Forhandling i kjøpsprosessen

Forhandlingen i innkjøpsprosessen dekker perioden fra den første kommunikasjonen mellom innkjøpskjøp og leverandør gjennom til sluttoppføring av kontrakten. Forhandlinger kan være like enkle som å prøve å få rabatt på et tilfelle av sikkerhetshansker gjennom kompleksiteten til store kapitalkjøp.

En innkjøpsprosess må ha som mål å lykkes i sine forhandlinger med leverandører for å få den beste prisen med de beste forholdene for hvert element som er kjøpt.

Mindre leverandørbase og langsiktige kontrakter

Forhandlingsprosessen har blitt en viktigere sektor i forsyningskjeden, ettersom selskapene ser ut til å redusere sine utgifter samtidig som de øker kjøpekraften. Dette innebærer at innkjøpspersonell må forhandle stadig bedre priser med leverandører samtidig som det opprettholder eller øker kvalitet og service.

Tidligere hadde selskapene en lang liste over leverandører som de ville kjøpe forskjellige varer fra hvilke krevde innkjøpsressurser til å bruke begrenset tid på å forhandle de laveste prisene. Den beste løsningen var å sammenligne listepriser fra kataloger og velge selger basert på den informasjonen. Utviklingen i løpet av det siste tiåret har vært å rationalisere leverandørbasen og inngå langsiktige avtaler med single-sourcing. Dette gir bedrifter muligheten til å forhandle betydelig lavere priser på varer som de kjøpte fra en rekke separate leverandører.

Leverandører er partnere

Betraktningen i forhandling flyttet seg fra laveste pris scenario til å forhandle med færre leverandører for å få den laveste prisen med best service, kvalitet og forhold. Målet for bedrifter var å redusere samlede tilskudd i stedet for å forhandle den laveste prisen med et stort antall leverandører, som ikke ga det beste samlede resultatet.

De forhandlede langsiktige kontraktene med en mindre leverandørbase har gitt mer av et samarbeidsforhold mellom kjøper og leverandør. Forholdet kan bli mindre motstander som fordeler kjøper og leverandør. I en partner type eller forhold vil kjøperen oppmuntre leverandøren til å øke kvalitet og service og leverandøren vet at ved å gjøre dette vil partnerskapet fortsette med en fornyet kontrakt med garantert salg.

Forhandlinger eller RFQ

Offentlige innkjøpsavdelinger fortsetter å tilby en rekke prequalified leverandører en forespørsel om tilbud (RFQ) for varer eller tjenester som den ønsker å kjøpe. Den konkurransedyktige budprosessen kan produsere en rekke bud og betingelser som innkjøpsavdelingen vil evaluere og deretter tildele virksomheten. Dette kan eller ikke innebære noen form for forhandling.

De fleste forhandlede virksomheter vil innebære varer eller tjenester som ikke nødvendigvis er definerbare av en RFQ. Kjøpsavdelingen og leverandøren vil forhandle mer enn en pris. Forhandlingen vil vanligvis dekke hva som skal produseres eller hva er omfanget av tjenesten som skal leveres, garantien, transporttjenesten, teknisk assistanse, emballeringsalternativ, betalingsplaner, etc.

Innkjøpsartikler eller tjenester med betydelig kostnad vil kreve utvidede forhandlinger for å komme til en endelig kontrakt.

Innkjøpspersoner er pålagt å delta i disse typer forhandlinger for å sikre at selskapene får den beste prisen med de gunstigste vilkårene, og det kan hende at ansatte må trent i forhandlingsmetoder etter hvert som det blir vanligere i et vanskelig økonomisk klima.

Forhandlingsmål

Innkjøpspersonell bør inngå alle forhandlinger med klart definerte mål. Uten å ha målsettinger øker muligheten for å kjøpe profesjonell til å innrømme pris, kvalitet eller service betydelig. Forhandleren skal inngå diskusjoner med selgeren med presise mål som de ønsker å oppnå for sitt firma.

Målet bør ikke være absolutt og bør tillate litt fleksibilitet.

Forhandleren bør imidlertid også sørge for at de ikke avviker fra målene og tillater seg å forhandle om områder som ikke var en del av diskusjonen. For eksempel kan en forhandler ha jobbet med leverandøren på sine mål om pris og service, men ikke kvalitet. Når leverandøren begynner å diskutere kvalitet, bør forhandleren avstå fra enhver avtale der de er uten et bestemt mål.

Forhandling er en viktig del av innkjøpsrollens rolle. Det er en ferdighet som læres og trening kan bidra til å kjøpe ansatte til å forstå hva som trengs når man forhandler med leverandører.

Oppdatert av Gary Marion, Logistikk og Supply Chain Expert.