Vanlige feil advokater gjør ved sending av e-post

Advokater, som alle andre, gjør feil i hvordan de bruker e-post. Noen e-post feil blir horror historier, mens andre er bare pinlig. Følgende er ni vanlige feil som advokater gjør når du skriver og sender e-post.

Sendt fra skrivebordet til (Sett inn navn)

Fra tid til annen mottar jeg en e-post fra en advokat som sender ut en e-post i navnet på sitt skrivebord. Her er et par problemer med denne tilnærmingen til e-post.

Først vises ikke indeksvisningsindeksen for de fleste e-postsystemer et navn som er lenge. De fleste vil bare se en del av "fra skrivebordet til", og kanskje noen bokstaver av personens fornavn. Enda viktigere, det virker dumt og litt pretensiøst. Et skrivebord sender ikke e-post. Hvis en advokat skal sende ut en e-post, bør den være i hans eller hennes navn.

Fancy Effects

Noen advokater elsker å bli kreative med utseendet på e-postene sine. Den andre dagen så jeg en advokats signaturblokk og for et øyeblikk trodde jeg at jeg hadde synsproblemer. Vises at de uskarpe bokstavene var forsettlige. Spesielle effekter kan se underholdende, men alt som gjør ordene vanskelig å lese er en dårlig ide. Spesielt hvis det er vanskelig å lese er advokatens navn og e-postadresse.

Enda verre enn de spesielle effektene på bokstavene er når advokater roter e-postene sine med kunstverk eller fancy grafikk. Dette gjør meldingen tregere å laste ned, tregere å åpne, og mer av et problem å lese.

Målet med en e-post er å formidle informasjon, ikke kunstnerisk ferdighet. Hold det enkelt.

Ingen signaturblokk

Det er ikke så vanskelig å sette opp en automatisk signaturblokk i de fleste e-postsystemer. Det trenger ikke å være komplisert, og meninger varierer med hensyn til hvor mye informasjon som skal inkluderes i en signaturblokk. Noen advokater setter sine e-postboks i mini-reklame som går ut i hver e-post, mens andre tar en veldig minimalistisk tilnærming med bare navn og e-postadresse eller telefonnummer.

De fleste legger noen form for personvern eller juridisk ansvarsfraskrivelse nederst på bunnteksten. Alle disse er akseptable bruksområder av en e-signaturblokk. Det som ikke er akseptabelt, er å sende ut e-postmeldinger som ikke identifiserer avsenderen. Mottakeren av en e-post må ikke gjette hvem som sendte e-posten. Advokater bør tydelig identifisere seg i hver kommunikasjon de sender ut, og hvis advokaten er smart, vil e-posten også inneholde en personvernerklæring.

Skrive e-post mens du er sint

En av fordelene med det gamle systemet for å sende brev til folk var at det var en innebygd "avkjøling" periode mellom når et brev skulle bli skrevet og når det faktisk ville gå ut til mottakeren.Hvis advokaten skrev brevet selv, ville det fortsatt være sannsynlig å sitte på bordet i flere timer før han gikk til postkontoret. Hvis det ble diktert, da sekretæren klarte å skrive det opp, kunne advokaten ha kommet over det som gjorde ham så sint i utgangspunktet.

Denne beskyttelsen finnes ikke i e-post. Med en e-post kan advokaten avfyres en sint missiv innen sekunder etter det som utløste sinne. 99. 99% av tiden vil dette være en dårlig ide. Ingen synes klarest når de blir drevet av sinne. Gå gjør noe annet, og kom tilbake til det fornærmende problemet senere når noen av sinne har forsvunnet.

Det kan gjøre forskjellen mellom å holde eller miste klienter, venner og penger.

