Trinnvis veiledning til lønnsomhet for små bedrifter

Beregning av lønn på riktig måte kan være en utfordring, spesielt når du er en liten bedriftseier. Din kompetanse ligger i entreprenørskap - ikke nødvendigvis i samsvar med de ulike arbeids- og skattelover som gjelder for hver enkelt av dine ansatte. Enten du har en enkelt arbeidstaker eller et stort stab, kan du opprette et nøyaktig og pålitelig lønnsystem for å forhindre alvorlige problemer for dine ansatte og din virksomhet.

Søk om et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN)

Din EIN er et unikt nummer som er spesifisert spesifikt for virksomheten din for IRS-formål. Dette nummeret identifiserer virksomheten din når du rapporterer informasjon om dine ansatte til føderale og statlige myndigheter. Eksempler på denne informasjonen inkluderer total inntekt og skatt betalt på deres vegne. Du kan høre EIN referert til som et skjema SS-4 eller et skatte-ID - disse er de samme som EIN.

Søk etter din EIN direkte via IRS. Den mest praktiske måten å fullføre denne transaksjonen på, er gjennom en online søknad. Imidlertid er søknader også akseptert via faks og mail.

Kontroller statlige og lokale bestemmelser for ytterligere EIN-krav

Selv om mange stater og lokaliteter godtar ditt føderale EIN for identifikasjon, krever noen separate numre for skattemessige formål. Eksempler er New York, Massachusetts og South Carolina. Du kan bestemme by og / eller statlige forskrifter ved å besøke den aktuelle statens småbedriftsnettsted.

Forstå forskjellen mellom uavhengig entreprenør og medarbeider

Uansett om du ansetter uavhengige entreprenører eller ansatte, har du betydelig innvirkning på hvordan inntekt, Medicare, Sosial sikkerhet og arbeidsledighet er betalt, så det er viktig å forstå forskjellen mellom de to.

Basisprøven kjenner ned til følgende tre spørsmål:

• Kontrollerer arbeidsgiver når, hvor og hvordan arbeidet er fullført? I så fall er arbeideren sannsynligvis en ansatt.
• Kontrollerer arbeidsgiveren de økonomiske aspektene av arbeidet? F.eks. Blir utgifter refundert? Gir arbeidsgiver arbeidsrelaterte verktøy, for eksempel datamaskiner? I så fall er arbeideren sannsynligvis en ansatt.
• Er forholdet pågående, eller er arbeideren ansatt for et bestemt prosjekt uten forventning om fortsatt ansettelse? Gir arbeidsgiveren fordeler, for eksempel helseforsikring og betalt tid, til arbeideren? Hvis forholdet er pågående og / eller om det tilbys fordeler, er arbeideren sannsynligvis en ansatt.

Skaff Required Employee Forms

Når dine egne dokumenter er i orden, er du klar til å ansette dine ansatte. Sørg for å samle inn skatte- og lønnsinformasjon innen de første dagene av arbeidet for å sikre at de mottar deres første lønnsslipp i tide.Du kan ønske å oppmuntre ansattes bruk av direkte innskudd for raskere betalinger.

Hver ansatt må fylle ut en Federal Wsk Retaining Form W-4, som gjør det mulig å beregne riktig skattefradrag. Ansatte må også fylle ut en I-9 skjema for å verifisere at de lovlig har lov til å jobbe i USA.

Velg din betalingsperiode

Jo færre betalingsperioder du har, desto lettere er det å fullføre lønnslisten din. Noen stater krever imidlertid at ansatte blir betalt i henhold til en bestemt tidsplan, for eksempel ukentlig eller to ganger i uka. Hvis du ønsker å kjøre lønn sjeldnere enn en gang i uken, ta kontakt med din statlige arbeidsdepartement for å avgjøre om din foreslåtte lønnstid er i samsvar med statlige forskrifter.

Lag lønnsrelaterte prosesser

Før du kan utstede nøyaktige lønnsslipp, trenger du en metode for å spore arbeidstids timer. Det er mange verktøy tilgjengelig for dette formålet, fra grunnleggende påloggingsark til plattformer som sporer ansattes aktivitet på telefoner eller datamaskiner. Det er også viktig å sette opp retningslinjer for betalt tid hvis du planlegger å tilby det, overtidslønn og eventuelle andre fordeler.

På den andre siden må du ha en prosess på plass for å sikre at fradrag for ytelser, skatter og lignende blir betalt til de aktuelle leverandørene og byråene på vegne av dine ansatte.

Velg en lønnsplattform

Hvis du planlegger å håndtere lønn i huset, vær sikker på at du eller bokholderen er komfortabel med nyansene i denne oppgaven. Det finnes flere høyverdige lønnsplattformer tilgjengelig for å gjøre det enklere. Men de fleste små bedrifter foretrekker outsourcet kontrollertjenester, da disse fagfolk har kunnskap og erfaring til å produsere lønn nøyaktig og til tiden.

Produser lønnen din

Når du eller din kontroller har oppgitt medarbeidernes personlige opplysninger i lønnssystemet, er du klar til å produsere din første lønnsoppgave. Ved hjelp av timekeeping verktøyene du har på plass for timevis (ikke-fritatt) arbeidere, skriv inn eller rapporter antall timer for hver. Salaried (fritatt) arbeidere trenger ikke å rapportere sine timer. De blir betalt samme beløp hver uke.

Merk: Hvis du gjør jobbkostnad i regnskapet, vil du fortsatt ha lønnede ansatte å spore timene sine. Det vil ikke faktor i sin ukentlige lønn, men du vil ønske å kunne allokere tid til jobb for å forstå kostnadene. Vurder å bruke et tidssporingsprogram som synkroniseres med generell regnskaps programvare for å produsere disse rapportene. Mange vil ha synkronisering med lønnen din også, så du kan bruke dem til lønnsmessige og timebaserte medarbeidere.

Behold nødvendige poster

Visse lønnsrelaterte poster må beholdes for IRS-formål. Som en generell regel må du beholde alle poster for personer som er ansatt, uavhengig av hvor lenge de er. Mange poster må beholdes i en viss periode etter at ansettelsen er avsluttet. For eksempel skal arbeidsoppgavene beholdes i minst fire år.Spesifikke instruksjoner er tilgjengelige via IRS.

Beregne og betale føderale og statlige lønnsskatter

Endelig er du som arbeidsgiver ansvarlig for å betale lønnsskattbetalinger og produsere visse rapporter. Vanligvis skjer rapporter enten kvartalsvis eller årlig. Bruk ressurser som er tilgjengelige gjennom IRS og statens skattekontor for å sikre at alle skatter og rapporter håndteres på riktig måte.

Nøyaktig lønn på tid er et av de viktigste ansvarene for virksomheten din. For det første er lønnsfeil en sikker måte å opprøre ansatte på. For det andre kan skattfeil resultere i betydelige bøter og straffer. Forsiktig ta hensyn til hvordan lønnen din håndteres for å sikre at du unngår de vanligste fallgruvene.