Planlegg en vellykket Fundraising Walk Event < Leter etter en ny innsamlingsidee for å skaffe penger.

Spesielle arrangementsplanleggere - spesielt de i ideell verden - vet at organisering av et utendørs fundraising arrangement er en god idé. Disse typer hendelser, som andre samfunnsinnsamlingsforslag, krever at planleggingen for neste års arrangement begynner umiddelbart etter at årets fundraisinghendelse avsluttes. Det er viktig å debriefe hendelsen og diskutere hva som gikk bra og hva som kunne forbedres mens hendelsen fortsatt er frisk i lagets sinn.

Diskutere suksessene og forbedringene sørger for at disse funksjonene kan inkluderes eller forbedres for neste års arrangement. Slik proaktiv planlegging gir også verdier for sponsorene. Og uunngåelig håper alle vellykkede samfunnsturer å vokse og utvide fra år til år.

Men det er viktig å holde fokus på det primære målet for å holde slike arrangementer: innsamling av penger. Så for de hendelsesplanleggerne som tidligere har hatt en felles tur, skjer en av de viktigste tider for planlegging faktisk etter at turen er ferdig. For å lære om de mange aspektene ved å planlegge og gjennomføre en fellesskapssamfunnsreise, skal vi få en bak-scenen på Mother's Day Event, hostet av Chicago's Y-ME Breast Cancer Organization.

Y-ME ble stiftet av to brystkreftoverlevende i 1979. Nonprofiten var best kjent for sin flerspråklige nasjonale brystkreft Hotline-program for brystkreftpatienter.

Programmet fikk berømmelse som landets eneste 24-timers gratis-gratis hotline bemannet fullstendig av brystkreft overlevende som er utdannet peer counselors. Men organisasjonen arrangerte også en årlig fundraiser tur på Morsdag, som støttet sine programmer og tjenester. Tilbake I 2007 økte Y-ME mer enn 7 millioner dollar med nesten 43 000 vandrere fra 12 byer.

I 2008 deltok 15 byer. Dessverre lukkede Y-ME sine dører i 2012, men arven fra sin årlige fundraiser er fortsatt en stor casestudie for nonprofit eventplanleggere.

Mye av Y-MEs innsamlingssuksess kan tilskrives en organisert tilnærming til planlegging og holde øye med de viktigste målene først. Liz Klug, organisasjonens tidligere direktør for spesielle arrangementer, hadde dette å si etter sitt rekordår i 2007: "Vi har en plan for ulike tidspunkter under planleggingsprosessen. Så, vi vil ta skritt for å fremme de mest kritiske punktene i tide for å sikre at vi lykkes. For eksempel, i en by hvor vi kan være vert for et arrangement for første gang, må vi fokusere på at vi har et flott sted og sted der folk vil ønske å komme tilbake. Nedover veien kan vi fokusere på hvilke kaffebarer vi vil slippe av brosjyrer."La oss ta en titt på hvordan Klug og Y-ME eventplanleggingslaget organisert en så vellykket hendelse.

Planlegging Trinn 1: Analysering av tallene

Ved å organisere en fellesskapsstreng eller lignende begivenhet kreves det å samle flere forskjellige grunnleggende mål, men i siste instans er foreningen eller veldedigheten som arrangerer arrangementet det for å skaffe penger til årsaken.

Derfor foregår det første trinnet i planleggingen av den neste hendelsen når den nåværende hendelsen slutter, og det meste av arbeidet omgir "tallene".

"Vi så nøye på tallene etter at arrangementet ble avsluttet," forklarer Liz Klug , "Vi sammenlignet hvordan vi gjorde dette året mot det forrige [året]. Vi så på deltakerens opplevelse. Vi evaluerte våre kategorier sponsing. Vi reagerte på eventuelle umiddelbare e-postmeldinger om hendelsene. "Eventplanleggere vil også ta umiddelbare skritt for å sikre at alle involverte i årets arrangement fortsetter neste år.

Klug gravde også ned til detaljene. I hennes evalueringer så hun på alt fra antall frivillige som deltok i volumet av t-skjorter som ble distribuert. Hun ville da spørre om hun trengte mer eller mindre for det neste året.

Planlegging Tidslinje

For de som organiserer en fellesskapsløpet, er det viktig å vite hvilke trinn som skal håndteres på ulike tidspunkter.

De fleste nonprofits har ikke luksusen til et stort antall ansatte og frivillige komitémedlemmer for å drive arrangementets suksess. Men planleggere innser at de må sørge for at de jobber tett med byens borgmesterkontor og offentlige arbeidsavdelinger for å få arrangementet på den offentlige kalenderen.

