Slik sikkerhetskopierer du dataene dine (trinn til bedriftsdata sikkerhetskopiering)

Databeskyttelse er avgjørende for å beskytte bedriftens kontinuitet. Hvis din eneste datasikkerhetskopiering er på en datamaskin, og harddisken mislykkes eller er skadet av en strømovergang, er bedriftens data borte. Og å ha papirkopier av bedriftsdata er ikke tilstrekkelig databeskyttelse; hva om bedriftens lokaler brenner til bakken eller opplever alvorlig flom? Igjen er dataene du trenger for å drive virksomheten din, uopprettelig tapte.

For å få tilstrekkelig databeskyttelse, må du opprette et datasikkerhetssystem som følger disse tre trinnene:

• arkiver forretningsdata regelmessig;
• Lag data backup på pålitelig media;
• Hold oppdaterte datasikkerhetskopier i et sikkert sted utenfor nettstedet.

Den grunnleggende regelen for bedriftsdatabeskyttelse er at hvis du mister dataene, vil det forstyrre å gjøre forretninger, sikkerhetskopiere det. Du kan installere programvare på nytt hvis du trenger det, men det er umulig å gjenopprette detaljene for transaksjoner eller virksomhetskorrespondanse hvis filene er tapt eller skadet utover reparasjon. Resten av denne artikkelen skisserer hver av trinnene ovenfor, slik at du kan etablere et datasikkerhetssystem som effektivt beskytter dine kritiske forretningsdata fra katastrofe.

1) Arkivkritisk forretningsdata

Arkiveringsdata er mer enn et spørsmål om god housekeeping; Det kan være et spørsmål om bedriftens overlevelse. Det er to trinn for å arkivere bedriftsdata for vellykket sikkerhetskopiering av data;

• identifisere de kritiske dataene som må arkiveres
• og bruke en datalagringsmetode på en vanlig tidsplan.

Hva må arkiveres i en data backup? Executables, for eksempel programmer, trenger ikke å være. Du lager ikke nye versjoner av kjørbare programmer, og som sagt, hvis et program var tapt eller ødelagt, kan du installere det ganske enkelt på nytt.

Imidlertid må alle filene du har opprettet og / eller endret, regelmessig sikkerhetskopieres. For mange bedrifter inkluderer dette alt fra regnskapsfiler via e-post.

Du kan forenkle sikkerhetskopiering av arkivering ved å holde alle filene som må arkiveres på en enkelt stasjon på datamaskinen. Anta for eksempel at du må sikkerhetskopiere regnskapsfiler, tekstbehandlingsdokumenter, regneark, bilder og e-post. Sette enkelt regnskap, Microsoft Office (inkludert Outlook) og Paintshop Pro alt på D: / Drive gjør det enklere å arkivere alle filene du har opprettet eller modifisert ved hjelp av disse programmene. Alt du trenger å gjøre er å sikkerhetskopiere stasjonen. Mens du ikke trenger å sikkerhetskopiere kjørbare, gjør det ikke vondt hvis du gjør det.

Når du har valgt de kritiske dataene som skal arkiveres, er det enkelt å installere og bruke et sikkerhetskopieringsprogram for å arkivere bedriftsdataene dine på en vanlig tidsplan.

Jeg anbefaler å sikkerhetskopiere dataene dine nattlig. Det finnes mange sikkerhetskopieringsprogrammer som lar deg sette en tidsplan som automatisk arkiverer dataene dine. Se etter backup-programvare som zipper og krypterer filer for å spare diskplass og øke datasikkerhet.

Hvis det er mulig, sikkerhetskopierer du i datanettverket ditt, og lagrer data backup-filer på en egen harddisk fra originalfilene.

Hvis dette ikke er mulig fordi du har en frittstående datamaskin, legger du data backup-filer i en egen katalog, og øker timeplanen din for å lage fysiske sikkerhetskopier.

Hvilken type fysisk data backup system er best for databeskyttelse?

Det andre trinnet med databeskyttelse er å skape data backup - ikke bare en gang, men på en vanlig tidsplan. Men før du gjør dette, må du være oppmerksom på de forskjellige backup-systemene som er tilgjengelige og begrensningene til enkelte backupmedier.

