Ekspert råd om planlegging for profesjonell høyttaler

Velge en hovedtaler, emcee eller entertainer for en bedrift eller organisasjonsbegivenhet krever nøye planlegging og forståelse av møtemål. Det er derfor hendelsesplanleggere stole på ekspertisen til et høyttalerbureau.

I første del av denne serien snakket jeg med Diane Goodman, president for The Goodman Speakers Bureau, Inc. om de grunnleggende trinnene for å velge og ansette en profesjonell høyttaler.

Diane har hjulpet organisasjoner med å sikre høyttalere siden 1979. Hun er anerkjent leder i denne bransjen og arbeider blant annet med nasjonale og internasjonale bedriftsforeninger og foreningsmøter og -konvensjoner.

Diane fortsatte samtalen med meg for å dele noen av hennes perspektiver og erfaringer om å ansette en profesjonell høyttaler.

Om planlegger å ansette en profesjonell høyttaler

Q: Diane, du anbefaler at hendelsesplanleggere først skal jobbe med sine interne ledere for å identifisere klare møtemål og tidslinjer, og å planlegge så tidlig som mulig for å få de beste høyttalerne - spesielt hovedtalere. Kan du dele tankene dine om hvorfor dette er viktig?

A: Som alle, vil vi være sikre på at vår tid brukes på de mest meningsfulle måtene. Vi ønsker ikke å gå ned feil vei med en klient eller en høyttaler - og så ikke kunne komme på tidsplanen for høyttaleren som klientens ultimate velger.

For å unngå dette scenarioet anbefaler vi på det sterkeste at planleggere får sine ledere på samme side tidlig i høyttalervalgsprosessen. Dette kan lett oppnås ved å bruke 15 eller 20 minutter med beslutningstakere ved starten av utvelgelsesprosessen, for å bli fulgt opp skriftlig for å bekrefte retningen du tar.

Dette vil til slutt øke planleggernes verdi til ledergruppen ved å presentere høyttalere som knytter seg til målene og målene for møtet, samt den overordnede strategiske oppdraget og visjonen til organisasjonen. Skriftlige oppdateringer underveis kan også hjelpe, avhengig av bedriftens kultur og stil.

Spørsmål: Kan du identifisere tre eller fem av de vanligste typene høyttalere som er forespurt, og hvorfor?

A: Absolutt. Her er fem typer høyttalere hver planlegger burde vite:

1. Motivational: Uansett om det er gode tider eller dårlige, trenger folk alltid en liten motivasjon i sitt arbeid og liv. Møter som er høyt innhold, pedagogisk eller opplæringsrettet, trenger litt levitiv. Det er da den humoristiske motivasjonshøyttaleren eller edutainment-type høyttaler brukes og alltid godt mottatt … latter gjør folk til å føle seg godt og også en god isbryter.
2. Lagbygging: Som selskaper omorganiserer, fusjonerer, erverver eller ervervet, må de gjenoppbygge eller styrke interne relasjoner.Interaktive teambyggingsprogrammer bidrar til å oppnå disse målene.
3. eventyrer: Deres historier om mot og besluttsomhet er blant de mest inspirerende. Publikum er på kanten av plassene sine og lytter til disse utrolige menneskene.

1. Ledelse / Ledelse: Hvilke egenskaper gjør en flott leder? Hva er de nyeste trender i ledelsesutvikling? Hvordan kan bedrifter gjenkjenne og belønne ansatte for å øke medarbeiderens oppbevaring? Hvordan kan bedrifter være mer innovative for å forbli konkurransedyktige? Dette er bare noen få ting som ledere ønsker å høre om.
2. Generasjon: Selv om dette ikke er et nytt emne, blir det stadig mer populært når flere generasjoner går inn i arbeidsstyrken. Det påvirker hver type gruppe fra salg og markedsføring til ledelse og HR.

