Forskjeller mellom hendelsesplanlegging og koordinering

Det finnes flere løst definerte termer i hendelsesindustrien. Det er ord som kan tolkes på forskjellige måter. Ordet "arrangement" i seg selv kan bety alt fra en bursdagsfest til fordel for konsert. Og bruken av forskjellige vilkår kan føre til forvirring og misforståelser, spesielt rundt jobbtitler. Et av de største områdene av forvirring er rundt hendelsesplanleggere versus arrangementskoordinatorer.

Eventplanleggere vs Eventkoordinatorer

Utenfor bransjen forstår mange mennesker ikke forskjellen mellom en eventplanlegger og en arrangementskoordinator. Generelt sett gjør planleggeren de kritiske avgjørelsene om hva, hvem, hvem og hvordan. En hendelseskoordinator er derimot ansvarlig for at alle detaljer blir utført, og at hver leverandør viser seg på tid og utfører riktig.

Ansvar for en hendelsesplanlegger

En hendelsesplanlegger jobber direkte med klienten for å bestemme kundens visjon, behov og budsjett. For eksempel, hvis det er et bryllup, kan arrangementplanleggeren diskutere parets målte tone, nivået på formalitet og størrelsen på gjestelisten.

Derfra designer hendelsesplanleggeren en begivenhet for å wow klienten. Han eller hun vil velge et sted, type underholdning og jobbe med klienten for å bestemme en meny. De fokuserer på de store bildene som gjør et arrangement minneverdig.

Å bli en eventplanlegger har mange års erfaring. En planlegger har mye ansvar for å sikre at klienten er glad og utformer et arrangement som passer kundens behov og forventninger.

Før det blir en planlegger, er det ofte nødvendig å jobbe flere år som en arrangementskoordinator. Det er en viktig stepping stone til en karriere i hendelser.

Ansvar for en arrangementskoordinator

En arrangementskoordinator blir ikke involvert i selve arrangementet av arrangementet. I stedet har de ansvaret for å håndtere de enkelte komponentene for å sikre at hendelsen går jevnt.

Når planleggeren har bestemt visjonen for arrangementet, hjelper koordinatoren planleggeren til å gjøre det til en realitet. De kan se på leverandører, organisere leveringsdatoer og håndtere logistiske oppgaver.

Større organisasjoner kan ha to koordinatorer for hver planlegger, mens mindre operasjoner bare kan ha en koordinator som tjener behovene til alle ledende beslutningstakere. Uansett er det vanligvis en direkte linje med tilsyn over koordinatorposisjonen. Nå er det ikke å si at arrangementskoordinatorer har det enkelt. De fleste av dem har den vanskelige oppgaven med å organisere alt på stedet med bare noen få timer før hendelsen begynner. Dette er selvfølgelig når de fleste problemer oppstår, og derfor er en god koordinator fokusert, organisert og ressursfull.

Dette er en flott posisjon for de som ønsker å starte en karriere i hendelsesplanlegging. Arbeide som koordinator gir deg et sterkt fundament for å flytte på en eventplanleggerrolle senere i karrieren din. En sterk koordinator er verdt sin vekt i gull til noen planlegger, og jobbsikkerhet (hvis du er god på jobben) er nesten garantert.

Å få en internship eller frivillig arbeid med nonprofit for å hjelpe dem med å planlegge sine innsamlingsarrangementer kan være en fordel. Du får praktisk erfaring i å koordinere en ekte begivenhet og bygge ditt profesjonelle nettverk samtidig.