Finne en jobb som sekretær / administrativ assistent

Hvis du går inn i arbeidsstyrken med et videregående diplom, kan du vurdere en jobb som sekretær eller administrativ assistent. Du kan få en kant i feltet, ved å skrive inn et tilknyttet studieprogram eller delta i et sekretærutdanningsprogram etter videregående skole.

I et voksende antall sektorer har sekretærer en bachelorgrad eller tjener spesialitetsfokuserte sertifiseringer som den akkrediterte juridiske sekretær eller den sertifiserte medisinske administrativ assistenten.

Jobbkrav for sekretærer / administrativ assistenter

For å jobbe i en administrativ stilling, vil du bli forventet å være komfortabel ved å bruke teknologi på en rekke måter. Du kan bli pålagt å generere dokumenter, sette sammen presentasjoner, lage regneark, administrere databaser og vedlikeholde nettsteder. Du bør være komfortabel med Microsoft Office, e-post og internett. For en jobb i en liten bedrift, må du kanskje være kjent med QuickBooks eller andre regnskapsprogrammer.

Gode muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner er avgjørende. Når du jobber på en kontorsjobb, må du være detalj orientert og ha korrekturlesing ferdigheter. Du bør ha en solid kommando av det engelske språket, inkludert skrive / redigering ferdigheter. Noen arbeidsansvar kan innebære å skape dokumenter og / eller nettsteder. Du må være komfortabel å revidere eller komponere kommunikasjon eller webinnhold.

Kontorlederens rolle kan være en del av ditt ansvar. For å være en vellykket leder må du kunne multitask og være godt organisert. Som leder vil du ofte planlegge personalarrangementer som utmerkede middager og innsamlingsarrangementer eller planlegge klientmøter og ordne planer for dine medarbeidere.

Hvordan finne en jobb som sekretær / administrativ assistent

Før du starter søket, samle referanser fra tidligere arbeidsgivere. Hvis du ikke har mye arbeidserfaring, kan du bruke en personlig referanse.

Arbeidsgivere som ansetter en sekretær eller en administrativ assistent, ser etter en person de kan jobbe med komfortabelt, hvem vil blande seg godt med andre ansatte og hvem som kan stole på konfidensiell informasjon. Sterke anbefalingsbrev kan vise disse egenskapene.

Tapp inn i nettverkene dine for å få ledninger på jobbåpninger. Nå ut til Facebook og LinkedIn kontakter, familie venner, naboer og tidligere arbeidsgivere og la dem få vite at du vil sette pris på introduksjoner til alle som de vet, kan ansette.

Hvis du fokuserer søket på en sektor som lov, medisin, forlag eller høyere utdanning, spør du for eksempel kontaktene dine spesifikt for henvisninger til fagpersoner som de vet i de ansattes arbeidsområder.

Bruk i person

Du vil være en representant for selskapet som ansetter deg og gir ofte det første inntrykket til kunder eller kunder. Dette betyr at et rent bilde og sterke mellommenneskelige ferdigheter er viktige for sekretærer og administrative assistenter å eie.

Hvis du finner en måte å bli lagt merke til av potensielle arbeidsgivere, kan det gi deg en fordel som kandidat. Med anbefalingsbrevene dine og fortsett i hånden, besøk lokale organisasjoner og bedrifter. Slik søker du om en jobb i person.

Hyr portvaktene og spør om du kan snakke med noen av veiledere eller ledere om stillingen hos stillingen hos organisasjonen. Hvis ledere ikke er tilgjengelige, fortell resepsjonisten et par viktige fakta om legitimasjonene dine og spør om de kan være hyggelige nok til å dele CV med sine sjefer.

Søk etter stillinger på nettet

Gjør et Google-søk etter stillinger med søkeord som administrativ assistent, markedsassistent, redaksjonell assistent, medisinsk sekretær, juridisk sekretær og kontorassistent for å generere jobber. Mange administrative stillinger vil også bli annonsert på ansettelsesdelen av nettstedet for din lokale avis eller handelskammer.

Intervju for administrativ assistentjobb

Ditt personlige bilde og mellommenneskelige ferdigheter vil bli vurdert av arbeidsgivere når du intervjuer for en åpen stilling. Pass på at du er upåklagelig kledd og preparert. Hils din intervjuer med et varmt smil og fast håndtrykk. Gjør riktig øyekontakt med hver av dine intervjuere i gruppesituasjoner.

Vær forberedt på intervjuet ved å undersøke virksomheten på forhånd. Bli kjent med hva de gjør på kontoret og hvem deres klientell er.

Forbered deg også på å selge deg selv ved å markere 5 - 7 eiendeler som gjør at du kan være effektiv i rollen som sekretær eller administrativ assistent i organisasjonen. For hver ressurs du nevner, vær klar til å referere til en rolle, et prosjekt eller en jobb der du brukte den styrken og generert noen positive resultater. Å fortelle disse historiene om hvordan du har fortjent deg tidligere, kan gå langt for å overbevise arbeidsgiverne om at du har de riktige tingene til å utmerke seg i jobben.

Gjennomgå forsiktig eller stillingsbeskrivelsen for stillingen og lage en liste over deres preferanser / krav. For hver kvalifikasjon, tenk på et eksempel på hvordan du viste denne kvaliteten eller brukte den ferdigheten.

Forbered svar på andre vanlige spørsmål for administrative intervjuer som dine svakheter og utfordringer som du har møtt tidligere. Arbeidsgivere vil sannsynligvis spørre deg om relasjoner med veiledere tidligere, så vær klar til å referere til hvordan du har jobbet bra med sjefer og håndtert utfordrende personligheter effektivt, og ha de skriftlige referansene hendig.

Oppfølging Etter intervjuet

Skriv straks etter intervjuet et takkort eller brev som tydelig indikerer at du vil jobbe med den arbeidsgiveren.Gi uttrykk for hvor mye du setter pris på at de tar deg tid til å møte deg og forklare hvordan du er en utmerket passform for stillingen.

Hvis du har møtt flere intervjuere, kan du prøve å inkludere noe annet i hver kommunikasjon for å vise at du er en ekstremt motivert og gjennomtenkt person.