E-post Etiquette

Ifølge en nylig rapport fra et markedsundersøkelsesfirma, er e-post fortsatt kommunikasjonsformen i næringslivet. I 2013 utgjorde e-postkontoer for bedrifter 929 millioner postkasser. Denne tallet forventes å vokse med en gjennomsnittlig årlig vekst på ca 5% de neste fire årene, og nå over 1. 1 milliard ved utgangen av 2017. Rapporten sier videre at det totale antall verdensomspennende e-postkontoer forventes å øke fra nesten 3. 9 milliarder kontoer i 2013 til over 4. 9 milliarder kontoer innen utgangen av 2017.

Dette representerer en gjennomsnittlig årlig vekst på ca 6% de neste fire årene.

Bunnlinjen er at e-post har blitt det foretrukne alternativet for all forretningskommunikasjon, og denne trenden fortsetter å vokse. Ny teknologi som skybaserte e-posttjenester, spesielt Google Apps og Microsoft Office 365, forventes å øke raskt de neste fire årene.

E-postmeldinger kan sendes fra smarttelefoner, tabletter og andre mobile enheter. Selv om dette er en god bekvemmelighet, kommer det med en tendens til å bli lax med formaliteten av innholdet i kommunikasjonen. Mobile enheter har forandret måten vi kommuniserer i virksomheten fordi de tillater oss å kommunisere øyeblikkelig med våre kunder, partnere og ansatte. Men fordi innholdet i forretnings e-posten ikke har noen infleksjoner, er det enkelt for mottakeren av e-posten å feiltolke hensikten med ordene. For å unngå dette uheldig utfallet, må e-postadresser for virksomheten være så formell og til det punktet som forretningsbrev er.

Husk at flere tiår siden, den eneste måten å kommunisere skriftlig med en kunde; leverandør eller ansatt var ved å bruke et formelt brev. Det utarbeidede brevet kreves etter alle dekorum og anseelse av en skriftlig kommunikasjon. Hvis ikke sendt i en konvolutt med betalt porto, ble det kanskje sendt via faks.

Om brevet ble sendt eller sendt med faks, representerte det en juridisk bindende kommunikasjon som ble skrevet inn.

Dette er også tilfelle med hver sendt epost: det er en juridisk bindende kommunikasjon fordi den er skriftlig. Det kan ikke være noen hearsay når en bedrift kommuniserer skriftlig. Til dette formål bør e-kommunikasjon alltid følge de samme retningslinjene og prinsippene for å skrive et faglig brev. Periode.

Skrive en forretnings e-post er mye annerledes enn å skrive en tekst eller en direktemelding (IM). Disse formene for kommunikasjon er utformet for rask og uformell skikkelse blant venner. Derfor er språket til tekster og IM som inneholder egne setninger som LOL, ROFL og mange andre akseptabelt for en prat med en venn, men har ikke plass i en profesjonell forretnings e-post.

På samme måte for emojis.Emojis er også et nytt språk som har utviklet seg og utviklet seg med spredning av mobilenhetskommunikasjon. Den samme regelen om å avstå fra bruk av tekstsprog og forkortelser må gjelde for bruk av emojis - dette nye språket har ingen plass i en forretnings e-post. Selv om det kan være fristende å strø i noen smiley-ansikter for å fremheve poenget i en bedrifts-e-post, igjen, fordi e-post er underlagt tolkningen av mottakeren, motstå fristelsen til å kle opp e-posten med denne uformelle jargong.

Når du sender en forretnings e-post fra dette punktet, kan du forestille deg at du sitter foran en skrivemaskin, med tykk aksjebrev eller et juridisk formatark, og du skal skrive et formelt brev som vil bli signert av du nederst på den siste siden og sendt eller sendt med faks.