Er det dags å spore inventar?

For mange nye eller raskt voksende bedrifter, kan verdien av beholdningen ofte utgjøre en betydelig prosentandel av deres samlede eiendeler. For andre er lagerkostnader et trivielt beløp. Med mindre virksomheten din selger eller lagrer varer som er underlagt lovlig tilsyn, for eksempel visse farlige materialer eller legemidler, er det ingen lover som krever at du implementerer eller vedlikeholder et oppsporingssystem.

De fleste bedrifter finner imidlertid at fordelene ved effektiv lagerstyring gjør deres innsats verdt, men det er også sant at ikke alle bedrifter trenger å spore lagerbeholdningen.

Da det ikke foreligger noen konkrete regler for om det er behov for oppsporing av varer, bør beslutningen om hvorvidt virksomheten din skal følge beholdningen, være basert på faktorer som er spesifikke for hver virksomhet. Å svare på følgende spørsmål kan hjelpe deg med å avgjøre om det er på tide å starte et lagerstyringssystem.

en. Kjøper du bare de mengdene som trengs for å fylle bestillinger etter hvert som du mottar dem? Hvis du for eksempel selger brudepike kjoler som er tilgjengelige i en rekke størrelser og farger, lager du alle mulige alternativer i multipler eller kjøper de eksakte størrelsene i ønsket farge når kunden legger en bestilling? Hvis sistnevnte, trenger du sannsynligvis ikke å spore lagerbeholdning.

2. Er verdien av lagerbeholdningen mer enn 25 prosent av månedsinntektene dine?

I så fall anbefaler mange regnskapsførere at du oppretter en lagerstyringsplan.

3. Hvor ofte savner du en salgsmulighet på grunn av utelukkende varer? Tapt muligheter kan være vanskelig å identifisere, men du har kanskje fått kunder til å ringe eller besøke butikken din for å spørre om du har et bestemt element.

Du kan også merke at en hylle er bar; kanskje kunder ser en tom sokkel i stedet for elementet de hadde tenkt å kjøpe og deretter forlate uten salg. En eller to utenomførte varer i løpet av et år vil ikke påvirke salget ditt, men hyppigere forekomster kan. Et godt administrert oppsporingssystem kan hjelpe deg med å forhindre utilsiktede elementer.

4. Hvor ofte mottar du flere bestillinger på varer enn du kan fylle i tide? Dette kalles overselling, og selv om det ligner på ikke-på-lager elementer, blir termen oftere brukt i e-handel. Overselling kan være spesielt skadelig dersom du annonserer levering i løpet av dagen eller gjør lignende løfter, for eksempel at du garanterer at en bestilling kommer med en ferie. Overselling er en god indikasjon på at du må spore lagerbeholdningen.

5. Hvor trygg er du at du ikke opplever lagerkrymping? Utgått inventar kan være et tegn på tyveri av kunder eller ansatte.Det kan også indikere urapportert brudd. Det kan hende du oppdager at et bestemt element bare har forsvunnet, men du kan også merke at forholdet mellom salg og varer kjøpte kontoer er ugunstig. Inventar sporing kan hjelpe deg med å identifisere krymping slik at du kan ta korrigerende tiltak.

6. Opprettholder du en forsyning av råvarer eller komponenter som du bruker til å produsere ferdige varer til salgs? Hvis det er tilfelle, kan det hende du trenger oppsporing av sporing for å sikre at du har tilstrekkelig materiale tilgjengelig for å produsere de produktene du trenger for å møte kundenes krav.

Etablering av et inventaringssystem

Hovedproduksjon og detaljhandel har vanligvis komplekse lagersporingssystemer som forbinder deres logistikk, ordreinngang, innkjøp, produksjonsplanlegging, salgssteder, kostnadsregnskap og andre avdelinger. Mindre bedrifter trenger imidlertid ikke vanligvis denne kompliserte metoden for lagersporing, i det minste ikke i begynnelsen. Et system kan være så enkelt som en filboks som inneholder indekskort eller et bindemiddel som inneholder et ark papir for hvert element i lageret ditt.

Det finnes også en rekke programvare for lagringshåndtering, og noen av de mer rudimentære programmene kan lastes ned gratis.

Naturligvis må lagerstyringssystemet ditt gjenspeile arten av bedriften din og dine spesifikke behov. De fleste gode beholdningssystemene inneholder imidlertid følgende informasjon.

en. Plassering: Tilordne en enkel plasseringskode for hvert sted som brukes til å lagre inventar. Hvis du har tre reoler, kan du for eksempel bruke bokstavene A, B og C til å representere enhetene, etterfulgt av et tall som representerer den spesifikke sokkelen, for eksempel A-2 eller C-4.

2. Element: Du må opprette et varenummer eller en beskrivelse for hvert element du planlegger å lagre. Kompleksiteten til varenummeret varierer. Hvis du for eksempel selger et bredt utvalg av kvinners kjoler, kan du opprette et nummereringssystem som identifiserer stilen, farge og størrelse på hver kjolen som selges. På den annen side kan du ganske enkelt inkludere alle kjoler under et enkelt nummer, opprette separate tall for hver størrelse eller velge hvilken som helst annen metode. Hvis du videreselger varer du kjøper fra en grossist, kan du bare bruke grossistens varenummer. Dette vil gjøre omordning ganske enkel også.

3. Kostnad: Du må vite enhetskostnaden for hvert element for å verdsette beholdningen. Denne prisen kan endres med hver ny ordre. Sporing av fluktuerende kostnader vil direkte påvirke din brutto fortjenestemargin og kostnaden for solgte varer, så å ha et nøyaktig tall vil være en nøkkelfaktor for å holde en nøyaktig P & L.

4. Kilde: Ta med navnet til selgeren fra hvem du har kjøpt. Med denne posten kan du raskt omorganisere eller spore leverandørendringer ved siden av kvalitets- eller kostnadsvariasjoner.

5. Dato: Registrer datoen du mottok varene.

6. Mengde: Skriv inn antall enheter du har mottatt eller har for øyeblikket.

7. Ombestille: Basert på forventet salg og leverandørens ledetid, bør du bestemme hvilket punkt du må ombestille produktet på.

8. Aktivitet: Når salget oppstår, skriv inn datoen og antallet, og trekk deretter av de solgte enhetene fra handvolumet. Du må også registrere elementer som ble brutt i butikken eller på annen måte gjort usellabel.

Uansett om du velger et manuelt system eller en programvareløsning, er nøkkelen til effektiv oppsporing av sporing å opprettholde regnskapet med regelmessighet og rutine. Avhengig av virksomheten din, må du kanskje oppdatere dine manuelle poster daglig, ukentlig eller månedlig. En datastyrt løsning kan eliminere mange av de manuelle oppgavene, men til og med et automatisk system vil kreve vedlikehold, for eksempel å skrive inn nye varenumre eller oppdatere plasseringskoder. Dette innebærer å utvikle en standardisert prosess og utdanne alle som vil berøre den på hvordan man best kan håndtere og vedlikeholde den.

Til slutt må beslutningen om å gjennomføre lagersporing og den beste metoden som skal brukes, ligge hos hver bedriftseier. Bare du kan avgjøre hvorvidt arten av virksomheten din, volumet ditt og dine spesifikke problemer kan ha nytte av en formell forvaltningspolicy.