Hvordan hendelsesplanleggingslisten stopper utsettelse

Skal du utsette å begynne å planlegge arrangementet ditt?

I eventplanlegging er utsagn din fiende. Som hendelsesplanleggere starter vi arbeidet flere måneder (enda et år!) Før en faktisk begivenhet finner sted. Utsettelse i dette yrket kan være dødelig og kan koste deg penger og din virksomhet. Heldigvis, med en omfattende begivenhetsplanleggingsliste på din side, kan du erobre utsettelse og la den være død i sporene sine.

Alle har forhalet seg på en eller annen gang. I hendelsesplanlegging er det enkelt å bli overveldet av de mange oppgavene som må fylles ut. Dette kan føre til at det ikke blir noen handling i det hele tatt, da du er usikker på hvor du skal begynne.

En av de største fordelene ved å planlegge en vellykket hendelse er imidlertid å begynne å planlegge tidlig. "Tidlig fugl får ormen", og andre idiomer minner oss om at den første som kommer til showet, ofte er den som får det beste setet i huset. Eventplanleggeren som planlegger tidlig, har en bedre sjanse til å være vert for en vellykket, mindre stressende begivenhet.

Arrangementsplanleggingsarbeid kan ikke vente

Arrangementsplanlegging innebærer å koordinere mange forskjellige bevegelige deler og administrere en rekke detaljer i ulike stadier av et arrangement. av disse oppgavene kan ikke fullføres noen dager før arrangementet ditt. Avhengig av type arrangement og omfang, når du planlegger en vellykket hendelse, må du begynne å levere de beste resultatene tidlig.

Eventplanlegging tar tid

Hvis du ikke tilordner nok tid til å takle en oppgave, vil oppgaven ikke bli ferdig. Og i hendelsesplanlegging kan den ene uferdige oppgaven avregne en dominoeffekt og flere trinn i planleggingsprosessen som var basert på at en oppgave begynner å falle fra hverandre. Hvis du ikke klarer å velge th e rom oppsett og sitteplasser avtaler med klienten, så kan du ikke leie bord og stoler.

Hvis du ikke vet hvor mange bord og stoler du trenger, så kan ikke sengetøyet bestilles. Hverken kan midtpunktene. Du får ideen. En ting fører til en annen. Du kan risikere at du ikke kan reservere elementene du trenger.

Eventplanleggingslisten til redning!

Vurder hendelsesplanleggingen liste ditt hemmelige våpen i kampen mot procrastination. Det gir deg et utgangspunkt i planleggingsprosessen, og vil ikke bare holde deg organisert og minne deg på detaljer du kanskje ellers har oversett, men det vil også holde deg på plan. En hendelsesplanleggingsliste hjelper deg med å slå utsettelse ved å veilede deg gjennom arrangementplanleggingsprosessen med klare skritt som har fastsatt tidsfrister.

Slik setter du sammen en hendelsesplanleggingsliste

Start hendelsesplanleggingslisten så snart datoen er angitt for hendelsen, og du har en signert kontrakt i hånden fra klienten.Ikke start noe arbeid før du har et innledende innskudd fordi ellers arbeidet ditt vil bli gjort gratis.

en. Komme i gang

Når du setter deg ned for å forberede hendelsesplanleggingslisten, må du ikke fokusere på forfallsdatoer. Det kan sakte deg ned. Forstå arrangementet fra start til slutt og tenk på alle de tingene - stort eller lite - som du må gjøre mellom nå og selve arrangementet.

Arrangørplanleggere vet at hendelser består av en rekke mindre arrangementer som passer sammen for å kulminere i den siste hendelsen. Begynn å tenke på alle de tingene som utgjør hendelsen, og ta dem ned som de kommer til å tenke på. Organiseringen av disse elementene kommer senere.

2. Brainstorm!

Lag en liste på papir eller på datamaskinen, uansett hva du synes mest behagelig. Tenk på innredning, invitasjoner, romoppsett, underholdning, bemanning, mat og drikke, tillatelser, forsikringspolicyer og så videre. Jo lenger du drømmer dette over og bildet ditt skjer, jo lettere blir det å komme opp med individuelle oppgaver. Tenk på dette som din brainstorming økt.

3. Hva skal inkluderes på arrangementplanlisten din

Noen elementer som skal inkluderes på arrangementplanlisten din:

• Bekreft dato og klokkeslett med klient og
• Signer kontrakter med klient, spillested og leverandører
• Sikker hotellrom < Utleieunderholdning (gjestehøyttaler, band, kunstnere, etc.)
• Mail invitasjoner
• Velg meny
• Bestem romoppsett
• Leie ventetjenesten
• Bekreft antall gjester
• Leie tilleggsarrangement personale etter behov
• Gå gjennom nettsted
• Bekreft alle detaljer
• 4. Planlegg Early Due Dates

Når du har skrevet ned alle oppgavene, kan du begynne å jobbe bakover fra hendelsen for å avgjøre når hvert element må fylles ut. Alt som kan gjøres på forhånd, bør skrives ned på arrangementsplanlisten din med en tidlig forfallsdato. Det er menneskelig natur å tro at vi har mer tid enn vi egentlig gjør. Så ikke kast bort det.

Hvis du kan leie dine underholdningsmåneder på forhånd, gjør du det. Hvis du kan sikre caterer etter eget valg, fortsett og skaff deg en signert arrangementskontrakt. Gjør forskning på lokale leverandører hvis du ikke allerede har forhold til noen. Få en start på alt som kan fullføres tidlig i planleggingsprosessen.

Sørg for å inkludere vanlige oppfølging på listen din for å dobbeltsjekke at visse nøkkelelementer er fullført, for eksempel å bekrefte hos hver leverandør at de har mottatt din signerte kontrakt, og datoen er på deres tidsplan. Legg til et element for å sjekke tilbake med din caterer angående prøvetakingsmenyen som ble tilbudt. Alltid tillat ekstra tid for hvert element på din tidsplan.

Bruk hendelsesplanleggingslisten som veiviser

Med en omfattende arrangementplanleggingsliste ved siden av, kan du slå utsettelse. Det første trinnet er å forberede listen selv. Når det er oppnådd, og oppgavene er spesifisert med forfallsdatoer, er det enkelt å flytte fra en oppgave til det neste i henhold til tidsplanen. Procrastination beseiret.