Drift av et anskaffelseskortprogram

Anskaffelseskortet eller P-kortet er en form for selskapskredittkort som utstedes til ansatte som deretter kan skaffe varer og tjenester uten å måtte behandle transaksjonen gjennom den tradisjonelle innkjøpsprosessen, slik som som bruker kjøpsrekvisisjoner eller innkjøpsordrer.

Det finnes en rekke forskjellige innkjøpskortprogrammer, noen involverer bare bruken av selskapsgodkjente leverandører, mens andre tillater at en leverandør blir brukt.

Kjøper foretatt av en ansatt ved hjelp av anskaffelseskort er generelt liten og lav verdi. Mange negative reaksjoner om innkjøpskortprogrammer er spesielt rettet mot misbruk av kortet av ansatte. Fordelene ved innkjøpsprogrammer er imidlertid langt større enn risikoen og kostnadene ved driften av programmet.

Fordelene ved innkjøpskort

Den amerikanske regjeringen fant at innkjøp under 2500 dollar bare besto av 2 prosent av de samlede offentlige utgiftene, men utgjorde 85 prosent for alle kjøp. Da de administrative kostnadene ved disse små kjøpene ofte overskrider den faktiske dollarkostnaden, økte bruken av innkjøpskort i mange statlige avdelinger. Et myndighetsorgan, handelsdepartementet, anslått at bruken av innkjøpskort lagret dem over $ 22 millioner per år på administrative kostnader og reduksjonen i innkjøpstidspunktet.

Bruken av kortene har gjort det mulig for innkjøpsavdelingene å konsentrere seg om 15 prosent av de totale innkjøpsutgiftene som står for 98 prosent av de totale utgiftene.

Gjennomføring av interne kontroller

Misbruk av innkjøpskort er overskriftsnyheter, men ofte viser disse misbrukene, særlig i regjeringsavdelingene, vanligvis en høy dollarverdi, men ofte er mindre enn halvparten av en prosent av de totale utgiftene.

Men misbruk skjer, men det kan kontrolleres ved å implementere riktige interne kontroller for å redusere avfall og misbruk.

Sterk styringsretning er avgjørende for et vellykket innkjøpskortprogram. Ledelsen bør klart definere hva de tillatte bruksområder for kortet er og definere, og pålegge deres straffer for betalingskriminalitet, svindel og misbruk. Selvfølgelig må back office prosedyrer og ressurser være på plass for å gjennomføre kontrollene. Hvis det ikke er nok ressurser til å overvåke og håndtere misbruk av anskaffelseskort, vil misbrukene fortsette og øke ettersom mangelen på engasjement i programmet er sett av brukerne.

Hvem får et kort?

Et annet negativt sett i innkjøpskortprogrammer er at selskapene tror de trenger å gi kort til alle sine ansatte som foretar kjøp. Dette er ikke tilfelle; Å bli utstedt et anskaffelseskort blir gitt tillit.Et selskap må kunne stole på brukeren av kortet da de faktisk bruker pengene til selskapet. Det bør være en godkjenningsprosedyre på plass der ansatte må velges, vurderes og godkjennes. Hvis en ansatt har dårlig kreditt, bør de få et bedriftsoppkjøpskort?

Angivelse av utgiftsgrenser

Som alle kredittkort, bør det være en kredittgrense for brukeren.

Kredittkortselskaper gir kortholdere en grense basert på deres betalingsevne. For innkjøpskort innehavere, bør selskaper gi kortinnehavere en utgiftsgrense som passer til deres posisjon og deres sannsynlige utgifter. For eksempel kan en person ansatt som IT-analytiker bare være pålagt å kjøpe skriver blekk og små datamaskin periferiutstyr som bare kan summe et par hundre dollar i året. Utgiftsgrensen for denne ansatt skal gjenspeile dette, og ikke bli gitt et utgiftsgrense på $ 2500 som kan gis til alle IT-ansatte. Utgiftsgrenser bør vurderes regelmessig slik at et passende nivå blir gitt til ansatte basert på deres faktiske utgifter.