Forvirret av Cloud? Tips for å velge en leverandør

Selv datakunnskapsrike advokater som ønsker å dike avhengighet av kontorbaserte servere for å gi "eter" -lagring en god trosoppgave, kan lett bli overveldet av de forskjellige skylagringstjenestene som er tilgjengelige i dag. Da de dårer noen siste sammenheng til et skrivebord eller en bærbar datamaskin, møter advokater en rekke alternativer for skybasert lagring. Så mye som noen av oss er fristet til å velge den første leverandøren som lover å få det til å fungere og gjøre det sikkert, kan andre kanskje foretrekke en mer grundig begrunnet tilnærming før de overgir dataene sine til den store datamaskinen i himmelen.

Denne forfatteren snakket med Dallas-baserte Legal Workspace grunnlegger og administrerende direktør Joe Kelly om hvordan advokater og andre i det juridiske feltet kan nærme seg et skifte fra server til sky og hva de kan se etter ved å gjøre det. Vår diskusjon følger.

Lori Tripoli: Er det fortsatt mye motstand fra advokater til å lagre sine dokumenter i skyen?

Joe Kelly: Det er litt. Men det er en ny generasjon advokater som setter pris på at de ikke er bundet til en server på kontoret, slik at de kan jobbe trygt hvor som helst. Noen holdouts tror data er sikrere på sitt kontor eller i deres serverrom, men realiteten er at hvis de er koblet til Internett, er dataene deres mye tryggere med noen som oss med våre brannmurer, strømbackups, inntrengingsdeteksjon og forebyggingssystemer og alle disse tingene som kommer med datasentre.

LT: Hvordan har advokater en tendens til å bestemme hvilket skybasert lagringsselskap å bruke? Er det andre faktorer i tillegg til pris, brukervennlighet og sikkerhet?

Joe Kelly: Det finnes mange muligheter for forbrukerklasse der ute som er gode, men tilbyr ikke spesialiserte applikasjoner og tjenester for advokater. Hvor vi er veldig forskjellige, ansetter vi støttepersoner som har jobbet for advokatfirmaer, og vi får dem sertifisert på alle appene som vi støtter, noe som er svært nyttig for migrering eller eksportproblemer.

Hva gjør bedriftens produkt bedre enn, si, Dropbox?

Joe Kelly: Dropbox er bare filoppbevaring uten mange av funksjonene og beskyttelsene som de fleste advokatfirmaer finner nødvendige. For eksempel er enkelte elektroniske lagrede poster beskyttet i henhold til HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), som krever at dekket enheter som leger og forsikringsselskaper opprettholder strenge sikkerhetsstandarder for konfidensiell informasjon. Hvis et advokatfirma jobber for en dekket enhet, kan det også være underlagt HIPAA-krav. Vi har et HIPAA-kompatibelt tilbud som oppfyller de standardene, som løsningen ikke kan tilby.

Hva slags teknisk støtte tilbyr du?

Joe Kelly: Vi inkluderer ubegrenset støtte fra 8 a. m. til 5 s. m. i våre kunders egen tidssone, så de ikke trenger å kjøpe blokker av tid for tekniske tjenester. Vi er tilgjengelig 24/7, men det er et gebyr for teknisk support utenfor de angitte timene.

Gir du opplæring?

Joe Kelly: Vi kan levere hvilken tilpasning og opplæring våre kunder krever, med nominelle kostnader for tid og materiale.

Hva skjer med informasjonen i skyen hvis advokatfirmaet bryter opp?

Joe Kelly: Hvis advokater bryter av for å starte et nytt firma og ikke ønsker å gjøre et stort kapitalutlegg, kan de kontakte oss for å sikre at vi er satt opp for å hjelpe dem, og vi jobber med alle parter for å sikre at de riktige dataene blir migrert til det nye firmaet.

Den prosessen tar vanligvis mindre enn en uke. En ting å vurdere er hvilket firma som skal opprettholde det gamle firmaets domenenavn og videresende eventuelle e-postmeldinger som kan komme inn.

Hvordan vet du om du har blitt hacket?

Joe Kelly: Den første forsvarslinjen er brannmurer og et system for inntrengingsdeteksjon (IDPS). I tillegg logger vi all brukertilgang til filer og mapper. Våre sikkerhetsadministratorer går regelmessig gjennom logger og ser etter rare mønstre, for eksempel hvis en bruker forsøker å få tilgang til en stor prosentandel av firmaets filer. Vi er foran eventuelle problemer med vår IDPS. En IDPS blokkerer automatisk IP (Internt Protocol) adresser hvis merkelig trafikk oppdages. Vi overvåker faktisk både IDPS og sikkerhetslogger.

Hvis en kunde slutter en avtale, blir hans data ødelagt?

Joe Kelly: Vi sender en kopi av all data tilbake til kunden i kryptert form.

Vi beholder kun data i 14 dager. Hvis vi noen gang tar servere utenom kommisjonen, bruker vi Department of Defense Level 7-programvaren til å slette disse stasjonene fullt ut, så det er ingen datalekkasje.

Hvordan ble du involvert i denne virksomheten?

Joe Kelly: Jeg studerte administrasjonsinformasjonssystemer i skolen og begynte deretter Business Network Consulting, et informasjonsteknologi og servicefirma med kontorer i utgangspunktet i Denver. Det selskapet ble ledende innen outsourcing av informasjonsteknologi og rådgivning for mellomstore bedrifter. Da vi fortsatte å ekspandere, fortsatte vi å få interesse fra advokatfirmaene om sky løsninger og lagt mange til som kunder, og med utviklingen av Internett-hastighet og forbedret teknologi, kunne vi bygge en mal og tilby en serie applikasjoner som kunne støtte flere lov bedrifter.