Arkiveringstips for folk som hater arkivering

Det er noe om arkivering som gjør øynene myke over - og arkivering over lengre tid setter meg i fare for å falle i koma.

Men dessverre hater det eller ikke, når du kjører en liten bedrift, må arkivering gjøres, eller du vil snart finne at skrivebordet ditt kollapser under vekten av alt papiret som holder opp. Hva er en hater av arkivering å gjøre?

Det er to tilnærminger til problemet som kan hjelpe.

Du kan prøve å gjøre tiden din så kort som mulig (en metode jeg nesten har perfeksjonert i løpet av mange år med å kjøre et kontor) eller gjøre tiden din så god som mulig (noe jeg beholder prøver å oppnå). La oss se på tips for å redusere mengden tid du faktisk bruker filing først.

Slik reduserer du tiden du bruker til å arkivere

1. Tøm og resirkuler når det er mulig.

Det første spørsmålet om et hvilket som helst stykke papir som stirrer på deg og venter på å bli arkivert er, "Skal dette dokumentet bli arkivert? "(Lær de tre trinnene for å lage et dokumenthåndteringssystem.)

Mange dokumenter som kommer i posten, kan gå direkte inn i shredderen. Hva er poenget med arkiveringsannonser eller informasjonsbrev fra andre selskaper, for eksempel? Når du arbeider med e-post, må du lese et brev en gang, avgjøre om du trenger det et år fra nå og fil eller makulere det tilsvarende.

Sjansene er gode, du sender også mange hardt kopier av dokumenter som du ikke trenger å arkivere - og bør ikke engang skrive ut i utgangspunktet.

Det er ikke nødvendig å arkivere kopier av fakturaer eller bokstaver, for eksempel hvis dine elektroniske filer er organisert og du følger riktige sikkerhetskopieringsprosedyrer. (Se 6 Forretningsdatabeskyttelsesregler og Sette opp et vellykket sikkerhetskopieringssystem for detaljer om hvordan du gjør dette.)

Så når du takler den bunken med arkivering, kutte du "papiret du kan leve uten".

2. Bruk et arkiveringssystem som gjør andre kontorarbeid enklere, ikke vanskeligere.

Det meste av papiret jeg må arkivere, er relatert til prosessprosessen - og disse dokumentene må inngå i regnskapssystemet før noe annet er gjort med dem. Så i stedet for å ta kvitteringen for en tonerkassett til skriveren og arkivere den under "P" i mitt hovedarkiveringssystem, legger jeg det i mitt "første" arkiveringssystem, en serie mapper merket av måned og år.

Hvis jeg for eksempel kjøpte tonerkassetten i september 2014, er det filen den går inn, sammen med alle andre regninger, kvitteringer og andre forretningsdokumenter som skjedde i den måneden. Da er det enkelt å jobbe gjennom mappen i slutten av måneden og gjøre alle regnskapsoppføringene som må gjøres (eller hvis du ikke gjør det selv, å gi den månedlige mappen til din regnskapsfører eller bokholder) .

Merk at jeg driver en tjenestevirksomhet, ikke en detaljhandel, så sitte ned og jobbe med kontoene en gang i måneden fungerer for meg. Du må endre den månedlige mappen ideen tilsvarende hvis du må bringe kontoene dine oppdatert oftere.

3. Tenk før du filen.

Hva skjer etter at jeg har brukt de månedlige mappene til å gjøre regnskapet?

Dokumentene må flyttes til "hoved" arkiveringssystemet. Men i stedet for å bare arkivere hvert dokument individuelt avhengig av tittelen, logger jeg logisk i henhold til gruppen, en søknadsprosedyre finner jeg mye raskere.

La oss ta en titt på eksemplet på tonerkassetten til skriveren. I stedet for å arkivere denne kvitteringen under "P" for tonerkassett for skriver, ville jeg arkivere denne under Kontorrekvisita - Kvitteringer, samme sted som jeg ville legge til dokumenter som kvittering for en samling post-it notater eller kvittering for skriver papir. Dette gjør ikke bare arkivering raskere, men gjør det mye lettere å finne dokumenter etterpå.

4. Bruk hele ord og uttrykk på filmappens etiketter, ikke bare bokstaver.

Det er ingen regel som sier at du bare er begrenset til enkelt bokstaver når du oppretter divisjonene i ditt arkiveringssystem.

Og hvis du gjør det, gjør du arkiveringen din unødvendig sakte og komplisert. Tilpass arkiveringssystemet ditt slik at du kan dra nytte av å sende inn en gruppe og finne riktig sted for å plassere et dokument raskere.

For eksempel, i stedet for bare å ha en del av mitt arkivsystem merket "C", har jeg også en seksjon som er merket "Klientfiler". Filene i "Klientfiler" er organisert alfabetisk. Skjønnheten med å tilpasse arkiveringssystemet ditt på denne måten er at det alltid kan deles videre og organisert hvis du trenger det. Så en stor klient kan ha en filsystemdeler merket med navnet sitt i "Klientfiler" -delen for å gjøre det enklere å finne dokumenter relatert til henne.

I dette eksemplet vil etikettene på arkiveringssystemet lese "B", "C", "Klientfiler", "D" … Se hvor mye lettere arkivering blir?

En annen arkiveringstips for å øke hastigheten Oppgi arkivet: Ikke glem å tilpasse alfabetet. I stedet for bare å ha en "M" -del, merk en "Mc" også.

5. Hold det "første" arkiveringssystemet i nærheten og praktisk. > Den andre flotte tingen om å bruke et to-trinns arkiveringssystem, som det jeg har beskrevet ovenfor, er at det blir mye lettere å holde den første fasen av arkivsystemet ditt (de månedlige mappene) fysisk nær arbeidsplassen din. Jeg vil være mye mer tilbøyelig til å sende papirer umiddelbart, i stedet for å la dem ha en høy, organisert plass for å arkivere dem.

Sett så siste, nåværende og neste måneds månedlige mapper i en skuff eller bruk en konsertfil og legg den i armlengden i arbeidsområdet. Hovedparten av arkiveringssystemet ditt (det "viktigste" arkiveringssystemet som jeg ringte det i arkiveringstips 3) kan være på tvers av rommet eller til og med i et annet rom helt, men for å spare tid, bør du ikke gå opp for å gjøre første gangs arkivering.

Slik lager du arkivering gøy

Arkivtipsene jeg har gitt deg så langt, bør hjelpe deg med å kutte ned tiden du bruker til å arkivere og forhindre hjernestopp. Men hva med å gjøre din tid arkivering mer moro?

I sannhet er den eneste strategien jeg har kommet opp med her, den direkte bestikkelsen, som belønner meg selv med en informasjonskapsel hvis jeg filen for en viss tid. Dette vil fungere, men kan føre til å sette på mange pund hvis du har mye arkivering å gjøre.

Eller du kan ta en mer kunstnerisk tilnærming ved å bruke alle forskjellige farger for filmappene dine og bruke uvanlige skrifttyper eller kalligrafi til etikettene. Hvorvidt dette gjør filingen mer moro, vil det sikkert gjøre det mer attraktivt.

Og hvem vet? Kanskje bare det faktum at filingen din er så mye raskere nå at den er så organisert, vil gjøre det mye morsommere å gjøre.