det er ingen føderal lov som krever du skal betale en n ansatt for fritid, inkludert ferier, ferier, personlig tid eller syke tid, men "time off" er høyt på listen over forventninger av ansatte. Ansatte har mulighet til å ta seg av uten lønn. Eventuell betalt tid vil direkte påvirke produktiviteten og kundeservice. En måte å håndtere dette på er å gi en samlet "paid time off" -fordel som akkumuleres over tid til maksimalt "x" timer. Den betalte tiden kan brukes til ethvert formål. Denne prosedyren belønner de ansatte som er på jobben hver dag, og gir dem muligheten til å ta ferie eller sporadiske personlige dager. Krev ansatte å planlegge PTO i god tid, bortsett fra sykdommer.

• Når du har fullført denne delen, er du nesten klar til å vise den til ansatte. Men før du gjør det, ta det til advokaten din eller en advokat som er ekspert i arbeidslov for gjennomgang.

• ferier.
  Beskriv ferieberettigelse; hvor lenge har en ansatt å jobbe for å ha rett til å ta ferie? Hvordan er lengden bestemt? Hvordan blir ferier betalt? Hva skjer hvis noen forlater; får han / hun betaling for ubrukt ferie tid? De fleste arbeidsgivere tillater ikke ansatte å motta lønn i stedet for å ta ferie, av flere grunner. Ikke la en ansatt å bære over ferie til neste år; alle bør ta ferie hvert år. Når må ansatte kunngjøre sine ferieplaner? Hvem får prioritet i planlegging?
• Holidays.
  Ingen føderal lov krever feriepenge; Hvis kontoret er stengt, trenger du ikke å betale for denne gangen. Hvilke betalte helligdager gir du? Liste spesifikke ferier for hvert år. Du kan bestemme deg for å endre helligdager fra år til år, men vanligvis må du opprettholde samme nummer. Må ansatte jobbe dagen før og dagen etter en ferie for å motta feriepenger? Du trenger ikke å betale deltidsansatte til helligdager, selv om heltidsansatte mottar dem. Hvis du bestemmer deg for å lukke kontoret på en bestemt dag og ikke betale ansatte, bør du gi dem beskjed på forhånd.
• Syktid / Personlige dager
  De fleste små kontorer synes det er en stor byrde å betale ansatte for ekstra ledig tid både med hensyn til bemanning og økonomisk kostnad. Du vil kanskje gi ansatte et begrenset antall betalt personlige / syke dager om året, og vet at de vil trolig ta dem, enten de trenger dem eller ikke. Du vil kanskje utpeke disse dager kollektivt som "personlige" dager, inkludert syke dager; ikke la folk lyve om å være syk for å få en fridag. Ikke la medarbeiderne overføre disse dagene til et annet år; bruk dem eller miste dem. Kan ansatte ta ½ dager eller et bestemt antall timer, i stedet for en hel dag? Deltidsansatte er vanligvis ikke kvalifisert for syke tid. Beskriv prosedyren for å be om personlige / syke dager.
• Jury Duty
  Du er pålagt å gi arbeidstakere tid til slutt hvis en ansatt mottar innkalling til jurypligten. Hvordan vil du håndtere dette? Vil du betale dem i løpet av denne tiden? Vil du kreve at de vender seg i juryens pliktersats eller kan de beholde det? Når må de rapportere tilbake til arbeid ("når retten ikke er i økt" er vanlig)? Pass på at du vurderer «worst case» -scenariet i denne delen.
• Blade av fravær
  Selv om du ikke trenger å gi ubetalt ferie, kan du vurdere denne bestemmelsen, spesielt for verdifulle ansatte. Hva er den maksimale tiden at noen kan ta ubetalt ferie og fortsatt være trygg på en stilling når han / hun går tilbake til jobb? Hvis du gir forsikring, kan personen fortsette denne forsikringen hvis han / hun betaler premiene? Hva skjer når ansatt kommer tilbake; får han / hun den tidligere stillingen?
• Militær permisjon
  Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act fra 1994 krever at arbeidsgivere gjør en rimelig innsats for å omskole eller oppgradere ferdigheter til ansatte som returnerer militær plikt. Hva med ansatte som går til sommerleiren eller andre kortsiktige militære forpliktelser? Hvordan vil avkastningen bli håndtert?

Når du har fullført denne delen, er du nesten klar til å vise den til ansatte. Men før du gjør det, ta det til advokaten din eller en advokat som er ekspert i arbeidslov for gjennomgang.

Ansvarsfraskrivelse: Jeg er ikke advokat og jeg gir ikke juridisk rådgivning. Denne artikkelen blir gitt for informasjon og bør ikke stole på. Rådfør deg med en advokat for dette dokumentet og alle dokumenter av denne typen.