Lag et profesjonelt automatisert assistentskript

Din elektroniske ledsagerhilsen på ditt telefonsystem er det første kundene og forretningsforbindelsene dine hører når de ringer til firmaet ditt. For første gangs ringer har du bare en sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk, og det vil være din automatiserte ledsager. For folk som kaller firmaet ditt ofte, vil du gjøre din automatiske ledsagerprosess så effektiv som mulig, slik at de ikke kaster bort tid på å lytte til hele ditt automatiserte ledsagerskript hver gang de ringer.

Den raskeste og enkleste måten å programmere og registrere funksjonen for automatisert ledsager på telefonsystemet er å skrive et skript på et tekstbehandlingsprogram. Velg en person for å ta opp skriptet som har en vennlig stemme, kan snakke uten stamming eller tøffe og kan uttale og annunciate hvert ord og navnet klart.

Automatisk hilsenhilsen

Den første delen av skriptet vil være hilsen. Dette er din mulighet til å presentere din bedrift til dine innringere og muntlig ønske dem velkommen til din bedrift.

Gjør

• Begynn med en takknemlighet for samtalen eller virksomheten
• Hold hilsen kort, så de som returnerer, blir ikke forsinket hver gang de ringer.
• Bruk tagline, firmaslagord og nettstednavn, eller begge hvis du har dem.

Ikke bruk mer enn to eller tre setninger for å hilse på dine innringere.

Ikke reklamere for nettstedet ditt hvis det ikke har noe av verdi å tilby kundene dine

• Ikke skriv opp et slagord eller en taglinje bare for å fylle hilsen.
• Alternativer for automatisert assistent
• Den viktigste delen av den automatiske ledsageren presenterer alternativene som dine innringere må velge for å komme til personen de trenger å snakke med. Det er to typer innringere: (1) personer som ikke er kjent med firmaet ditt, og vil trenge veiledning og (2) innringere som vet nøyaktig hvem de trenger å snakke med og kjenner til deres forlengelse.

Alternativer for automatisert assistent Gjør

Bruk alternativer som vanligvis aksepteres. For eksempel, "Trykk null for mottakeren", "Trykk på pund-tasten for å gå tilbake til forrige meny."

Fortell innringerne dine så snart som mulig når de kan ringe til partiets forlengelse hvis de allerede kjenner det.

• La kundene dine få vite opp foran hvis menyalternativene dine har endret seg nylig. Fjern denne kunngjøringen etter tre uker.
• Sett de mest brukte alternativene først.
• Gi alternativbeskrivelsen før du gir opsjonsnummeret. For eksempel, "For kundesupport, trykk" 5 "."
• Kontroller systemets dokumentasjon for reserverte menyvalgsnumre. (for eksempel alle utvidelser begynner med nummeret "8" og derfor kan "8" ikke brukes som et menyalternativ).
• Alternativer for automatisert assistent Don'ts
• Ikke si "Vennligst" før du presenterer hvert valg (f.eks. "Vennligst trykk 1 til … Vennligst trykk 2 til … Vennligst trykk 3 til …" osv.) > Ikke legg inn mer enn seks alternativer av gangen. Hvis du har mer enn seks alternativer, kan du opprette en flertallet menystruktur. For eksempel, "For salg og servicealternativer, trykk 5."

Ikke anta at alle har en touchtone-telefon. Hvis et menyalternativ ikke er valgt innen tre sekunder etter slutten av hilsen, kobler du ringeren til resepsjonisten.

• Eksempel på automatiserte assistentskript
• Takk for at du ringte Operations Tech Company, der "Teknologi og næringsliv kommer sammen." Hvis du kjenner festets forlengelse, kan du ringe det når som helst. Ellers velger du blant ett av følgende alternativer. For kundeservice, trykk '1'. For teknisk support, trykk på '2'. For våre vanlige åpningstider, trykk '3'. For regnskap, trykk '4'. For kjøp, trykk '5'. For å finne et sted i nærheten av deg, trykk '6'. Ellers trykker du på '0' for resepsjonisten eller holder deg på linjen, og noen hjelper deg snart.

