Lære å kjøpe et telefonsystem for bedrifter

For de fleste organisasjoner er det mest viktige stykke kontorutstyr telefon. Business class telefonsystemer starter vanligvis koster noen få tusen dollar, og prisen øker proporsjonalt med økningen i størrelsen på systemet og antall funksjoner du vil ha.

Telefonklubbens forretningsklassesystemer diskuteres her for kontorer med ti personer eller mer.

Hvilke funksjoner du trenger

Funksjonene som gir verdi til bedriften din og kobler virksomheten din til verden, vil øke totalprisen på telefonsystemet.

Et telefonsystemets selger vil forsøke å selge deg alle klokkene og fløyter (det er deres jobb), men du må se på hver funksjon og bestemme om det vil øke verdien til din bedrift eller spare penger.

Grunnleggende funksjoner

Her er noen av de vanligste funksjonene som er tilgjengelige på et telefonsystem. Hvert merke er annerledes, så spør selgeren for en komplett liste over alternativer.

Auto-assistent tar vanligvis sted for en resepsjonist ved å presentere innringere med en liste over alternativer for å rute deres samtale (f.eks. "Trykk 3 for å snakke med noen i Salg"). Det kan også la innringere ringe direkte til en festets utvidelse.

Konferansefunksjoner tillate to eller flere utvidelser koble til for å dele i en samtale. Vanligvis er standard to. Hvis du trenger mer enn to, spør hva maksimalt antall deltakere er. Enkelte systemer tillater bare at interne utvidelser skal konfereres. Hvis du trenger eksterne konferansesamtaler, spør du om det også.
Automatisert katalog lar oppringere se opp en ansattes forlengelse ved å skrive inn de første bokstavene i navnet sitt.
Telefonsvarer tillater meldinger å bli igjen for ansatte som ikke er tilgjengelige eller på telefonen. Enkelte systemer kan videresende talepostmeldinger til en ansattes e-post og tillate at separat tredjeparts telefonsvarerutstyr grensesnittet med utstyret. Avhengig av prising, kan dette spare deg for penger.
Anropslås er evnen til å ringe på vent mens brukeren deltar i andre saker. Vanligvis inkludert i systemet.
Viderekobling gir brukeren muligheten til å videresende alle anrop til en annen ekstern eller til talepost midlertidig.
Hurtigoppringing lagrer ofte brukte telefonnumre og lar brukeren ringe den med en knapp, trykk eller to. Det er en nyttig tidsbesparelse for ofte kalt tall.
Redial lar det siste nummeret ringes til å bli gjentatt med et tastetrykk.
Personsøker tillater en bruker å snakke over et offentlig adressesystem for å ringe til en ansatt eller gi meldinger.
Music on Hold gir dine oppringere noe å lytte til mens de er på vent. Det kan være musikk eller forhåndsinnskrevne meldinger som annonserer firmaet ditt.
Back Up Power vil gi en alternativ strømkilde i 10 til 60 minutter ved strømbrudd.

Avanserte funksjoner

Avanserte funksjoner vil legge til betydelig kostnad for det totale systemet og vil legge til en kontinuerlig kostnad over systemets levetid. Dette kan imidlertid kompenseres av redusert kundeservice og tidsbesparende fordeler de bringer.

Fjernplassering -funksjonen gir enkle forbindelser til ansatte på stedet eller små eksterne kontorer ved å bare ringe en intern utvidelse.
Finn meg / Følg meg tillater brukere å videresende sin telefon på forespørsel til en annen telefon, mobiltelefon, hjemme telefon, sekretær, etc.
Datatelefonintegrasjon (CTI) gjør det mulig for telefonsystemet samhandle med et datasystem. Eksempler inkluderer muligheten for en bruker å klikke på et telefonnummer på skjermen og få telefonsystemet automatisk å ringe nummeret (reduserer feil nummer og sparer tid); eller overføring av kundens telefonnummer til en datamaskin når de ringer for å trekke opp kundens konto og vise den på skjermen for ansatt før du svarer på telefonen. Dette alternativet er veldig kostbart.

Hvor stort systemet skal være

Det neste spørsmålet du må svare er hvor du vil ha telefonene. Følgende liste identifiserer vanlige steder du vil finne en telefonutvidelse:

Mottakere
Hvert kontor
Faksmaskin
Kredittkortsterminaler, dataporter
Konferanserom
Butikk / lagergulv
Offentlige områder (venterom, ganger, inngangsveier mv.)