Spørsmål: Hva med å ansette underholdnere som tjener som emcees? Hvilke typer organisasjoner gjør det og for hvilke typer møter?

A: Det handler egentlig om typen møte som selskapet prøver å skape, snarere enn typen bedrift som holder møtet. Vanligvis ser gruppene som bruker MCs på å presentere et meget enhetlig møte med god flyt og kontinuitet - noen ganger med et øye mot et tema.

Ofte vil tunge innholdsorienterte møter bruke entertainere som MCs for å lette opp atmosfæren og gjøre et ellers skremmende møte ganske morsomt. Vi ser en rekke forskjellige typer møter ved hjelp av entertainere som MCs.

Om trender i profesjonell tale

Spørsmål: Ser du noen nye trender i høyttalervalg? For eksempel er det et skifte for at industrieksperter skal tjene som hovedtalere oftere?

Bestselgende forretningsforfattere er ofte etterspurt. Det ser ut til at mange forfattere - men ikke alle - slo talekretsen så snart boken deres begynner å motta ryktighet. Også, det ser ut til å være mye mer interesse for å høre fra vellykkede forretningsførere og det vi kaller "guruer", de som har vært der, gjort det, og snakker nå om det.

Vi jobber faktisk med industrieksperter, som kan være akademikere eller spesialister på et gitt felt. Mens de tjener en fantastisk hensikt, husk at bransjens "eksperter" ikke nødvendigvis er erfarne profesjonelle høyttalere. Høyttalerbiblioteket bør kjenne stilen, styrken og svakheten til hver bransjeekspert som de ville noen annen ekspert for å gi riktig veiledning.

Spørsmål: Hvilke typer organisasjoner velger eksperter over kjendiser eller gjenkjennelige idrettstall og under hvilke omstendigheter?

A: Dette avhenger mer av hvilke typer møter selskapet prøver å opprette. Incentive møter, eller møter for folk som har hatt å tjene rett til å delta, vil bruke flere kjendistyper til å belønne deltakere med en "uforglemmelig" opplevelse. Flere innhold eller pedagogisk rettede møter vil lene seg mot flere industrieksperter og innholdshøyttalere.

Vi ser nå en veldig fin trend mot blanding av typer høyttalere som selskapene skal bruke på sine ulike møter.Flere planleggere ser på det overordnede bildet og bruker innholds- eller industrihøyttalere, samt motiverende høyttalere - og noen ganger entertainere - på et bredere spekter av møter.

Om å ansette en profesjonell høyttaler

Q: Har høyttalere vanligvis spesifikke krav (annet enn betaling av talegebyr) som hendelsesplanleggere bør være oppmerksomme på?

A: Hver høyttalers spesifikke krav er forskjellige. I det minste bør en planlegger forvente å være ansvarlig for å betale for flybillett, overnatting, landtransport, måltider og AV-krav. Noen ganger kan en høyttaler ha en flat avgift for reise eller kreve en bestemt per-diem for å dekke måltider og tilfeldigheter. Det kan også være gebyrer for spesifikke utdelinger eller retten til å registrere adressen eller talen.

Høyttalerbyråer bør gi noen omfattende krav til planleggeren før en endelig beslutning blir tatt, så det er ingen overraskelser.

Om en profesjonell høyttalers gebyrer

Spørsmål: Hvilken type avgifter skal arrangørene forvente å budsjettere for en profesjonell høyttaler? Er det en måte du kan bidra til å kategorisere gebyrnivåer å forvente for ulike typer høyttalere?

A: Godt spørsmål. Avgifter varierer fra noen få tusen dollar til over hundre tusen dollar. Høyttalerne fastsetter sine avgifter og det er ingen spesifikke kriterier eller standarder for hvordan de gjør det.

La oss bryte ned tre forskjellige typer høyttalere: profesjonell, ekspert og kjendis.

