Administrativ assistent eller administrerende direktør

Både utøvende sekretærer og administrative assistenter gir avansert administrativ støtte til en eller to ledere eller ledere. Men hva skiller disse kontorposisjonene fra andre mer kontorlige og rutinemessige kontoroppgaver er ansvarsnivået og konfidensialiteten knyttet til dem.

I tillegg til de grunnleggende kontorfunksjonene er også administrativ assistent og utøvende sekretær ansvarlig for å skrive eller utarbeide rapporter, organisere og planlegge møter, gjennomgå innkommende meldinger for å avgjøre betydningen av dem, forberede dagsordener til styremøter, lage reisearrangementer, samle møte minutter, gjennomføring av forskning, forbereder korrespondanse og overvåking og opplæring av juniortjenestepersonell.

Disse rollene kan kreve ulike nivåer av erfaring og har noen av disse lignende jobbtittelene:

• Administrativ assistent på oppdragsnivå
• Administrativ assistent
• Senior administrativ assistent
• Administrerende sekretær
• Senior Executive Secretary
• Office Manager
• Senior Office Manager

Merk: Juridiske og medisinske assistentstillinger er ganske forskjellige og krever spesiell trening som kreves i yrket der de jobber.

Forskjeller mellom administrasjonsassistenter og administrerende sekretærer

Rektorene til administrerende sekretærer og administrative assistenter har betydelig overlapping, og forskjellene i rollene kan variere etter organisasjon. I noen tilfeller fokuserer den utøvende sekretær på flere administrative oppgaver for en leder eller ledere, for eksempel møteplanlegging, reiseplanlegging, håndtering av skriftlig kommunikasjon og til og med bokføring. En administrativ assistent kan fokusere på flere forretningsoperasjoner og ta på seg en mer ledende rolle i noen kapasiteter, skape agendaer for møter eller konferanser, administrere budsjetter og håndtere leverandørfakturering.

Administrativ assistenter kan bli pålagt å ha en mer spesialisert utdanning i noen tilfeller der det er kritisk å administrere forretningsvirksomhet.

Kjernekompetanse

Både utøvende sekretærer og administrative assistenter har et kjernesett av arbeidsferdigheter som er avgjørende for hver rolle. Disse inkluderer eksepsjonelle organisatoriske ferdigheter, gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner, samt en sterk oppmerksomhet på detaljer og profesjonalitet.

De må ha teknisk kompetanse med kontorautomatiseringsverktøy, inkludert programvarenes nødvendigheter som Microsoft Word, Excel og PowerPoint, samt bokholderverktøy som QuickBooks.

Administrativ assistent eller sekretær i et lite kontor

I et lite kontor utføres ansvaret til en administrativ assistent eller utøvende sekretær vanligvis av en rekke kontoransatte.Noen arbeid kan faktisk gjøres av selskapets ledere selv, og den administrative assistenten eller utøvende sekretær roller kan omfatte et større utvalg av ansvar etter behov i den mindre organisasjonen.

Administrativ assistent eller daglig leder i et mediumkontor

Etter hvert som størrelsen på et selskap øker, øker behovet for en person som er svært organisert og kan utføre et stort antall oppgaver. Dette gjelder spesielt for ledere som driver bedrifter som krever høy grad av konfidensialitet og integritet for virksomheten som gjennomføres.

Administrativ assistent eller daglig leder i et stort kontor

Det er vanlig at et stort kontor har flere administrative assistenter og / eller sekretærer. Ved denne virksomhetsstørrelsen er det vanligvis nødvendig å ha en kontorleder som koordinerer de ansatte som betjener selskapets ledere.

I noen tilfeller vil en administrativ assistent følge med lederen på lange forretningsreiser for å bistå med møtearrangementer, planlegging og andre viktige organisatoriske oppgaver.