Sted Koordinatorer Hendelseoppsett Kontrolleliste

De fleste arenaer er vant til presset som følger med å koordinere flere hendelser på kort tid. Tross alt er deres virksomhet avhengig av at de tilbyr kvalitetsservice, og hver hendelse er en mulighet til å vise frem sine ferdigheter til både arrangører og deltagere. Den mest kritiske tiden kommer før showet selv begynner, når klienten går inn i bankettrommet for oppsett. Det er i øyeblikket hvor tonen blir satt for resten av dagen.

Dette er en leksjon jeg lærte raskt som en lokalkoordinator, og jeg utviklet senere min egen oppsett sjekkliste for å holde kundene fornøyde (og okkupert) i stressfylt oppsettperiode.

Gjør handlekurven klar

Den første tingen din vil ønske, er å pakke ut alle sine forsyningsforsyninger fra kjøretøyet. Dette kan være en vanskelig oppgave, spesielt hvis parkeringssituasjonen er vanskelig å navigere. Tenk deg at noen går inn i arenaen din med en masse tunge bokser - hva er det første de vil se etter? Svaret er selvfølgelig en vogn, eller noe annet som vil lette belastningen og gjøre den ondskapsfulle jobben med lossing betydelig lettere. Å ha kjøretøy tilgjengelig når de går i arenaen er en enkel måte å få dem til å føle seg "lettet" bare ved å vise seg.

Klargjør registreringstabellene

Neste på listen over ting å gjøre for de fleste klienter får registreringsoppsett. Dette betyr at ditt sted bedre har alle registreringsdelene på plass før de ankommer.

Det inkluderer alle bord, stoler, elektrisk og skjørt. Organiserende navnekoder og innsjekkingsmaterialer vil bruke mye tid til arrangementsplanleggerne, og de må ikke vente på at du skal få disse enkle tingene på plass for at de skal komme i gang.

Har alle rombord og sengetøy satt

Det kan åpenbart ta litt tid å sette alle tabellene og stolene på plass.

Forhåpentligvis, hvis du kommer fra en tidligere begivenhet, har du fortalt klienten på forhånd når du skal forvente at alle romkomponenter skal settes. Hvis klienten går inn i et rom med dusinvis av arbeidere som krypterer for å stakke bord og stoler, vil de sannsynligvis gå i panikk. Ideelt sett vil operasjonsteamet ha alt satt med bordslister på plass slik at planleggerne kan begynne å plassere senterstykker, auksjonsartikler, etc.

Få alle tegn ut tidlig

Bare fordi lederplanleggeren vet hvordan man navigerer bygningen betyr ikke at hennes støttepersonale gjør det. Du kan lagre alle unødvendige problemer ved å oppdatere skiltet i bygningen din så snart installasjonsperioden er i ferd med å begynne. Husk at leverandører som blomsterbutikker og DJs også trenger å vite hvor de skal gå. Dette er alt du må vurdere med klienten før hendelsesdagen, men de er også nødvendige for å se opp på den store dagen.

Gjennomgå BEOs og fakturaer

Igjen, har du sannsynligvis sendt e-post til disse dokumentene flere ganger i løpet av dagene som går opp til arrangementet, men det gjør aldri vondt for å se på dem en gang til. Selv om installasjonstiden er hektisk, må du skjære ut 15 minutter for å se over disse dokumentene sammen. Stedkoordinatorer skal ha en pakke klar for kunden sin, som inkluderer BEO, romdiagram og prospektfaktura.

Svært få erfarne planleggere vil passere på muligheten til å gjennomgå disse kritiske avisene.

Introduksjoner

Sørg for å bringe de viktigste medlemmene av teamet ditt til kunden din for en formell introduksjon. Denne listen inkluderer cateringforvalter, bankettkaptein, driftsveiledning og audio / visuell koordinator. Tenk på vegne av din klient når du introduserer teamet - er det noen detaljer som bør diskuteres ansikt til ansikt med ledelsen? Å starte en kort samtale er en effektiv måte å markere hvem som har ansvaret for hvert område.

Denne korte sjekklisten over hendelsesoppsettelementer vil gå langt for å holde klienten glad ved ankomst. Som den primære representanten for din arena, er det alltid best å gi kundene ditt mobilnummer i tilfelle alt går galt mens du jobber på kontoret.

Husk at de kan bli frustrert hvis de trenger noe, men de vil bli enda mer frustrert hvis de ikke finner noen til å hjelpe dem!