1. Profesjonelle høyttalere er de som har valgt å tale for levende. Det er tusenvis av disse typer høyttalere på markedet. Jeg liker å tro at de baserer sine avgifter på deres erfaring, kunnskap og talevansker, men ofte er det det de oppfatter sin verdi å være.
2. Eksperthøyttalere er de som snakker som et resultat av deres kompetanse i et gitt område. Det er ikke deres primære yrke.
3. Kjendis høyttalere er bare det: kjendiser. Ofte betaler du mye penger bare for å ha en kjendis på plattformen. Planleggeren må bestemme verdien av det!

Q: Er gebyrer for et høyttalerebureau inkludert i høyttalers gebyr? Skal en hendelse planlegger forvente å budsjett ekstra avgifter? Hvis ja, under hvilke forhold?

A: Vanligvis betaler høyttaleren byrået en kommisjon. De gjør dette fordi byrået har sikret engasjementet for dem og påtar seg alle logistiske og kontraktsmessige forpliktelser. Det er unntak, som i enhver bedrift, og det kan være ganger når et byrå kan kreve sine egne avgifter når de tilbyr tjenester som omfattende forskning eller strategisk planlegging for bedrifter eller organisasjoner.

Om Speaking Engagement Kanselleringer og høyttalere Bureaus

Q: Mange situasjoner kan oppstå som kan kreve en høyttaler for å avbryte et engasjement. Hvilke skritt kan en hendelsesplanlegger ta for å løse denne situasjonen når man avtaler en høyttaler?

A: Dette er hvor et byrå / høyttalerforhold virkelig kan gjøre en verden av forskjell som vi kan "rally" høyttalere for å hjelpe oss ut i krisesituasjoner.

Forhåpentligvis skjer en avbestilling med nok tid til å finne en tilsvarende erstatning. Men tiden er vanligvis ikke på vår side når avbestillinger skjer.

Så når en planlegger lærer om en kansellering, bør de umiddelbart ringe sitt byrå for en "back up" -plan - selv om det bare er timer før talen. Hvis det er en stor begivenhet med flere enn en høyttaler, kan vi kanskje spørre en av våre høyttalere allerede på arrangementet for å gjøre "dobbelt plikt." "Eller, hvis vi vet at en annen høyttaler er geografisk nærliggende, kan vi be ham eller henne om å gjøre en omvei til arrangementet og lagre dagen.

Det er alltid løsninger; forhåpentligvis jobber du med et byrå som kjenner sine høyttalere godt nok til å overvinne disse frustrerende utfordringene.

Q: Et slikt scenario er sannsynligvis en av de viktigste tider for å jobbe med et høyttalerbureau. Kan du dele et eksempel på hvordan du sikret noen andre i siste øyeblikk?

A: Vi var på stedet for å administrere høyttalerne for en stor forsikringsklient som holdt et insentivmøte. På ca 5 a. m. en søndag morgen, fikk personellpersonen en panikkoppringing fra klienten. Den ene høyttaleren de bestilte uten vår hjelp, oppsto ikke. Tilsynelatende var det noe problem med høyttalerens transport, men ingen visste virkelig hva som skjedde.

Klienten ble nå igjen med et gapende hull i agendaen der åpningsnoten tilhørte! Så, vi fikk jobbe med en gang for å brainstorm erstatning ideer.

Vi kjente denne klienten og deres publikum godt, og fastslått at vi hadde den perfekte kandidaten innen kjøreavstand. Vi ringte hans kontor, mobiltelefon, hjemme og hans kone! Da vi fant ham, forklarte vi situasjonen, og han ble enige om å komme umiddelbart til møtet. En gang han ankom, hadde vi et kort møte med klienten og snakket om mål, og uten videre tok høyttaleren scenen.

Etter fullføring mottok høyttaleren en stående ovasjon fra publikum! Som det viser seg, var han sannsynligvis et bedre valg for åpningsinngangen enn personen som avsluttet et no-show.

Forhold betyr faktisk noe!