3 Måter å hindre Scope Creep under et byggeprosjekt

Ifølge prosjektleder Mike Harding Roberts, "Det er ikke slikt som scope creep, bare scope gallop. "Og mens denne følelsen er avgjort morsom, er det vondt, spesielt i byggeprosjekter.

Prosjektets omfang er settet med oppgaver, mål, leveranser, kostnader og frister som bestemmes av de involverte partene i planleggingen av et prosjekt. I konstruksjon er det avgjørende for omfanget å være omfattende, avtalt og forstått av alle involverte parter, noe som betyr at klienten, entreprenørene og selv underentreprenørene alle må være enige om hva som gjør hva, hvem er ansvarlig for hva, når det må gjøres, og for hvor mye.

Denne avtalen vil bli formalisert i en kontrakt.

Det er viktig for omfanget å være veldefinert. Ingen vil at entreprenøren eller underentreprenøren skal gjøre mindre eller mer enn det kunden ønsker eller er villig til å betale for. Hvis det foreligger en endringsordre, kan de involverte partene diskutere endringen i omfanget og hvis det anses for stort for en endring i omfanget, kan det anses å være et brudd på kontrakten.

De største hindringene for å inneholde omfangskryp, koker ned til feilkommunikasjon og tvetydighet. For å bekjempe disse pressene bør byggeprosjektledere tilegne seg tid til å forstå akkurat hva en klient ønsker fra prosjektet, gi et grundig estimat for prosjektet (inkludert arbeidskraft og gebyrer) og sørg for at alle viktige punkter er avtalt skriftlig.

Forstå prosjektets visjon

De viktigste samtalene som en byggeleder har, er hos kunden før et prosjekt begynner.

Tom Ewer skriver,

Jeg mener ikke dette: Min klient vil gjerne at jeg skal bygge dem et nytt nettsted.

Jeg mener dette: Min klient ønsker å øke nettomsalg med 30% ved å skape en mer brukervennlig webdesign.

Når du jobber med en klient, må ditt overordnede fokus alltid være på det ønskede resultatet når det gjelder forretningsmål. (Kursivgruve).

Det første skrittet for å hindre omfangskryp, er å forstå, etter beste evne, hva interessentene håper å komme ut av prosjektet. Fra ombygging av en skole til å bygge en ny kontorsbygning, begrens ikke deg selv til å stille spørsmål om jobbets spesifikke detaljer, men hvorfor interessentene vil ha en ny bygning eller ombygging. Å forstå formålet med bygningen åpner muligheter for å utvide prosjektet.

Sammendrag: Bruk din kompetanse til å veilede kundene dine mot de beste løsningene for deres byggproblemer.Ikke vær redd for å være kritisk for hva kunden din vil ha - det siste du vil ha, er å gjøre løfter som er umulige å beholde. Samarbeide med klienten din for å definere en plan som har stor sjanse for suksess.

Opprett et klart estimat

I stor grad bryr dine kunder seg ikke om mutter og bolter på hvordan firmaet produserer sluttresultatet, men de er påvirket av dine prosesser. De kan spørre deg - helt ut av uvitenhet eller uskyld - for å endre retningen mid-construction, slette alle sjansene for å holde seg innenfor omfanget.

Dette er grunnen til at det er så viktig å ha et klart skissert, skrevet estimat. Det er mindre viktig at kunden signerer dokumentet - signaturen er mest brukt til juridiske formål-enn det er for dem å forstå hva som er i kontrakten. Å snakke gjennom estimatet og byggeprosjektets prosess og mål kan bare forbedre forholdet til kunden din. Pass på at dine forventninger speiler det som er i kontrakten.

Estimatet skal også inneholde en detaljert oversikt over hvilke materialer byggfirmaet ditt må kjøpe og søke på. Fordi estimatet gir kunden en titt på hvor dyr en endring vil være å implementere, vil det være mindre sannsynlig at de vil be om endringer.

Formalisere en byggeprosjektplan

Ikke la deg for mye fleksibilitet når det gjelder å designe prosjektplanen. Enten du er avhengig av magert konstruksjon eller andre formelle prosjektledelsesteknikker som Agile, investerer du i byggeledelsesprogramvare for å bidra til en jevnere byggeprosess og å identifisere områder som er egnet for risikostyring.

Programvaren i seg selv kan hjelpe byggeprosjektledere å holde oversikt over materialene sine, administrere tidsfrister og holde prosjektet i bruk.

En del av å skape en formalisert plan bør skape en nøye skissert prosess for endringsordrer. Foreningen for bygging og utvikling legger til, "Implementering og håndheving av en sterk forandringsstyringsprosess legger effektivt grenser rundt prosjektkravene. Det legger også til et nivå av sikkerhet som hjelper prosjekter til å bøye seg og utvikle seg over tid. "Formelle forandringsstyringsprosesser kan dermed dramatisk redusere sjansen for at omfanget kryper av dis-incentivizing kunder fra å be om mer enn det er rimelig.