Ansatte Avslutning fra et IT-perspektiv

Å la en ansatt gå kan være en skitten jobb, men IT-avdelingen må bidra til å gjøre det - alltid hvis du er smart.

Det er nødvendig å involvere IT i ansattes avslutningsprosessen fordi en tidligere ansatt som fortsatt har tilgang til et selskaps nettverk og proprietære bedriftsdata er en sikkerhetstrussel. I de fleste oppsigelser ville de tidligere ansatte aldri tenke på å skade datamaskinsystemene dine, men hvorfor ta sjansen for at du kanskje har gått inn i det ene dårlige egget?

Videre er det smart å bevare visse teknologiske ressurser, data og logger i tilfelle den tidligere ansatte eller selskapet selv bestemmer seg for å forfølge rettssaker.

Endelig er det viktig å integrere IT i prosessen for å sikre at oppsigelseskontroller for ansatte er omfattende nok til å oppfylle relevante Sarbanes-Oxley-krav.

Informasjonssikkerhet og datalagringspolitikk må være selskapsspesifikke og skreddersydd for lovene som bedriften din driver.

3 IT-prinsipper Bedrifter trenger å adressere

Det er likevel minst tre brede IT-prinsipper som et selskap bør følge når og etter å avslutte en ansatt.

• Hurtig varsel om oppsigelse til IT-avdelingen - til og med en leder i forkant av oppsigelsesmøtet blir verdsatt slik at det kan få tilgang til adgang mens møtet finner sted.
• Hvert selskap bør ha en strengt håndhevet politikk som tydelig sier hvem som skal varsle hvem når en persons ansettelse slutter eller er avsluttet. Denne politikken bør også gi mandat til at disse meldingene blir gitt umiddelbart, slik at alle involverte avdelinger kan ta rask tiltak.
  En informasjonssikkerhetskontakt bør være blant de som blir varslet, og denne persons ansvar burde innebære å forske, dokumentere og tilbakekalle en ansattes tilgang til selskapets elektronisk lagrede proprietære opplysninger og informasjonssystemer.

• Fornuftig tilbakekalling av tilgang. Når du er varslet, er det ansvarlig for øyeblikkelig tilbakekalling av tilgang og bevaring av opplysninger som selskapet måtte trenge nå eller i fremtiden.

Hva skal gjøres når ansettelsen er avsluttet

I tilfelle av en avsluttet ansatt, bør IT straks tilbakekalle all datamaskin, nettverk og datatilgang den tidligere ansatte har.

Fjerntilgang bør også fjernes, og den tidligere ansatt bør bortskaffes av alle eierskapseierte eiendommer, blant annet teknologiske ressurser som en bærbar datamaskin og immateriell eiendom som firmafiler som inneholder kunde-, salgs- og markedsføringsinformasjon.

Men når det gjelder en ansatt som bare er i forkant av arbeidet, bør det konsultere medarbeiderens leder, HR og andre viktige beslutningstakere for å fastslå hensiktsmessig måte å hindre tilbakekallingen av tilgang over personens gjenværende arbeidsdag.

På samme måte som tildeling av tilgangs- og sikkerhetstiltak skal dokumenteres for fremtidig referanse, bør tilbakekalling av tilgang også dokumenteres, spesielt for juridiske formål. Målet bør selvfølgelig alltid være å tilbakekalle tilgangen på måter som gir god forretningsforståelse økonomisk, teknologisk og juridisk.

Forebygging av data

Hvert selskap må ha data redundans og oppbevaringspolitikk som tilfredsstiller forretningsbehov og overholder gjeldende lover. Slike retningslinjer omfatter sikkerhetskopiering, restaurering og bevaring av bedriftsdata generelt.

Et selskap bør imidlertid også vedta retningslinjer som beskriver når og hvordan det skal gå om å bevare potensielt og spesielt følsomme data, registreringer, logger og annet materiale som kunne være av juridisk betydning, da selskapet og tidligere ansatt skulle føre en lovlig slag.

Det er spesielt viktig å gjøre dette i tilfelle av en tidligere ansatt som holdt en høyt posisjon eller forlot selskapet i en mistenkelsessky.

Bevilgningen og anvendelsen av disse tre prinsippene bør være det kollektive arbeidet i selskapets ledende ansatte, IT og HR-avdelinger og juridisk rådgiver som spesialiserer seg på dataregikk og lovene som styrer selskapets bruk av datateknologi. Resultatene av denne samarbeidsprosessen bør være større beskyttelse av bedriftsdata samt bedre beredskap for tvister om bedriftsdata tyveri, hacking og andre former for ulovlig eller dårlig rådgivning i bruk av datateknologi. Arbeide med IT som verdsatt partner garanterer at disse målene oppnås ved en ansettelsesavslutning.

Mer om ansettelsesavslutning

Topp 10 donasjoner når du brenner en ansatt

• Topp 5 grunner til å brenne en ansatt
• Beste dag å brenne en ansatt?
• ** Richard Jones er frilansjournalist og systemadministrator for et selskap i Michigan.