Personell filtilgangspolicy og koblinger til prøver

Alle menneskelige ressursavdelinger beholder omfattende poster. Loven krever at HR holder mange av dem for bestemte tidsperioder. Ansatte er godt klar over at disse postene eksisterer (og noen er under inntrykk av at filen følger dem fra bedrift til selskap, noe som ikke er sant).

Fordi ansatte vet at disse postene finnes, vil de ønske å se dem fra tid til annen for å se hva filen inneholder.

Når du bestemmer deg for hvordan du skal gi ansatt (og tidligere arbeidstaker tilgang), husk eventuelle lover som gjelder for din virksomhet.

Mange stater har lover som krever at et firma lager bestemte deler av filen tilgjengelig for nåværende og tidligere ansatte. Ta kontakt med din arbeidsadvokat for å sikre at politikken din overholder alle lover.

Forbundsretten krever for eksempel at oppføringer knyttet til amerikanerne med funksjonshemmingsloven holdes skilt fra personopplysninger. Hvis firmaet ditt er underlagt HIPAA, må du sørge for at medisinsk rekordoverholdelse også overholder det.

Du kan ha mye av spillerom i det du tillater ansatte å se i filen deres. Men vær oppmerksom på at selv om du bestemmer deg for at en ansatt ikke kan få tilgang til visse opplysninger, for eksempel referansekontroller, at i tilfelle en rettssak kan denne informasjonen oppdages.

Beordre derfor personalet til å registrere ting nøyaktig og følge loven til enhver tid. Medarbeideroppføringer er ikke stedet for innsatte vitser eller snide kommentarer.

Disse går ikke bra i en domstol.

Som hovedregel har en portvakt i registret at prosedyrer følges og konsekvente. Du vil ikke ha en HR-leder som tillater folk å ta sine poster tilbake til deres skrivebord, mens en annen nekter tilgang i det hele tatt.

Krever at alle skal gå gjennom en enkelt kilde, bidrar til å holde ting konsekvent og lovlig.

Lov om opptak og oppbevaring og tilgang er vanskelige. Pass på at du holder deg oppdatert.

Politikken nedenfor er en god start for virksomheten din, men husk at stat og lokale lover kan variere.

Eksempel på ansattes rekordtilgangspraksis

Alle ansatte, tidligere ansatte og representanter for ansatte kan se forhåndsmeddelelse av personellfilen til personellpersonalet. Dokumenter som vedrører ansattes kvalifikasjoner for utleie, for eksempel søknad, forfremmelse, disiplinær handling og overføring kan ses . I tillegg kan medarbeider vurdere politikkmeldingsskjemaer og treningsrekorder.

Dokumenter som arbeidstakeren ikke kan gjennomgå inkluderer referanser eller referansekontroller, oversikt over enhver undersøkelse som ledelsen har utført, medisinske dokumenter, dokumenter relatert til en rettslig prosedyre, ethvert dokument som ville krenke en annen ansattes konfidensialitet , og dokumenter som brukes til ansattes planlegging.

Prosedyre

En ansatt som ønsker å gjennomgå det tillatte innholdet i personellfilen, bør kontakte Human Resources med 24 timers varsel (helger ekskludert). Tidligere ansatte, eller personer som er ukjente for HR-ansatte, må presentere identifikasjon og / eller bevis på tillatelse for å få tilgang til personellfilen.

Ansatte må gjennomgå personellfiler i nærvær av en personellpersonell.

Ansatte må ikke fjerne noen deler av personellfilen fra kontoret.

Ansatte kan be om kopi av filen eller deler av filen. Innenfor grunn vil personellpersonalet gi fotokopier. For omfattende kopiering må medarbeider betale for fotokopiene.

Hvis arbeidstaker er utilfreds med et dokument i sin personellfil, i nærvær av personellpersonalet, kan medarbeider skrive en forklaring eller avklaring og legge ved det omtvistede dokumentet. Under ingen omstendigheter vil HR-ansatte eller medarbeider endre det aktuelle dokumentet.

Ansatte kan også be om å få et dokument fjernet fra personellfilen. Hvis personellpersonalet er enig, kan dokumentet bli fjernet.

Hvis personellpersonalet er uenig, kan saken ankes på den måten som er foreskrevet i selskapets åpne dørpolitikk.