Hvordan utvikle en effektiv møte agenda

En møteagenda er listen over elementer som deltakerne håper å oppnå på et møte. Dagsordenen skal distribueres til deltakerne flere dager før et møte, minimum 24 timer, slik at deltakerne får anledning til å forberede seg på møtet.

I kombinasjon med møtemåter er dokumentasjonen som deltakere mottar etter et møte, dagsorden planen for møtet og den rapporterte oppfølgingen for det forrige møtet.

Når du utvikler en agenda for et møte som ikke er planlagt regelmessig, vil følgende trinn hjelpe deg. Senere i denne artikkelen vil du se en mal for et regelmessig planlagt møte. De to typer møter deler like agenter, men er ikke akkurat det samme.

Utvikling av en møteagenda

Først må du identifisere om andre ansatte er nødvendig for å hjelpe deg med å planlegge møtet. Deretter bestemmer hva du håper å oppnå ved å holde møtet. Etablere målbare mål for møtet ditt. Målene du fastsetter vil etablere rammeverket for en effektiv møteplan.

Som Stephen Covey sier i Syv vaner med svært effektive mennesker , "Begynn med enden i tankene." Møteformålet ditt vil avgjøre møtefokus, møteagenda og møtedeltakere.

Å lage en agenda er å lage en plan for møtet. Du starter med hovedmål eller formål som du prøver å oppnå ved å holde møtet.

Når du har bestemt deg for målet ditt, må du avgjøre om du trenger hjelp fra flere ansatte til å planlegge agendaen din. Hvis ja, inviter dem til å bli med deg.

Etter at du har bestemt deg for det overordnede målet, må du eller laget ditt gjøre følgende beslutninger. I tillegg til formålet med eller målet for møtet, vises hvert av disse elementene på møtelageren.

• Nødvendige deltakere til det faktiske møtet,
• De elementene som trenger diskusjon eller handling som vil føre til gjennomføring av mål eller formål,
• Hvor mye tid du forventer gruppen vil trenge for diskusjonen av hvert element,
• En dato og klokkeslett for møtet,
• Et passende sted, som vil holde alle deltakerne komfortabelt, for møtet,
• Pre-work for møtet. Dette vil inkludere lesing, dokumentasjon, data, møte minutter fra et tidligere møte, eller noe annet forberedelse som vil gjøre ditt faktiske møte vellykket. Dette forberedelsen skal knyttes til møteoppslaget og dagsordenen når du distribuerer dem til inviterte deltakere.

I tillegg til de ovennevnte beslutningselementene, bør standardagendaelementene inneholde:

• Gjennomgå møtet formål, agenda og forventede resultater og produkt.
• Gjennomgå protokollen fra det foregående møtet.
• Gjennomgå deltakernes fremgang på forpliktelser og handlingsposter som ble gjort på det forrige møtet.
• Notattakeren eller lederen må gjennomgå de forpliktelsene deltakerne har gjort under møtet som en siste dagsorden.

Bestem hvem som må delta i å utføre din agenda

Når du har bestemt deg for at et møte er nødvendig for å nå målet ditt, må du utvikle listen over deltakere.

Ikke alle medarbeider kan eller burde delta i hvert møte, men innbydende de riktige deltakerne vil øke sannsynligheten for suksess. Bestem deltakerne ved å stille spørsmål som følgende.

Møteredag ​​for jevnlig planlagte møter

Ikke hvert møte trenger en skreddersydd agenda. De fleste ansatte har regelmessig planlagt møter for sine avdelinger eller arbeidsgrupper. Du har også lag og prosjekter som du deltar i.

Et pågående prosjekt kan ikke kreve en nyutviklet dagsorden for hvert møte, men teamet ditt vil bli godt betjent ved å vedta en standard tilnærming til møtet ditt.

Det regelmessige planlagte møtet deles inn i tre segmenter som hver har standard dagsordreelementer: Informasjonselementer, Handlingselementer og Videreplanlegging.

Møtedagbok

Informasjonselementer

Handlingselementer

Forward Planning

Hvis du følger disse retningslinjene når du utvikler din møteagenda, øker du sannsynligheten for at møtet ditt vil gi resultater.

Relatert til møteredag ​​

• Hvem må eie løsningen gruppen utvikler?
• Hvem eier prosessen gruppen diskuterer?
• Hvem trenger å vite informasjonen du distribuerer?
• Hvem kan gi data og fakta for å veilede beslutningstaking?
• Hvem har erfaring eller kompetanse til å dele med gruppen?
• Hvem må støtte implementeringen av eventuelle løsninger eller oppgaver?
• Hvem må gi tillatelse eller ressurser for å oppnå møteutfallet?
• Hvem kan motsette seg implementering av eventuelle løsninger eller retninger?
• Oppvarming og hilsener. Vurder en kort isbryter avhengig av hvor ofte gruppen møter.
• Gjennomgå møtet formål, agenda og forventede resultater og produkt.
• Gjennomgå protokollen fra det foregående møtet.
• Gi passende avdelings- og bedriftsinformasjon som teamet trenger.
• Gjennomgå fremgang på handlingsobjekter, handlingsplaner og forpliktelser. Gjennomgå gruppe utvikler seg på mål.
• Diskuter og ta avgjørelser om dagsordenselementene for dette møtet.
• Identifiser neste trinn.
• Identifiser formålet, utfallet og dagsordenen for neste møte.
• Notattakeren bør gjennomgå de forpliktelsene folk har gjort under møtet.
• Identifiser hvilken som helst hjelp fra personer som ikke er i gruppen, og tildel deltakerne til å ta kontakt.
• Send minutter ut innen 24 timer etter møtet.

  Mer relatert til effektive møter

  • Møt og hilsmøte på isbryter til lunsj
  • Utvikle konsernstandarder
  • Lag Normer Eksempel