Lær hvordan du utvikler en plan for outsourcing

Mange diskusjoner om outsourcing i media gjør det til å virke komplisert, men det er egentlig ganske enkelt. Selv i våre hjem, vi "outsource" mange oppgaver: Matlaging, vedlikehold av plener og barnepass, for bare å nevne noen. Når vi ikke har tid, fokus eller ferdigheter til å utføre arbeidet selv, ser vi etter noen som kan, og noen som vil gjøre arbeidet til en pris vi har råd til å betale. Korporasjoner fungerer på samme måte, selv om deres beslutninger kan involvere flere faktorer og beslutningstakere.

Utviklingsplanutviklingsprosessen

Men akkurat som familier gjør forskjellige beslutninger, kan selskapene komme til å oppdage forskjellige beslutninger om outsourcing. Det er ingen mal som fungerer for alle bedrifter, men det er en prosess som alle bedrifter må vurdere:

Realisering

Tidligere har mange selskaper kanskje ikke engang kjent hva outsourcing var. I dag vet de om outsourcing, men kan ikke forstå hvor mange outsourcing-lignende programmer de allerede har: Kopisentre, postrom, facility management, IT, og til og med deler av en juridisk avdeling. Outsourcing kan ikke løse alle problemer, men læring om tidligere generasjons kontrakter vil identifisere nye prosjekter og gi verdifull innsikt.

Målinnstilling

For å lykkes i å lage et outsourcingprogram må du definere bestemte mål, for eksempel å redusere de samlede bedriftskostnadene med fem prosent, fokusere på effektivitet for et enkelt sted, eller bare se på funksjoner utført i en forretningsenhet.

Mål trenger ikke enorme detaljer. Etter hvert som outsourcingopplevelsen øker, endres definisjonene.

Deltakelse

Du trenger deltakere fra mange kompetanseområder for å gi innspill til planen, for å verifisere forutsetninger og å gi ekspertvurdering. Når du flytter fra en generell plan til bestemte prosjekter, vil du gjenta denne prosessen og lage undergrupper med enda mer spesifikk kunnskap.

Identifikasjon

Nå som du har mål og eksperter for å identifisere og tolke informasjon, er det på tide å identifisere spesifikke prosjekter for ditt outsourcingprogram. Hvert firma utvikler ulike kriterier, og drives av kultur så mye som ved finansiell eller operativ analyse, men det er felles kriterier som du bør se på:

• Tidligere beslutninger: Firmaet har sikkert gjort tidligere beslutninger om bruk av ikke- ansatte, for eksempel midlertidige arbeidstakere eller tjenestekontrakter. Arbeid med innkjøp og din PMO (Project Management Office) for detaljer. Se hvordan de adresserte problemene på denne listen, og kompilere erfaringer.
• Ekspertise: Fungerer du med funksjoner eller produserer produkter uten tilstrekkelig kompetanse, eller har du problemer med å beholde ledere?Har den nåværende ledelsen en plan for å løse disse problemene? Hvis ikke, kan dette være et godt outsourcing-prosjekt.
• Kvalitet: Selv om en funksjon har personer med de riktige ferdighetene og erfarne ledere, kan du ikke få det servicenivået du trenger. Gjør lederen kundeundersøkelser? Hva sier kundene om produkter eller tjenester? Et gap i kvalitet eller mangel på interesse for kundeservice er et annet flagg for outsourcing.
• Kostnad: Uvanlig høy kvalitet er ikke nødvendigvis en god verdi. Hvordan sammenligner kostnadene dine med konkurrentene? Fungerer funksjonen månedlige rapporter: Enhetskostnader, driftskostnader, flerårige kostnadstrender? Hvis denne funksjonen ikke kan produsere disse rapportene, kan en outsourcet tjeneste gi større gjennomsiktighet i operasjonen.
• Skala: Når du undersøker hele firmaet, vil du gjøre mange uventede funn. Behold fokus! Ett stort prosjekt er en bedre kandidat for outsourcing enn en rekke mindre prosjekter. Det eneste store prosjektet vil kreve langt færre administrative og administrasjonsressurser. Hold en omfattende liste, men bare velg kandidater enn å gi stor innflytelse i din første bølge av prosjekter.
• Sikkerhet: Du har nå en god ide om potensielle prosjekter. Det er på tide å filtrere dem i henhold til sikkerhetsstandarder. Sikkerhet er et komplekst og kontroversielt tema. Ulike standarder gjelder for ulike næringer, og noen firmaer er mer sikkerhetsbevisste enn sine konkurrenter. Forstå interne og industrielle standarder, og begrense outsourcing prosjekter tilsvarende. Inkluder juridisk, IT, bedriftssikkerhet, overholdelse (hvis den gjelder), og eventuelle "risikofaktorer" i diskusjonene dine.
• Prioritering: Hvert element ovenfor (og kanskje andre egenskaper) må skåres og deretter skal hvert prosjekt tildeles en total "outsourcing verdi". Utvilsomt vil det bli mye debatt om hvilke egenskaper som er de viktigste, hvis deres score er nøyaktige, og om andre egenskaper bør vurderes. Ikke bli overrasket om denne prosessen varer i flere måneder eller til og med år.
• Kommunikasjon: Når du har prioritert potensielle prosjekter, har du hatt mange møter og snakket med mange mennesker. Forvent disse diskusjonene å være offentlig informasjon i de avdelingene du har målrettet mot outsourcing. Alltid anta at disse diskusjonene kommer til din ansattes befolkning, ofte i sanntid. Nøye gjennomtenkt bedriftskommunikasjon må være forberedt og klar. La aldri rykter bli en bedre informasjonskilde enn fakta.

Gjennomføring av outsourcingsplanen

På slutten av denne prosessen vil du ha din første outsourcingplan. Det er mange flere trinn når du utfører denne planen: Bekreftelse av data, opprettelse av underkomiteer for bestemte prosjekter, identifisering av leverandører, kjører piloter, tildeling av kontrakter og så videre. Men utviklingen av planen gir deg de første og viktigste trinnene.