Gjør ikke rettidige svar

Noen advokater føler at den gamle "5-dagers regel" for å svare på bedriftskorrespondanse også gjelder for e-post. Det gjør det ikke. Uansett hvor ubeleilig det kan være, er virkeligheten at folk forventer raskere svar på en epost enn de gjør ved et brev sendt via posten. Hvis en klient eller en annen advokat sender en e-post, prøv å svare innen 24 timer hvis det er mulig. Hvis det er en komplisert sak som ikke kan få riktig oppmerksomhet for øyeblikket, send i det minste en bekreftelse og la personen vite når man skal forvente et svar. De fleste kunder vil sette pris på en vennlig melding som sier at e-posten ble mottatt og vil bli besvart i nær fremtid. I stillhetens stil er klienten gjenstand for å spekulere om advokaten selv mottok e-posten, om et svar er underveis, eller om klientens bekymringer bare blir ignorert.

Feil mottaker i feltet Til

En av de store tingene med auto-fullføringsfunksjonen på e-postsystemer er at det lar advokater finne e-postadressene til sine klienter eller kollegaer raskere. En av risikoen ved den automatiske komplett funksjonen er at en advokat som ikke er forsiktig, kan sende e-posten til feil person. I noen tilfeller kan dette bare være en liten forlegenhet, men i noen tilfeller kan det utgjøre faglig uaktsomhet. Ikke ved et uhell, send e-post konfidensiell klientkommunikasjon til motsatt rådgiver eller til og med til en annen klient.

Bruk alternativet "Svar alle".

Opposisjonærer sender en e-post til deg med et forslag eller hevder sin stilling i et problem. Du sender e-posten til de andre advokatene i firmaet ditt som er involvert i saken for å diskutere det. Snart brukes "svar alle" -knappen til å bli brukt, uten at noen oppdager at motstandsrådene blir kopiert på den interne diskusjonen hos firmaet ditt. Det skjer. Hvis du vil videresende en e-post til diskusjon, må du avsender avsenderens informasjon før du videresender den. Og når du bruker alternativet Besvar alt, må du sjekke hver e-postadresse i mottakerlisten før du trykker på sendingen.

8. Sløvete emnelinjer. Husk at alt som sendes til en annen advokat i en e-post, kan videresendes til noen andre. Tenk to ganger før du bruker emnelinjer som "min idiotiske klient" eller "dum dommerens ordre."Man vet aldri hvor en kopi av den e-posten kan lande. Ikke la emnelinjen være tomme, da det kan føre til at en annen advokat ikke legger merke til at det er en epost om saken din. En enkel emnelinje av" Parkerson-saken "eller "Smith foreslått avtale" eller hvilken tittel som er relevant for innholdet av e-post, fungerer best.

Og mens "idiotisk klient" kan være den mest nøyaktige beskrivelsen av innholdet i e-posten, er det et dårlig valg for emnelinjen

9. Se på tonen din - og ikke misforstå noen andres. Når folk snakker med hverandre ansikt til ansikt, gjør ansiktslys og vokaltoner vanligvis en persons hensikt. Stemme er vanligvis nok til å kunne fortelle når noen er sarkastisk, sjokket eller seriøs. Men i e-post er det farlig lett å helt misforstå en persons hensikt. Mange vennskap har blitt skadet av en person som feiler en annen persons hensikt i uttalelser i en e-post. Og med advokater så pleide å argumentere med ea ch andre allerede, det er lett for en advokat å være rask til å anta at den andre personen er fiendtlig eller uhøflig.

Som diskutert under "skrive e-post mens du er sint", ta noen minutter å avkjøle før du sender ut svar på den rykkens e-post.

Etter at en time har gått, kan du innse at du helt misforstått det i utgangspunktet. Ikke ha et hår-trigger svar på uttalelser gjort i e-post, og ikke brann av et svar til du vurderer om det er mulig avsenderen hadde en annen hensikt enn det opprinnelig ble vist. Hvis det ser ut til at en uttalelse kan leses på mer enn én måte, og en av disse måtene ikke er offensiv, må du prøve å gi avsenderen fordelene med tvil før du avskjærer hodet med en dødelig e-postmissiv.

Finnes det andre advokatfeilmeldinger som burde ha gjort Topp 10-listen? Fortell oss om det i forumet.