2) Opprette fysiske data-sikkerhetskopier

Fysisk data-sikkerhetskopiering er nødvendig på grunn av muligheten for datautbrudd eller skade. Selv en mindre ulykke som å spyle en kopp kaffe på den bærbare datamaskinen kan ødelegge alle dataene dine hvis det er det eneste stedet dataene dine ligger i. Du bør opprette fysiske data sikkerhetskopier av bedriftsdataene dine minst en gang i uken, eller enda oftere hvis bedriften genererer store mengder nye data daglig.

Det finnes flere metoder for å overføre sikkerhetskopifiler til et annet media, men enkelte datasikkerhetssystemer er mer pålitelige enn andre.

Hvilke backupmedier skal du bruke?

Bruke USB-stasjoner (tommelfinger)

USB-staver øker kontinuerlig i kapasitet og er svært nyttige for rask data backup. Selv om de ikke har kapasitet til eksterne harddisker, har de raske dataoverføringshastigheter og er svært bærbare. Du kan enkelt sikkerhetskopiere data til en USB-stasjon og ta den av sted. Siden de ikke har bevegelige deler, er USB-stasjonene svært pålitelige.

Bruke eksterne harddisker for data-sikkerhetskopiering

For små bedrifter, er den anbefalte metoden å kjøpe og bruke en ekstern harddisk for data-sikkerhetskopiering. Eksterne harddisker er billige sammenlignet med bånddrevsystemer. De er også enkle å bruke; bare koble harddisken til datamaskinens USB-port. De fleste eksterne harddisker leveres med backup programvare.

Bruke nettbaserte backup-tjenester som data-sikkerhetskopiering
Ved hjelp av online-sikkerhetskopieringstjenester gjør du sikkerhetskopiering av dataene dine, noe som bare er en av grunnene til at cloud computing er ideell for små bedrifter.

Men er cloud data backup en god ide for din småbedrift? Det er også ulemper, sjef blant dem sikkerheten. Bedriftsdataene dine er følsomme; Personvernproblemer er alltid en bekymring med klientdata og immaterielle rettigheter. Velg din sky backup leverandør nøye hvis du velger denne metoden.

Bruke kassetter som data backup

Hvis du har store mengder data til sikkerhetskopiering (eller ønsker å lagre og beholde vanlige komplette dataarkiver for langtidslagring), er kassettbackup det beste alternativet. De er svært pålitelige, men er vesentlig dyrere enn andre former for sikkerhetskopiering.

Bruke DVDer som data backup
Bruke DVDer som data backup er ikke lenger populært. Tom DVDer er billige, og det er enkelt å kopiere data på DVDer. Imidlertid har DVDer lav lagringskapasitet og er den mest upålitelige metoden for alle data backup metoder som er oppført her. Hvem har ikke hatt erfaring med å sette en DVD inn i en stasjon bare for å finne ut at dataene er ulæselige og disken "virker ikke"? DVDer har begrenset holdbarhetstid. Jeg anbefaler ikke denne metoden for data backup for enhver liten bedrift.

3) Sikkerhetsoppdatering utenfor nettsted

De eneste bedriftene som bør holde dataoppdateringene på stedet, er de med brannsikker, uforgjengelig pengeskap. Investering i en båndstasjon eller ekstern harddisk og omhyggelig overholdelse av en regelmessig datasikkerhetsplan vil ikke hjelpe hvis alle sikkerhetskopiene på data er på ett sted, og at stedet er rammet av katastrofe. Du må lagre kopier av sikkerhetskopiene dine på stedet hvis bedriftens data skal være virkelig sikker. (Cloud backup eliminerer ikke helt denne bekymringen, men er sikkert bedre enn mange fysiske steder.)

Mange bedrifter beholder deres sikkerhetskopier i sikkerhetskasser på banker. (Avgiften for en sikkerhetsboks er fradragsberettiget, hvis du trenger ytterligere insentiv.) Noen småbedriftseiere beholder flere data, sikkerhetskopier av sine poster i hjemmet til forskjellige venner eller familiemedlemmer. Det spiller ingen rolle hvor du velger å beholde dem, så lenge siden du velger for sikkerhetskopiering på stedet, er sikker og du har jevn tilgang til det.

Sikkerhetskopiere eller risikere å miste det

Ikke risikerer å miste bedriftens data. Det beste forsvaret mot en slik katastrofe er riktig databeskyttelse. Ved å opprette et backup-system som inkluderer arkivering og sikkerhetskopiering av bedriftsdataene dine jevnlig og korrekt, sikrer du at virksomheten din vil kunne det uansett storm det står overfor og fortsette.