Et tidsstyringssystem som virkelig fungerer

Mange mennesker feiler tidsporing for tidsstyring. De holder seg religiøst over alt de gjør hver dag, i uker eller måneder.

Og så slutter de å gjøre det fordi de ikke har innsett noen positive endringer. Jo, de har eliminert noen hendelser og prioritert noen andre. Men de har egentlig ikke klart noe; de har nettopp omorganisert den. På slutten av dagen er de fortsatt frazzled og frustrert.

Men å holde øye med hvordan du bruker tiden din, er ikke tidshåndtering. Tidshåndtering handler om å gjøre endringer i måten du tilbringer din tid på.

For effektiv tidsstyring må du bruke et tidsstyringssystem som hjelper deg med å se hvor endringer kan og skal gjøres … hvilket betyr at det første trinnet i tidsstyring er å analysere hvordan du faktisk bruker tiden din, slik at du kan avgjøre hvilke endringer du vil gjøre.

Kategoriser for effektiv tidsstyring

Hvordan klarer du faktisk tid? Hemmeligheten er i kategoriene. Se på kalenderen din for i morgen. Det er sannsynligvis allerede fullt av arrangementer og aktiviteter som du håper å oppnå. Når du jobber eller etterpå, fyller du de tomme mellomromene med detaljer om hva du egentlig gjorde.

På slutten av dagen ser du på listen og merker hver oppgave og / eller hendelse med en av følgende kategorier. Hvor mye tid i løpet av arbeidsdagen brukte du faktisk:

1) Sette ut branner. En uventet telefonsamtale. En rapport som er nødvendig for et møte som skulle ha blitt skrevet ut i går. En manglende fil som skal være på skrivebordet ditt. Hvor mye av dagen din ble faktisk brukt i krisemodus? For de fleste er dette en negativ kategori som drenerer sin energi og forstyrrer produktiviteten.

- 9 ->

Hjelp med å organisere filer

Slik setter du opp et dokumenthåndteringssystem

Mastering ditt arkiveringssystem

10 tips for å organisere elektroniske filer

2) Håndtere avbrudd. Telefonsamtaler og folk som slipper på kontoret din, vil trolig komme over listen når du tilordner hendelser til denne kategorien. Igjen, for de fleste, er dette en negativ kategori fordi den forstyrrer (og noen ganger dreper) produktivitet.

- 9 -> Hjelp til å behandle forstyrrelser

Håndtere innkommende telefonsamtaler

Oppholde seg på planen når du arbeider

Kjøre en vellykket hjemmebasert virksomhet med barn

3) Utføre planlagte oppgaver.

Dette er den mest positive bruken av tid i løpet av arbeidsdagen. Du har kontroll og fullfører det du hadde tenkt å oppnå. Planlagte oppgaver kan omfatte telefonsamtaler, møter med ansatte, selv å svare på e-post - hvis disse er oppgaver du har lagt på agendaen din. 4) Arbeider uavbrutt.

Du kan ikke jobbe med en oppgave du hadde planlagt å gjøre, men du kommer til å oppnå noe, og for de fleste er dette en svært produktiv, positiv arbeidsmodus. 5) Uavbrutt nedetid.

Disse tider i løpet av arbeidsdagen som brukes til å aktivere og omgruppere. Lunsj eller midt på morgenpause kan telle hvis de er uavbrutt. Hvis du er heldig nok til å jobbe med et selskap som tilbyr on-site treningsfasiliteter eller tupperom (Fortune), vil det også telle. Alle trenger en viss mengde uavbrutt nedetid bygget inn i dagen for å være produktiv i løpet av arbeidstiden.

En uke med fortiden din er nøkkelen til fremtiden

Nå som du forstår kategoriene i dette tidsstyringssystemet, er det på tide å bruke dem til å analysere din "typiske" arbeidsuke. Bruk det kalendersystemet du bruker til å notere avtaler og aktiviteter i ditt daglige liv, gå tilbake og velg en typisk typisk uke. Gå gjennom oppføringene på hver arbeidsdag og kategoriser dem i henhold til tidshåndteringskategoriene ovenfor hvis du ikke allerede har det. Å holde en løpende total på bunnen av hver dag vil gjøre det enkelt å se akkurat hvordan du har brukt arbeidstiden hver dag.

Nå har du de dataene du trenger for å gjøre endringer i måten du bruker på jobben din. Bruker du for mye tid på å sette ut branner? Deretter må du gjøre de organisatoriske eller fysiske endringene for å forhindre eller utsette disse konstante kriser. Rengjør og omorganiser skrivebordet, for eksempel, slik at du kan finne filene du trenger enkelt, og etablere en rutine for å sette de filene du trenger for neste dag ut på skrivebordet før du reiser for dagen.

Får ikke nok uavbrutt nedetid i løpet av arbeidsdagen din? Da må du planlegge tid for deg. For eksempel, slutte å spise lunsj på pulten din og fysisk forlate bygningen for din fastsatte lunsjtid.

Ved å bruke mine arbeidskategorier av tidsstyring og gjøre de endringene du må gjøre for å bruke mer tid på arbeidsdagen din i de positive kategoriene og mindre tid i de negative kategoriene, vil du virkelig kunne effektivt Behandle din tid - og oppnå det sanne målet med tidsstyring, for å føle deg bedre.