Ikke gjør disse styremøtene feil!

Alle stater krever at selskaper skal ta og distribuere protokollmøter, og alle stater krever at styremedlemmer holder møte minutter. Men det er ingen spesifikke regler om hva som skal inkluderes i styremøter og hvordan man tar disse minuttene. Det er absolutt feil du kan gjøre i å ta minutter som kan gjøre livet til bedriftsstyret vanskeligere.

Hvorfor ta møter i styrets møter?

Det er faktisk flere grunner til å ta og registrere minutter på bedriftens møter.

Den første og viktigste grunnen til å ta minutter med møter er å ha en oversikt over hva du bestemte deg for. Jeg har satt på ombord møter der ingen kunne huske en beslutning truffet av styret for noen måneder siden. Har noe skriftlig for virksomheten din,

Den andre årsaken til selskapets styremedlemmer er for fidusiær og ansvarlig formål. Styremedlemmene har tillit til tillit. De tar beslutninger om penger investert av bedriftseiere, og de må kunne bevise at de handlet klokt, i selskapets beste, og uten interessekonflikter. Å ha styremøter hjelper styret til å bevise at de handlet i god tro og unngår personlig ansvar for sine handlinger.

Den tredje grunnen er skattemessig. Et selskap er en egen enhet fra de enkelte aksjonærene. For å være sikker på at du opprettholder den separasjonen, gir styremøter et rekord.

Uten dem kan IRS eller statlige byråer negere skattestatusen til virksomheten. Et selskap som ikke viser det, fungerer som en enhet som er skilt fra eierne, kan skape en vanskelig skattesituasjon.

Det er en balanse for bedrifter å streve for mellom å sørge for at styremedlemmene gjør sitt plikt og blir beskyttet mot lange, meningsløse styremøter som slår av medlemmene.

Vi tar opp denne balansen i denne artikkelen.

Nå som vi har diskutert årsakene til å ta styremøter, er det noen feil bedrifter gjør, og noen tanker om hvordan du retter dem.

Ikke opprette og distribuere en agenda før møtet

En annen stor feil gjort av selskaper i styrets møter, er ikke å sette inn en agenda før møtet og ikke distribuere agendaen og relevante dokumenter før møtet. Dagsordenen skal inneholde bestemte tidspunkter for hvert element på dagsordenen. Å ha en bestemt agenda styrer møtet ikke bare jevnere, men det lar styret (og alle som leser protokollen senere) kjenner den relative betydningen av hvert element på dagsordenen.

Det betyr ikke at noe ikke kan komme på dagsordenen hvis det er viktig og presserende, men det kan legges til agendaen ved avstemning.Og mye som er presserende bør håndteres av ledere, ikke styret.

Manglende viktige deler av styremøtet Minutter

Malen for styremøter bør omfatte:

• Dato, klokkeslett og sted for møtet
• Begynnelses- og sluttidspunkt og tidsmetoder tildelt bestemte elementer på dagsordenen
• Hvilken type styremøte - regelmessig, spesiell eller årlig (alle stater krever at selskapene har årsmøte)
• Hvem var til stede, noterte styremedlemmer, gjester og ansatte, og hvilke styremedlemmer ikke var nåværende. Navnene på noen som kommer sent eller forlater tidlig må noteres.
• Angi om et quorum er til stede. Et quorum er vanligvis påkrevet av selskapets vedtekter for eventuelle stemmer som skal tas. Kvorumkravet er vanligvis mer enn halvparten av medlemmene. (For et styre på ni medlemmer, for eksempel, må fem medlemmer være til stede for et quorum).
• Hvis presentasjoner er gitt av komiteer eller andre, ta med navn og tittel til presentatører.

Møt protokoll for spesifikt

Sannsynligvis gjør de største feilbrettene å kreve detaljert informasjon om diskusjoner (noen ganger argumenter) og prosesser. Møtene bør gjenspeile resultatene av vedtak, ikke hvem som sa hva i diskusjonen. La oss si at styret ditt stemmer med en bevegelse om å selge en ny produktlinje.

Møtminuttene skal si: "Bevegelse for å legge til en ny krydderlinje. Bevegelse utstøttes og godkjent, med så forskjellig." Hvis gruppen hadde en diskusjon, bør du registrere lengden på diskusjonen og oppsummere den, men du trenger ikke å gå inn i detalj om diskusjonen.

Protokoller som ikke er spesifikke nok

På den andre enden av spekteret er noen minutter ikke spesifikke nok til å gi informasjon og holde medlemmene ute av vanskeligheter. Hvis avgjørelsen ikke var enstemmig, en oversikt over hvilke styremedlemmer avviste, som avstod (og noter om abstentionen var på grunn av en potensiell interessekonflikt).

Mens du ikke trenger å registrere blow-by-blow av hver diskusjon, eller hvem sa hva. Men det skal være nok informasjon i minuttene for å gjenspeile diskusjonens ånd.

Styrets møter for lenge

Ingen liker lange møter, men det er noen måter å forkorte møtet og protokollen på. Det kan hende du vil lagre bordsmøtetid ved å opprette en samtykkeagenda. I utgangspunktet er denne agendaen en liste over problemer som kan håndteres raskt uten diskusjon. Listen kan inneholde minutter fra forrige møte, økonomi og rapporter fra komiteer eller administrerende direktør.

Samtykkeagenda, og rapporter og annen informasjon, må distribueres før møtet slik at medlemmene har mulighet til å lese dem. På møtet er samtykkeordenen en del av møtet. Ethvert styremedlem kan stille spørsmål eller bekymringer om samtykke dagsorden, men hvis det ikke er noen problemer, kan hele samtykke dagsordenen avgis på en gang.

Feil type beslutninger

En bedriftsstyret tar beslutninger om overordnet politikk.Daglige beslutninger er laget av selskapets ledere basert på denne policyen. Noen ganger styrer styrene over og prøver å ta beslutninger som er best overlatt til ledelsen.

Ikke godkjenning av protokollen

Det er fristende, i kjas og mas på styremøter, å glemme å godkjenne protokollene. Men det er viktig å sørge for at minuttene korrekt reflekterer både brev og ånd av møtet. Protokoller betraktes som "utkast" til godkjent.

Ikke holde oversikt over møtesteder

Etter all trøbbel du går til for å holde gode minutter for firmaet ditt, ikke glem å holde bedriftens møtet minutter et sted trygt og tilgjengelig. Sett opp en prosess for å holde minutter i en firmapostbok, eller "i skyen", i en passordbeskyttet fil.

Glemmer å anerkjenne rollen til bedriftssekretæren

De fleste oppgaver knyttet til selskapets minutter kommer under domenet til selskapets sekretær. Å være en god bedriftssekretær er en kunst, og disse individer er ofte ikke anerkjent nok. Si "takk" til denne personen regelmessig.

Ikke inkludert advokat som rådgiver til styret

Informasjonen i denne artikkelen er ikke ment å være skatte- eller juridisk rådgivning, og forfatteren er ikke advokat. Om din bedrift er privat eller offentlig (med børsnoterte aksjer), bør du ha en advokat som gir deg råd om hvordan du tar bedriftens minutter, og å være til stede på viktige styremøter for å sikre at du og din styrelse er beskyttet.