Klug antyder at det første skrittet etter å ha analysert fjorårets tall, skal være å fokusere på rekruttering. Hvis arrangementet ikke er et nytt program, er det viktig å få bedriftens støtte til neste års arrangement umiddelbart etter at årets arrangement avsluttes. "Vi fokuserte på å forny sponsorater når vi leverte hendelsespakken," sier Klug. Hun tilbyr også følgende høydepunkter for planleggere som er interessert i å organisere fellesskapsstrøm som en fundraising-begivenhet:

Identifiser bedriftens sponsorer

Utvikle walking-lagsprogrammer

• Bestem begivenhetsaktiviteter
• Begynn å gå rekruttering
• Fullfør hendelseslogistikk
• Hold arrangementet
• Hold en "takk" -hendelse
• Evaluer og start etterfølgende begivenhet
• Y-ME vil også ansette et eksternt logistikkfirma for å håndtere mange av sine logistikkkrav. Men en av de mest nyttige var å implementere et elektronisk registreringssystem.
• Suksess for online registreringssystemer

Y-ME lærte raskt om viktigheten av å bruke nettet for elektronisk registrering og har siden sterkt forespråket for bruk av teknologien for elektronisk registrering og innsamling av penger.

De investerte i et nettbasert relasjonsstyringssystem som skulle fungere som deres 2003-racerwebside. Denne typen system tjener som en personlig nettside for frivillige å lage personlige appeller til donasjoner og annet engasjement. Den fanger opp informasjon i en enkelt database og fungerer som et verktøy for å gå teamkapteiner for å oppmuntre sine medlemmer.Resultatene var gode.

Online-deltakere økte fra 4 000 til 11, 594. Online donasjoner økte fra 5 000 til 19 650. Y-ME-teamet trodde at det bidro til å nå en $ 2. 35 millioner mål, og som en bonus reduserte teknologien administrative kostnader med rundt 20 dollar. 000.

Et slikt system kan også fungere som et viktig kommunikasjonsverktøy som gjør det mulig for en organisasjon å følge opp og fortsette å involvere bestanddeler utover selve løpedagen.

Rasedagens tidslinje

Fellesskapsmøter planlegges hyppigst om morgenen. Avhengig av kompleksiteten til skilting og plassering, kan oppsettet for arrangementet begynne så tidlig som en uke før arrangementet, med flest aktivitet som skjer noen dager før turen.

Når Y-ME skulle planlegge for deres årlige innsamlingshendelse, ville laget vanligvis prøve å begrense området der de holdt turen, slik at det ikke krever betydelig ressurs tid for å utføre visse operasjonsoppgaver som å stenge ned gater. Deres tur var generelt ikke-konkurransedyktig, så det hjelper også at de ikke behøvde å vurdere kravene som trengs for et mer konkurransedyktig løpsmiljø.

Planen for løpedagen selv flyte vanligvis som følger:

Event Planning Team Ankom (2. 5 timer før tur)

Frivillig innsjekking (2 timer før tur)

• Sponsor Check- Innføring og oppsett (2 timer før gang)
• Registrering begynner (1. 5 timer før gang)
• Startlinjeoppsett (30 minutter før gang)
• Åpningsceremonier (10 minutter før gang) < Race Begins
• Main Stage Underholdning begynner (1 time etter at gangen starter)
• Offisielle hovedtrinn Merknader (etter avslutning av gangen, på 1 5 timers mark)
• Program Offisielt slutt (3 timer etter at gangen begynner)
• Begivenhetsbrudd begynner (etter at arrangementet offisielt er avsluttet)
• Tips for å planlegge en fellesskapspromenad eller -kjøring
• For de organisasjonene som er interessert i å holde samfunnet gå eller kjøre for første gang, tilbyr Klug flere forslag som vil bidra til å sikre en vellykket hendelse.
• Start med varme ledere, inkludert velstående frivillige, sponsorer eller store lag. Definer målbare resultater.

Evaluer konkurrenthendelser i din by / sted for å identifisere deres beste praksis og forbedringsområder.

Arbeid med byens borgmesterkontor og parkområder for å diskutere nødvendige tillatelser og hendelseslogistikk: tid, sted, antall deltagere. Pass på at du er forberedt på disse møtene.

• Forstå budsjettet ditt og sørg for at du holder driftskostnadene til 25-30% for en ny begivenhet. Noen veldedighetsorganisasjoner vil streve for 15-20% av de totale utgiftene.
• Sikre sponsorer for å absorbere 100% av driftskostnadene til arrangementet ditt.