Hvordan 80/20-regelverket kan bidra til å forbedre produktiviteten din

I 1906 opprettet italiensk økonom Vilfredo Pareto en matematisk formel for å beskrive den ulik fordeling av rikdom i sitt land. Pareto observerte at tjue prosent av folket eide åtti prosent av rikdommen. I slutten av 1940-tallet tilordnet kvalitetsguru, Dr. Joseph M. Juran, 80/20-regelen til Pareto, og kalte det Pareto's Principle. Paretos prinsipp eller Paretos lov er et nyttig verktøy for å hjelpe deg med å prioritere og styre arbeidet i livet ditt.

Denne artikkelen gir en oversikt over regelen og eksempler på hvordan det kan hjelpe deg med å forbedre din personlige og profesjonelle produktivitet og effektivitet.

Hva det betyr <809> Regelen 80/20 betyr at 20 prosent av inngangene eller aktivitetene i enhver situasjon er ansvarlig for 80 prosent av resultatene eller resultatene. I Paretos tilfelle mente det at 20 prosent av folket eide 80 prosent av rikdommen. I Jurans første arbeid med å anvende 80/20-regelen til kvalitetsstudier, identifiserte han 20 prosent av feilene som forårsaket 80 prosent av problemene. Prosjektledere vet at 20 prosent av arbeidet (de første 10 prosent og de siste 10 prosent) forbruker 80 prosent av tid og ressurser.

Andre eksempler du kanskje har oppstått:

80% av inntektene våre genereres av 20% av våre kunder.

• 80% av våre klager kommer fra 20% av våre kunder.
• 80% av våre kvalitetsproblemer oppstår med 20% av våre produkter.
• Eller:

20% av våre bidragsytere gir 80% av vår finansiering.

• 20% av våre ansatte er ansvarlige for 80% av syke dager.
• 20% av mine ideer genererer 80% av trafikken min på bloggen min.

Det er et nesten ubegrenset antall eksempler på at vi pleier å anvende 80/20-regelen i våre personlige og arbeidsliv. Mesteparten av tiden refererer vi Pareto's Rule uten å bruke streng matematisk analyse til situasjonen.

Vi generaliserer om denne 80/20 metriske, men selv med denne slurvete matte er forholdet uvanlig vanlig i vår verden.

7 Områder 80/20-regelen kan hjelpe din produktivitet:

Hvis du gransker elementene på listen "Å gjøre", er sjansene bare at noen av elementene er knyttet til viktige problemer.

1. Selv om vi kan ta tilfredsstillelse med å krysse et stort antall av de mindre problemene fra våre oppgavelister, foreslår 80/20-regelen at vi bør fokusere på de få, større objektene som vil generere de mest signifikante resultatene. Listen kan ikke vokse mye kortere, men du vil øve effektiv prioritering. Ved vurdering av risiko for et kommende prosjekt, har ikke alle risikoer samme betydning.
2. Velg de største risikoene som gir størst potensial for skade (gitt sannsynligheten for forekomst) og fokusere overvåking og risikoplanlegging på disse elementene.Ikke ignorere de andre, men distribuere fokuset ditt forholdsmessig. Som salgsrepresentant, jobber du hardt med å forstå egenskapene til de 20 prosent av kundene dine som utgjør størstedelen av inntektene dine
3. og investerer prospekteringstid på å identifisere og kvalifisere liknende kunder. Evaluer jevnlig
4. 80 prosent av kundene dine, som genererer omtrent 20 prosent av virksomheten din, og identifiser muligheter for å kaste de kundene for de som kjører bedre resultater . Noen ledere og firmaer driver aktivt sine kundeoppføringer hvert par år, og effektivt skyter de bunnpresterende kundene. Hvis du jobber i kundestøtte eller et kundesenter, kan du se etter 80/20-distribusjonen der 80 prosent av kundesamtaler eller støtteproblemer kan tilskrives 20 prosent av tilbudene dine eller 20 prosent av ditt totale antall kunder.
5. For tilbudene som genererer alle anropene, fokuser på grunnlagsanalyse for å identifisere kvalitets- eller dokumentasjonsproblemer, og ta deretter korrigerende tiltak. For det høye samtalet streber volumkunder seg for å forstå årsaken til samtalen deres og tilby alternative metoder for å skaffe svar. Entreprenører, solister og uavhengige fagfolk bør evaluere arbeidsbelastningene og vurdere om brutto flertallet av tiden er brukt etter å ha småverdige aktiviteter
6. , inkludert administrativt arbeid som er enkelt og rimelig outsourcet. Når du vurderer midtveis fremgang på dine mål,
7. fokuserer du på de få målene eller aktivitetene som er mest kritiske for din utvikling eller suksess. I likhet med oppgavelisten blir ikke alle oppgaver og mål skapt like. Praktiske grenser til 80/20-regelen:

Som vi har utforsket, har 80/20-regelen mange applikasjoner i vårt arbeid og personlige liv. Det er imidlertid muligheter for å misapplyse dette verktøyet og gjøre kritiske feil.

Du bør ikke fokusere på bare 20 prosent av toppspillerne på laget ditt på bekostning av de andre 80 prosentene.

• Du er ansvarlig for å øke antall toppspillere, samt vurdere og potensielt eliminere de som er konsekvent dårlige artister. 80/20-regelen kan foreslå å redusere nivået på diversifisering du strever etter med investeringer.
• Forsiktig må du ta hensyn til din samlede porteføljemiks og justeringer som gjøres hvis bare 20 prosent av investeringene kjører 80 prosent av resultatene . Mens 20 prosent av tiden investert i et prosjekt gjennom planlegging og utførelse, kan det generere de fleste resultatene eller fremskrittene,
• har du ikke råd til å ignorere detaljene i initiativet. Bunnlinjen:

Pareto's Principle eller 80/20 Rule er en nyttig konstruksjon når vi analyserer våre innsats og utfall. Det er uvurderlig når det brukes på oppgave- eller mållister, og det gir et nyttig analytisk rammeverk for mange problemssituasjoner. Bruk det liberalt, men aksepter det ikke som et absolutt eller du vil sannsynligvis misforstå.

-

Oppdatert av Art Petty