Hvordan du utvikler effektive nøkkelkontrollpolitikker

Har du håndhevbare og oppdaterte nøkkelkontrollregler? Med så mye oppmerksomhet til høyteknologiske trusler, er det lett å glemme at de små metallnøklene kan gjøre deg ganske sårbar også.

Tenk på hvor mange dører i anlegget du har tilgang til via mekaniske taster. Gjør inngangsdørene bare en nøkkel for å åpne? Hva med fil- eller serverrom? Har du dyr inventar eller forsyninger beskyttet av lås og nøkkel?

Mekaniske taster forteller ingen historier. Hvis lager eller forsyninger forsvinner, kan det hende du ikke har mulighet til å avgjøre hvem låst opp døren.

Verre ennå, de fleste nøkler kan dupliseres uten din tillatelse. Så du kan ikke ane hvor mange folk åpner dørene dine.

Vurder risikoen

Her er noen spørsmål å spørre

• Vet du hvor mange nøkler bedriften din har utstedt?
• Vet du hvem som for tiden har disse nøklene?
• Kan du kontrollere hvem som dupliserer nøklene dine?

Hvis du har svart nei på noen av disse spørsmålene, har du hull i ditt sikkerhetsprogram du må plugge.

Løs problemet

Her er noen trinn du kan følge for å utvikle effektive nøkkelkontrollpolicyer.

• Start med et patentert tastesystem.
• Design et masternøkkelsystem.
• Tast inn ditt anlegg
• Logg på ny nøkler

Start med et patentert nøkkelord

De fleste nøkler kan dupliseres på lokale maskinvareforretninger, fordi alle kan kjøpe den tomme eller ukjente nøkkelen. Å spørre låsesmedet ditt om å stempel "Ikke dupliser" på nøkkelen, er meningsløs hvis distribusjonen av blankene ikke er strengt kontrollert av produsenten.

En eneste måte som en produsent kan håpe på å kontrollere salget av nøkkelblankene, er ved å motta et Utility Patent: Et Utility Patent gjelder hvordan en oppfinnelse fungerer, i motsetning til et design patent, som bare gjelder veien en oppfinnelse ser ut. Når et patent er utstedt, er det ulovlig for en tredjepart å produsere en nøkkel som vil fungere i den patenterte låsen.

Som et resultat er de eneste leverandørene som har tilgang til blankene låsesmed som er under kontrakt med produsenten. Så hvis en skruppelløs ansatt prøver å kopiere en patentert nøkkel, kan de ikke bare stoppe av den lokale maskinvarebutikken.

Når du arbeider med en anerkjent låsesmed, gi dem en liste over personer som er autorisert til å kjøpe dupliserte nøkler for deg. Låssmedten bør ha et system for å verifisere identifikasjon og registrere detaljene for hver nøkkel de kutter. Når du velger en låsesmed, be dem om å vise deg hvordan de sikrer at kun autoriserte personer mottar nøkler.

Medeco, ASSA, Schlage og andre produserer patentbeskyttede låser som selges gjennom låsesmednett. Du kan besøke deres respektive nettsteder for å lære mer om deres produkter og søke etter lokale forhandlere.

Design et hovednøkkel system

Når du har avgjort på et patentert tastesystem, må du sette deg ned med låsesmed for å designe et masternøkkel system. Systemet dikterer hvilke nøkler som skal fungere i hvilke dører. For eksempel vil du kanskje gi alle nøkkelholdere muligheten til å låse opp inngangsdøren, mens kun CIO og IT Manager har tilgang til serverrommet.

Vær spesielt forsiktig med Grand Master-nøkkelen; Dette er nøkkelen som vil operere hver lås i anlegget ditt.

Hvis denne nøkkelen er tapt eller stjålet, må du teste hele anlegget for å opprettholde sikkerheten.

Virksomheter med høyt ansatteomsetning vil kanskje vurdere et låsesystem som utnytter utskiftbare kjerner. Kjernen er den delen av låsen som du legger inn nøkkelen inn i. Hvis en nøkkel går tapt, eller hvis en ansatt går uten å returnere nøkkelen, kan du fjerne kjernen og sette inn en ny om noen minutter. Dette forhindrer at den tapt eller stjålet nøkkelen virker i låsene dine, og du må ikke vente på en låsesmed for å komme til nettstedet ditt.

Re-nøkkel anlegget ditt

Når masternøkkelsystemet er utformet til din tilfredshet, er du klar til å nøkkel igjen. Dette vil mest sannsynlig innebære å installere nye kjerner i dine eksisterende låser. Igjen, dette er en jobb for en profesjonell låsesmed.

Utmeldingsnøkler

Med et nytt tastesystem installert, er du nå klar til å logge ut nøkler. Hver person som mottar en nøkkel, skal signere en nøkkelholderavtale. Avtalen skal angi at nøkler ikke må lånes ut, og tapte nøkler må rapporteres umiddelbart. I tillegg gjør det klart at alle nøkler må overgis ved oppsigelse. I noen tilfeller vil du kanskje beholde den endelige lønnen før alle taster har blitt regnskapsført.

Programvarepakker som Key Wizard og Key Tracker hjelper deg med å automatisere sporingsprosessen og generere nøkkelholderavtaler.

For videre studier

I 1968 fant Medeco Security Locks nesten oppfinnelsen av begrepet nøkkelkontroll. De har produsert en svært nyttig guide for å utvikle og administrere sentrale kontrollpolitikker som du kan laste ned. Du vil kanskje også legge inn "nøkkelkontrollpolicyer" i din favoritt søkemotor. Du finner eksempler på publiserte retningslinjer som du kan lære av før du utvikler din egen.