Planlegger fellesskapshendelser og matfestivaler

Taste of Chicago er en av de største matfestivaler i USA. Den begynte først i 1980 som en ide blant flere Chicago-restaurantseiere, og byen holdt sin første matfestival som en en-dagers begivenhet med 36 matleverandører det året. Omkring 275 000 mennesker dukket opp for utendørsarrangementet. Siden da har den vokst til en tilstedeværelse på over 3, 5 millioner og mer enn $ 12 millioner i omsetning over flere dager.

Borgmesterens kontor for spesielle arrangementer i Chicago og Illinois Restaurant Association jobber sammen for å planlegge og gjennomføre denne årlige matfestivalen.

Planlegging av en Fellesskapsfødefestival

En stor matfestival som Chicago-smaken eller en mindre versjon av det samme, planlegger fellesskapsfester er et betydelig ansvar for lokale og kommunale arrangementplanleggere. The Taste of Chicago fungerer som en stor casestudie for alle samfunn som vurderer et lignende program. De primære funksjonelle områdene av en hvilken som helst samfunnsmatfestival vil inneholde følgende:

- 9 ->

• Operasjoner
• Matleverandører
• Programmering
• Sponsorering
• Markedsføring / PR> Regnskap / Kontraktsforvaltning
• Vi graver dypere inn i hvert område, men Først, la oss få en følelse for tidslinjen og generell ledelse av en slik begivenhet ved hjelp av den faktiske planleggingen av Taste of Chicago.

Planleggingstidsplan for fellesskapsfesten

For alle som nærmer seg denne typen arrangement for første gang, eller de som vurderer en utvidelse til en eksisterende festival, er det viktig å begynne å planlegge minst ett år før arrangementet.

For et konkret eksempel følger borgmesterkontoret for spesielle hendelser følgende grove tidsplan for hvert års smak av Chicago:

12 måneder

• : Identifiser plassering, datoer og grov skisse av festivalkartet. Involver relevante byråer hvert trinn på veien. 9 Måneder
• : Oppdater festivalkart og start funksjonalitet RFPs 6 Måneder
• : Bekreft leverandører, sponsorer, programmering og leverandører 4 Måneder < : Fullfør underholdning og bekreft funksjonsområdet
• 3 Måneder : Produser festivalmarkedsføringsmateriell
• 1 uke : Administrer operasjonsinnlasting
• 1 Dag : Administrer leverandørbelastning -In
• Begivenhet Konklusjon : Administrer operasjonsbelastning
• 1 Uke etter : Hold innkallingsmøte og gi anbefalinger
• General Community Festival Management Som regjeringsorgan Borgmesterkontoret for spesielle arrangementer har ansvar for smaken av Chicago og en lang liste over andre arrangementer langs Chicago's lakefront, nabolagfestivaler og andre områder. Smaken er unik i Chicago fordi det er en gratis begivenhet, men inntekter fra Taste betaler for flertallet av alle andre hendelser administrert av kontoret.

Med matfestivalsledelse erfaring som dateres tilbake til 1980, er de fleste funksjonelle lagene i borgmesterens kontor for spesielle arrangementer og Illinois Restaurant Association svært erfarne i sine områder. Dette gjør at daglig leder for Taste of Chicago kan fokusere på planlegging og gjennomføring av alle involverte parter og holde arrangementet på sporet.

I tillegg til kontormedlemmer jobber daglig leder med minst 20 forskjellige bykontorer og byråer, inkludert (men ikke begrenset til) følgende:

Police Department

Fire Department

• Department of Helse
• Strender og Sanitæranlegg
• Parkdistriktet
• Kommunikasjonsbyrå for nødstyring
• En annen viktig funksjonell del av borgmesterkontoret for spesielle arrangementer er regnskaps- / kontraktstyring. Å være en statlig begivenhet, det er svært strukturert anskaffelsesprosess, og alle avtaler må følge byretningslinjer.
• Med en planlagt tidsplan for hendelsesplanlegging og generell arrangementshåndtering sikret, kan vi nå se på alle de primære funksjonene i arrangementet.

Etter å ha blitt introdusert til Taste of Chicago-arrangementets historie og bruke planlegging og gjennomføring som en case-studie, er vi klare til å grave litt dypere inn i hvert av de primære funksjonelle områdene av arrangementet.

Operasjoner

Operasjonsområdet er ansvarlig for forberedelser, scene og produksjon, hendelsesstøtte, sikkerhet og mer.

Operasjoner krever mange møter før møter, og operasjonsteamet er nært knyttet til arrangementet på arrangementskartet.