Deretter må du avgjøre hvor mange samtidige telefonsamtaler kommer inn og forlater kontoret. Summen av innkommende og utgående anrop til enhver tid er antall linjer (eller trunker) som du trenger.

Vanlige konfigurasjoner er 3, 8, 12, 16, 24 eller 48 linjer. Større systemer har utvidelsesspor, slik at du kan legge til flere linjer på et senere tidspunkt. Husk å ta hensyn til fremtidig vekst (25% er ikke uvanlig). Viktig: Hvis du undervurderer dette, vil innringere få et opptatt signal hvis alle linjene er i bruk.

Finne en telefonsystemforhandler

Finne en forhandler er ikke vanskelig. For det første kan du søke på nettet for "Telefonutstyr og rekvisita" for å finne en forhandler nær deg.

Forretnings- og kontortekniske messer er også gode steder å starte. Ikke bare vil du kunne møte salg og støtte folk, men du kan også prøve et system også.

Endelig er den beste måten å spørre rundt. Spør folk du vet hvem som har virksomhet med et kontor. Du kan også få sin vurdering av kvaliteten på utstyret og servicenivået som ble levert.

Beregning av total kostnad

Den totale kostnaden for systemet vil bestå av følgende komponenter:

Base Unit / System er enheten som styrer hele telefoninfrastrukturen.Kostnaden er avhengig av antall funksjoner du har, antall telefonsett som det kan håndtere, og antall linjer som kommer fra telefonselskapet.
Håndsett / Skrivebordssett er enhetene som sitter på skrivebordet eller er festet til veggen. De kommer i flere forskjellige stiler, evner og priser. Prisene kan variere fra $ 70 til $ 1 000. Eksempler inkluderer: Grunnleggende (billigste), Midtnivå, Executive / High-End, Resepsjonist sett (dyreste) og Konferansetabell. Andre valg inkluderer håndfri headset og trådløse tilkoblinger. De fleste telefoner er proprietære og vil bare fungere med et basissystem fra den produsenten. Hvis du bytter ut et eksisterende telefonsystem, kan prisen på alle nye telefoner (hvis du bytter merkevarer) gjøre en oppgradering til neste høyere modell, den eneste rimelige løsningen du har.
Ledninger er blodårene i organisasjonen og må ikke marginaliseres. Hvis du bygger et kontor, må du installere ekstra ledninger og beholdere i ethvert område du tror du kan trenge en telefon i fremtiden. Kostnaden vil være en brøkdel av kostnaden hvis du må gå tilbake senere og slå hull i tak og vegger. Hvis du installerer den i en bygning med eksisterende ledninger, må forhandleren kontrollere ledningen for kompatibilitet før du signerer kontrakten.
Installasjon og innledende konfigurasjon vil være den mest tidkrevende delen av prosjektet. Telefonsystemer fungerer ikke rett ut av boksen og vil sannsynligvis bli installert og opprinnelig konfigurert av en utdannet tekniker. For å komme i gang så fort som mulig, må du sørge for at dette er inkludert i kontrakten. Andre alternativer som kan forhandles er vedlikehold, fremtidige modifikasjoner og trening for dine ansatte.

Gjør den endelige avgjørelsen

Den endelige avgjørelsen hviler på skuldrene dine. Telefon system selgere kan være aggressive, men husk at du er "kunden" og du er ansvarlig. For å få best mulig pris for systemet du ønsker, levere dine krav til flere selskaper og la dem by på prosjektet. Sørg for at du får et detaljert forslag som dekker alle områdene som er skissert ovenfor.

Du vil ikke få tilbake en eple-til-eple-sammenligning, så be om at kostnadene for funksjonene blir oppført separat (eller detaljert, hvis de er inkludert som en pakke med funksjoner). Dette vil tillate deg å bestemme hva som forårsaker forskjellene i prisene. Hvis du fortsatt er usikker på en klar leder, be om å se en demonstrasjon på en eksisterende kundes nettsted. Til slutt, sammenligne forslagene og velg den som oppfyller dine behov, gir vekst og, viktigst, føler deg mest komfortabel med.