Grunnleggende om å bygge et arrangementbudsjett

Som en hendelsesplanlegger er det viktig å holde seg innenfor kundens budsjett. Og for å gjøre det, trenger du et detaljert begivenhetsbudsjett som du og din klient er enige om.

Enten du er ny til arrangementsplanlegging eller en erfaren profesjonell, holder et budsjett for begivenheter, hjelper du deg med å holde deg organisert og forberedt på eventuelle klientforespørsler - og unngå at du går over budsjettet.

For en grunnleggende begivenhet, for eksempel et seminar eller middagsselskap, kan Excel eller andre regnearkprogrammer være nyttig.

Oppfør følgende fire kategorier langs toppen:

• Element
• Prognosen Kostnad
• Faktisk kostnad
• Detaljer

Derefter kategoriser og spor kostnadspostene.

Administrere et begivenhetsbudsjett

1. Leiekostnader for sporingssteder. Når du planlegger arrangementet selv og som du møter med salgssjefen din, må du spore alle forventede leieavgifter for arrangementet og funksjonsområdet, rengjøring, bagasjehåndtering og relaterte utgifter.

2. Anslå cateringkostnader. Dette inkluderer alle mat og drikkevarer, inkludert tips og drikkepenger - som kan utgjøre opptil 30%.

3. Dokumenttransportgebyrer. Dette inkluderer skyttelbusser, trenere, eventoverføringer og eventuelle relaterte utgifter.

4. Legg til dekorkostnader. De fleste begivenheter inkluderer utgifter for innredning, for eksempel senterstykker, floraler, teltutleie, etc. Dette er hvor du opplister disse kostnadene.

5. Dokumentunderholdning og utstyrsavgifter. Fellesutgifter i denne kategorien inkluderer A / V-utstyr, men det er også et godt sted å liste honorarer til høyttalere, eller hvis du ansetter entertainere.

6. Oppsummer utskriftskostnader. Flere små varekostnader kombinerer faktisk å lage en større kostnadspost. Disse inkluderer invitasjoner, navnemerker, programhefter, hendelsesskilt og bannere.

7. Linjepost for gaver. En vanlig hendelse tips er å aldri tillate en gjest å forlate tomhendt. Så, uansett gave eller gaver du gir, spore kostnadene for dem hver for seg; du vil bli overrasket over hvor mye disse elementene kan koste.

8. Identifiser aktivitetskostnader. Hvis aktiviteten din inkluderer aktiviteter som golf, tennis, spa, rafting, sykling eller andre aktiviteter, vil du legge merke til kostnadene for disse avgiftene separat. Vurder å oppsummere totalprisen i regnearket ditt og legge ved en sammenbrudd.

9. Legg inn andre utgifter. Hvis en utgift ikke faller inn i noen av de ovennevnte kategoriene, kan du oppgi dem som et diverse utgiftselement her.

10. Gi deg selv en kategorien for beredskapsfond. Avhengig av størrelsen eller kompleksiteten til et arrangement, vil du kanskje gi deg så mye som opptil 20% av arrangementsbudget her. Til tross for den beste planleggingen vil kostnadene overstige forventede planer med utgifter som du aldri anser. Dette vil holde deg fra å gå over budsjettet hver gang.

11. Oppsummer de anslåtte utgiftene. Når du bygger ditt arrangementsprogram, vil du ha en god projeksjon av de totale utgiftene. Dette er informasjonen du vil dele med hendelseklienten for å sikre at de er klar over arrangementsbudget, slik at det ikke er noen overraskelser senere.

12. Oppsummer faktiske kostnader. Dette skjer etter at arrangementet har avsluttet. Subtotal fakturaene i de ovennevnte 10 kategoriene og dokumentere det faktiske budsjettet. Hvis det er ekstremt gunstig, identifiser sparing i faktisk budsjett vs. det projiserte budsjettet, og demonstrer verdien du tok til rollen.