Velkommen til Operations Tech Company. For å sjekke konto status, besøk oss på nettet. Hvis du kjenner personens forlengelse, kan du ringe det når som helst. For selskapskatalogen, trykk '1'. Til. Hvis du kjenner personens forlengelse, kan du ringe det når som helst. For selskapskatalogen, trykk '1'. For teknisk support, trykk på '2'. For kundeservice, trykk '3'. For salg og markedsføring, trykk '4'. Hvis du vil snakke med resepsjonisten, trykk '0' eller hold deg på linjen, og en av våre vennlige medarbeider vil hjelpe deg. Takk for at du ringte Operations Tech Company, hvor "Teknologi og næringsliv kommer sammen."

- Ettermiddag, Helg og ferie avsluttende automatisert attendenthilsen

• Hvis bedriften din lukkes etter en viss tid eller i helgene, og det er ingen som svarer eller hjelper dine innringere, lager du en etter- timer automatisert ledsager hilsen. Fortell innringerne opp foran at virksomheten er stengt og be dem om å ringe tilbake på slutten. Ta også med dine normale driftstimer.
• Eksempel Automated Attendant After-hours / Weekend Script

Takk for at du ringte Operations Tech Company. Vi er for øyeblikket stengt. Vi er åpne fra kl. 09.00 til 22.00 mandag til fredag, og kl. 10.00 til 12.00 på lørdag, Central Standard Time. Hvis du kjenner festets forlengelse, kan du ringe det når som helst. Ellers kan du ringe tilbake i løpet av våre vanlige åpningstider, slik at vi kan hjelpe deg. Takk for at du ringte Operations Tech Company, hvor "Teknologi og næringsliv kommer sammen." Ha det.

Takk for at du ringte Operations Tech Company. Vi er for øyeblikket stengt. Hvis dette er en nødssituasjon, vennligst ring vår telefonservice på 585-555-1234. Hvis du kjenner festets forlengelse, kan du ringe det når som helst. Hvis du har en konto hos oss, kan du sjekke statusen din 24 timer i døgnet 7 dager i uken på www.operationstech. handle om. com. Våre normale forretningsopphold er fra kl. 09.00 til 17.00 mandag til fredag ​​og kl. 10.00 til 12.00 på lørdag, Central Standard Time. Ellers kan du ringe tilbake i løpet av våre vanlige åpningstider, slik at vi kan hjelpe deg. Takk for at du ringte Operations Tech Company, hvor "Teknologi og næringsliv kommer sammen." For å gjenta denne meldingen, trykk på pund-tasten. {3 sekunders pause} Farvel.

Gratulerer med sesongbaserte automatiske assistenter

For å fremme bedriftens sesongbestemte spesialiteter eller bare for å utvide en spesiell sesonghilsen til alle dine innringere, kan det være lurt å forord din automatiske ledsagerhilsen i en begrenset periode. Bruk dette sparsomt og bare hvis det gjenspeiler bedriftenes ånd. For eksempel vil en sesongmessig feriehilsen som ønsker dine oppringere glede og velstand i det nye året, neppe være hensiktsmessig for et samlingsbyrå.

• Eksempel Automated Attendant Seasonal Greeting Script
• Takk for at du ringte Operations Tech Company.

Sjekk ut våre juletilbud på www. operationstech. handle om. com.

Hvis du kjenner festen din, kan du …

Du har nådd Operations Tech Company.

• Fra "vår familie" til "din familie" ønsker vi å ønske deg en hyggelig ferie og et vellykket nyttår. Hvis du kjenner festets forlengelse, kan du … Takk for at du ringte Operations Tech Company.
• Spør kundeserviceens representant om våre 4. juli rabatter på alle erstatningstjenester. Hvis du kjenner festets forlengelse, kan du …
• Repetering og testing Før du registrerer ditt automatiske ledsagerskript, må personen du valgte for å lese den, øve den flere ganger foran deg. Bruk dette til å finjustere uttalelse og budskap. Etter at den nye hilsen er registrert, ring telefonens system umiddelbart for å sjekke opptaket for feil og sørg for at alle valgene annonseres som de skal.