Unngå å ta dårlig sjekk: regler for å godta betalinger

Kontroller er mindre vanlige enn de pleide å være, men noen bedrifter har fortsatt mye å vinne ved å akseptere sjekker. Federal Reserve Board rapporterer at rundt 18 milliarder sjekker ble skrevet i 2012, så det er fortsatt mange folk som insisterer på å betale med sjekk.

Utfordringen for bedrifter er å unngå dårlige sjekker. Du vet aldri sikkert om kundene har penger i sine sjekker, og det er dyrt og tidkrevende når kontrollene spretter.

Så hva kan du gjøre for å redusere sjansene for å godta en dårlig sjekk? Trinnene nedenfor vil hjelpe deg med å komme i gang.

Kontroller ID: du gjør sannsynligvis det uansett, men hvis du ikke gjør det, er det på tide å starte. Ved å verifisere en sjekkerens identifikasjon, kan du forsikre deg om at personen som gir deg sjekken, er den samme personen som eier kontoen. Du bør også sjekke (og kopiere ned) adressen på ID-en for å se om den samsvarer med adressen på sjekken. Hvis adressene ikke samsvarer, betyr det ikke at du får en dårlig sjekk, men det er verdt å vite (dette, kombinert med andre rariteter, kan peke på et problem).

Se signaturen: insisterer på at alle sjekker er signert på ditt forretningssted (forutsatt at kundene kommer til din bedrift). Sammenlign den signaturen til signaturen på IDen for å sikre at du har det samme med den samme personen. Du vil faktisk se personmeldingen fordi en tyv kan gripe en lovlig underskrevet sjekk, endre den og bringe den inn i virksomheten din.

Få kontaktinformasjon: Hvis kundens kontaktinformasjon ikke skrives ut på sjekken, eller det ikke er oppdatert, får du en nåværende adresse og telefonnummer. Hvis noe går galt med betalingen, er det første trinnet å kontakte kunden og gi dem beskjed. Det kan ha vært en ærlig feil, og kunden vil raskt fikse problemet; Hvis ikke, må du kanskje varsle kunden skriftlig før du tar rettslige skritt.

Ta en nærmere titt: ble denne sjekken skrevet ut av en profesjonell sjekker, eller ble den opprettet av en profesjonell tyv? Sjekk om kantene er rent kuttet og firkantet, og se etter sikkerhetsfunksjoner på sjekken. Se etter tegn på manipulering, som flekker og slitasje på mistenkelige steder.

Sjekk sjekknummeret: bruk ekstra forsiktighet hvis sjekken er fra en ny konto. Hvordan vet du det? Se på sjekkenummeret. Et lavt nummer (101, eller noe lignende) betyr vanligvis at det er den første kontrollboken som er utstedt for den kontoen. Når det er sagt, kan noen be om å starte kontrollene deres ved et høyere nummer, så sjekk 9900 er ikke nødvendigvis fra en erfaren konto.

Bare nåværende dato: insisterer på at sjekker er skrevet med dagens dato bare på dem. Hvis en dato i fremtiden brukes, pass på deg.

Lokalt bare: hvis det er mulig, hold deg til sjekker som kommer fra kunder som bor i samme tilstand som bedriften din. Visst, folk beveger seg og kunden din kan være på ferie, men risikoen er høyere med en out-of-state kontroll.

Bekreft midler: Når du er i tvil, ta kontakt med kontrollskriverens bank og be om å bekrefte midler før du godtar sjekken. Banken kan nekte forespørselen din, og det er ingen garanti for at midlene vil være der, selv om banken bekrefter penger, men det er verdt et skudd.

Du kan også registrere deg for en slags kontrollbekreftelsestjeneste for å hjelpe med å flagge mistrolige sjekker.

Ikke bruk det med en gang: Husk at en sjekk alltid kan returneres, og det kan ta lengre tid enn du forventer. Tjekklaringsprosessen er forvirrende fordi banken din kan tillate deg å trekke tilbake eller bruke noen (eller alle) midlene fra en sjekk før finne ut om sjekken er god. Hvis det viser seg at sjekken bounces etter at du har brukt pengene, må du betale tilbake banken. Så hvor lenge skal du vente? 30 dager skal dekke de vanligste problemene, men vent lenger hvis du har noen tvil. Snakk med banken din og finn ut når du vet om pengene faktisk ankom.