En guide til konferanse- og møtepakkeprising

I motsetning til USA er det vanlig for europeiske hoteller å tilby forretningskonferanse- og møtepakker som muligheter for arrangementsplanleggere som holder seminarer, konferanser og andre møter på hotellet. Tanken bak å tilby pakkede bedriftsarrangementstjenester er å kombinere alle de ulike elementene i møterom, mat og drikke, og audiovisuelle behov i en møtepakke for en flat daglig rate per deltakende.

Ikke bare kan denne øvelsen være generelt mer effektiv for de som er involvert i planleggingen av arrangementet, men gjør det å håndtere og forutsi kostnadene knyttet til lokalet en mye enklere prosess.

I USA er det derimot fortsatt mye vanligere for hoteller å bygge konferansekostnadsposter etter linjepost basert på de detaljerte og tilpassede behovene til hvert møte eller arrangement. Selv om øvelsen gjør det mulig for arrangementsplanleggeren å ha større kontroll over hver eneste detalj av arrangementet, skaper det også ofte kompliserte bankettbegivenhetsordrer og mer vanskeligheter med å administrere kostnader og det totale arrangementsbudget.

Selv om de store aktørene i bransjen fortsetter å endre måten de gjør forretninger, har den europeiske modellen og den amerikanske modellen en tendens til å gjenspeile disse forskjellene i deres tilnærming til konferanse- og bedriftshendelser. For et dypere dykk, la oss ta en titt på to konserter og konferansepakke eksempler: en fra det tidligere Fira-palasset i Barcelona (europeisk eksempel) og den andre på Wynn Resorts i Las Vegas (amerikansk eksempel).

Europeiske konferanse- og møtepakker Eksempel

Daglige pakkede priser er populære i Storbritannia, og har også jobbet til kontinentaleuropa. "Det britiske markedet var den første som ber om denne typen pakke, og vi prøver alltid å tilpasse våre forslag for å møte våre kunders behov," forklarer tidligere daglig leder for Fira Palace i Barcelona (nå Crowne Plaza Barcelona), en virksomhet hotell som er populært blant bedriftens arrangement og møteplanleggere som organiserer internasjonale møter.

European Hotel Clientele

Tilbake da Crowne Plaza Barcelona fortsatt fungerte som Fira Palace, var ca 20% av hotellets klienter fra Spania. Resten av den årlige kundekrigen kom fra Storbritannia (19%), USA (17%), Frankrike (7%), Italia (6%), Japan (4%) og Tyskland (4%). I tillegg var omtrent halvparten av forretningsarrangementene der det var fra farmasøytisk industri med resten, inkludert teknologi, mat og drikke, bank og bilindustrien.

Europeisk etterspørsel etter konferanseprisprising

I løpet av denne tiden inkluderte det daglige møtet på Fira Palace bruken av møterom, kaffepaus, lunsj, skjerm og mer.Den tilgjengelige møtepakken inneholder hovedsakelig alt som en planlegger måtte trenge inn i et møte.

Etter hvert som industrien utviklet seg, har forespørsler om konferanse- og møtepakker fortsatt å forandres over tid. I utgangspunktet var bedriftens begivenhetsplanleggere be om flat konferansepriser for møterom og mat og drikke. Etter hvert utvidet disse forespørslene til å omfatte andre elementer, for eksempel skjermbilder, Internett-tilgang, flipover og lydsystemer. Men etterspørselen var fortsatt for pakket, flat rate pricing.

For de som ønsket overnatter gjesterom, ba de også om en spesiell / forhandlet pris for innkvartering i deres konferanse overordnede arrangementer.

Mens disse pakkene vil dekke et flertall av hendelsesbehovene, vil planleggere fortsatt forhandle om andre hendelseskrav, for eksempel utstillingsområde, gallamiddager, cocktailmottakelser og andre arrangementsposter.

Fordeler og ulemper med den europeiske metoden

Det er klart at den primært europeiske tilnærmingen til konferanseplanlegging og prising kan være nyttig for arrangementsplanleggere av flere grunner, inkludert oppfatningen av kostnadsbesparelser, kostnadsforutsigbarhet og enkelhet klientpresentasjon og godkjenninger.

Når det er sagt, legger en slik tilnærming seg en økt byrde på hotellet for å forutsi sine kunders behov samtidig som man styrer sin egen bunnlinje. "Fra vårt synspunkt er det mye lettere å gjøre" à la carte "-hendelser. Faktisk er operasjonen mye mer komplisert. Men fordelene for oss er kundetilfredsheten, sier tidligere administrerende direktør i Fira Palace.

American Conference and Meeting Packages Eksempel

Mens det europeiske markedet er relativt modent med mottak og bruk av konferanse- eller møtepakker, kan flere amerikanske hoteller begynne å vurdere å endre måten de pakker og priskonferanser og møter på. Dette er spesielt viktig nå når hendelsesplanleggere blir pålagt å gjøre møtebeslutninger med kortere tidsfrister mer og oftere.

I mai 2009 tok Wynn Las Vegas initiativ til å introdusere tre typer av hva de kaller altomfattende konferanse- og møtepakkepriser for mindre møter, noe som betyr at de med færre enn 80 deltakere. I dag tilbyr de fortsatt disse pakkene. De inkluderer:

• Delegatspakke med full dagskonferanse
• Delegatspakke med halv dagskonferanse
• Delegatpakke for halv dagskonferanse

Som forventet av europeiske arrangementplanleggere, er Wynns pakkede alternativer priset på en deltaker (dvs. deltager) pris, inkludert møterom, mat og drikke, snacks for pauser, og LCD-projektor og skjerm.

Ideen til Wynn å utvikle sine opsjoner for konferansepakke vokste ut av den europeiske markedsstrategien. Faktisk kom André Link, den tidligere Wynn nasjonale salgsansvarlig, tidligere fra Europa. "For det meste i Europa er dette den eneste måten vi solgte møter på. Det var svært sjeldent at vi forberedte à la carte-forslag som nevnt F & B-kostnader, romutleie, AV-avgifter osv., "Forklarer Link.

En skift i den amerikanske bedriftshendelsen og konferansebransjen

Med lanseringen av sitt lille møtepakkeprogram forventer Wynn Resorts at de pakkede konferansesatsene vil være mer populære blant bedriftens kunder fordi de fleste foreningsmøter er større i størrelse . De hadde rett. Siden da har flere høyprofilerte amerikanske hotellkjeder begynt å tilby selskapsmøte og konferansepakker som bedre reflekterer den europeiske modellen hvis bedriftens arrangementsplanlegging.

For å være sikker, vil møte- og konferansepakkepriser ikke tilfredsstille behovene til alle hendelser. Faktisk anerkjenner de fleste planleggere at de vil forgå noen detaljpreferanser for deres program eller kreve at stedet skal tilpasse pakken for å inkludere flere elementer. Det er alltid forsiktighet om å stole på pakkepriser dersom planleggerne forventer at deres programmer kan løpe lenger enn det som forventet, noe som kan utløse tilleggsavgifter. Men for de møte- og arrangementplanleggerne som ser nøye på budsjettet, gir disse møte- og konferansepakkene tydelig forutsigbarhet for konferansebudget.