Det er en stor forskjell å involvere alle byens byråer tidlig i prosessen, ifølge operasjonssjef for Taste of Chicago. Operasjonslaget håndterer prosesser for følgende:

Innlasting av innrangeringer (oppsett)

Operasjoner under hendelsen

• Utløp etter nedlasting (nedriving)
• Disse prosessene inkluderer gateavslutninger, bygnings telt, gaffeltruck operatører, tømrere, elektrikere, vedlikeholdsutstyr og ansatte, sikkerhet, logistikk for leverandørvogner, ledelsesvogner og mer. Tenk på hva operasjonsteamet ditt skal håndtere seg selv og hva de vil uttale seg for arrangementet ditt. Hvilke andre byråer vil teamet ditt måtte jobbe med? Kontakt dem så snart som mulig.
• Restauranter / Leverandører

Gitt kompleksiteten og størrelsen på matfestivaler som Smak av Chicago, leder Illinois Restaurant Association til ledelsen av matleverandørene som deltar i den årlige hendelsen. For Chicago Taste of Chicago deltok arrangementet med 60 + matleverandører, inkludert 19 + nye restauranter som representerte mange av Chicagos distinkte nabolag. Selvfølgelig, i Chicago, vil enkelte gjenstander alltid bli funnet hos matleverandører valgt for arrangementet, inkludert pizza, ribber, is og ostekake. Ditt samfunnsmatfestival vil trolig også ha sin tradisjonelle mat.

Det er et ettertraktet sted å bli valgt som en restaurantleverandør som deltar i denne spesielle matfestivalen, og kriteriene krever at deltakerne er lokale restauranter som reflekterer Chicagos nabolag.I tillegg må de kunne håndtere volumet og ha en helt ren status med byen. Deltagende restauranter gjennomgår følgende kurs og sjekker:

Fullfør Illinois Restaurant Association Summer Festival Sanitation Certificate Course

Chicago Department of Public Health besøker booths tre ganger daglig

• Administrer strømmen av inventar mellom deres booths og kjølte lastebiler < Når det gjelder ditt fellesskapshendelse, tenk på hvilke kriterier du måtte trenge av deltakende matleverandører og hvor mange du vil ha. Det første året kan være tøft, men med hvert års suksess vil du trolig finne ut at du har flere og mer villige deltakere.
• Programmering
• Smaken av Chicago er en generell fellesskapshendelse. Det betyr at mens "mat" er det som trekker folkemengdene, er det de andre aktivitetene som holder folk der. Programmeringsgruppen har gjennom årene innarbeidet mange av følgende elementer i det overordnede programmet:

Gratis konserter på flere stadier (nasjonale og lokale entertainere)

Matlagingsdemonstrasjoner paviljong med toppkokere og kokebokforfattere

Familieby inkludert barnestadium

• Miljøtelt for "grønn" utdanning
• Idrettspaviljong med treningsstipendier
• Internasjonal paviljong (shopping)
• 2 mil gange
• Matleverandører
• Budweiser Clydesdales og deres dalmatiske følgesvenner
• Fornøyelsesturer
• Fyrverkeri
• Åpningsseremonien
• Vurder hvilke andre programmer og aktiviteter du kanskje vil inkludere i din matfestival.
• Sponsorering
• The Taste of Chicago innebærer flere kategorier for sponsing, som er en viktig finansieringskilde og i form av støtte. Bedriftsmarkedsførere og bedriftsarrangørplanleggere har en tendens til å delta i fellesskapshendelser som Smak for å styrke deres merkevare og få eksponering.

Gjestfrihet er et element som noen av sponsorene inkluderer i sine pakker, slik at de sponsorene får god tilgang til noen sittegrupper og private telt for å være vert for sine egne klienthendelser.

Typer sponsor på Smak inkluderte følgende:

Cellulær kommunikasjon

Matbutikkkjede

Drikkevarebedrifter

• Butikker og banker
• Flyselskaper og hoteller
• Media
• Bilprodusenter
• Matleverandører
• Restauranter
• Trenings- og helsesektoren
• Byparkdistrikt og offentlig transport
• Vurder hvilke lokale bedriftssponsorer som kan være interessert i å finansiere fellesskapshendelsen din, og tenk på hvilke typer pakker og fordeler du kan gi til disse sponsorene.
• Markedsføring / PR
• Markedsførere som jobber med smaken av Chicago er i en misunnelsesverdig posisjon fordi det er typen arrangement som automatisk trekker medieoppmerksomhet i Chicago og andre steder. Enda bedre, medier sponsorer også bidra til å fremme smak. Det betyr at borgmesterens kontor for spesielle arrangementer ikke trenger å bruke for mye på tradisjonelle former for reklame for å spre ordet og fremme arrangementet.

Markedsførere fremmer arrangementet ved å skrive dedikert pressemeldinger til hvert område av arrangementet, opprettholde arrangementets nettside og produsere arrangementsbrosjyren. Disse elementene krever et tett samarbeid med alle de andre funksjonelle områdene for å dokumentere planlegging og innholdsendring som de oppstår.

I begynnelsen kan det være vanskelig for samfunnsmatfestivaler å få den typen eksponering som store og kjente hendelser som Taste of Chicago Garner. Men se på hvilke medier som du kanskje kan nå ut til gratis press og start planlegging for de markedsføringsmaterialene ditt markedsføringsteam skal håndtere som et nettsted, flygeblad og brosjyrer.