Er din bedrift klar for delt tjenester?

Innledning

Bedrifter må være så kostnadseffektive som mulig, og ett alternativ som selskapene kan ta, er å vedta en felles tjenestemodell for noen av sine funksjoner.

Deltjenester kan dekke en rekke prosesser, som salgsavdeling eller innkjøp. Normalt kan disse typer funksjoner være desentralisert, standardisert eller sentralisert. Det er mange fordeler med å skape delte tjenester, inkludert økonomisk, kvalitet, responstid og strategiske fordeler.

Organisasjonsfunksjoner

Bortsett fra den delte servicemodellen kan bedrifter vedta andre funksjonelle modeller som desentralisert, standardisert eller sentralisert.

• Decentralized - Denne typen modell er funnet der en funksjon, for eksempel kjøp eller salg, kan plasseres i hvert av selskapets lokasjoner. Denne funksjonen er autonom, med eget eget personale og muligens separate teknologisystemer. Imidlertid er denne modellen svært lydhør overfor brukernes behov på anlegget.
• Standardisert - I denne modellen er det en separat funksjon i hvert fall av fasilitetene som drives av eget personale. I denne modellen er prosessene standardisert og de kan bruke samme eller lignende teknologisystemer.
• Sentralisert - Denne modellen opererer med en enkelt avdeling som eksisterer på ett anlegg som brukes av alle anlegg i organisasjonen. I denne modellen legger vekt på effektivitet og har ikke noen servicenivåavtaler (SLA) med brukere på noen av fasilitetene.

• Delt tjenester - En delt tjenestefunksjon kan være plassert på et lavprisområde, men er kundefokusert med avtalte servicenivåavtaler. Utførelsen av den delte tjenestefunksjonen er basert på måling av servicenivåavtaler.

Fordeler med felles tjenester

En felles tjenestefunksjon er vanligvis basert på et sted som har dyktige ansatte, men er lavere i kostnad til verten.

For eksempel kan å skape en delt tjenestefunksjon hos et selskaps hovedkvarter ha kvalifisert personale, men vil trolig være dyrere å finansiere enn et sted i et lavprisområde.

En sentral funksjon ligner på en felles tjenestefunksjon, men den er basert på å redusere kostnadene for funksjonen, i stedet for å drive en funksjon som er rettet mot å forbedre kundeservice.

I en undersøkelse av Shared Services og Business Process Outsourcing Association (SBPOA) ble det identifisert ti områder hvor felles tjenester var mest populære. Disse var - Kontoer betalbar 83%, Generell regnskap 65%, Anlegg 57%, Kundefordringer 56%, Lønn 55%, Reise og utgifter 50%, Finansiell rapportering 48%, Personell 44%, Kreditt og samling 43% Helpdesk-funksjonen 39%.

Risiko for felles tjenester

Selv om det er mange fordeler med å vedta en felles tjenestefunksjon, er det noen ganger problemer for bedrifter etter et slikt trekk.Noen av årsakene til at en delt tjenestefunksjon kan falle, inkluderer følgende:

• Manglende kostnadsberegning - Hvis det ikke oppstod en omfattende måling av kostnader, kan kostnadsreduksjonene som forventes av implementeringen av delt tjenestefunksjon, være grovt drevet.
• Manglende dokumentasjon - For at en delt tjenestefunksjon skal lykkes, må prosessene være fullt dokumentert slik at de delte tjenestene har all den informasjonen de trenger for å utføre de nødvendige funksjonene.
• Manglende ledelse - Mange delte tjenestefunksjoner lykkes ikke som forventet, da de mangler den nødvendige ledelsen til å ta viktige beslutninger.

Outsourcing Shared Services

Hvis en felles tjenestemodell er avgjort, er det mulig å outsource den delte tjenestefunksjonen til en tredjepart. Outsourcingfirmaet som skal utføre den felles servicefunksjonen, må samtykke og overholde servicenivåavtalen.

Outsourcing av felles tjenester er vellykket når det er innkjøp av ledende ansatte når prosessene er standardiserte over hele bedriften, og funksjonens omfang er klart definert.

Den mest populære delte tjenestefunksjonen som er outsourcet, er kontoer som kan betales. Andre delte tjenester som ofte outsources, inkluderer IT, Skattjenester og Ansattes fordeler.

Oppdatert av Gary Marion, Logistikk og Supply Chain Expert.