God kontorsadministrasjon for små bedrifter

Disorganisering og forvirring er irriterende, men de er også bare dårlige for virksomheten. Tenk på det som en formel hvis du liker: kaos øker tilsvarer fortjeneste minkende. Svaret? God kontoradministrasjon. Slik bruker du god kontorsadministrasjon til å kontrollere kaos i småbedrifter:

1. Etablere kontorstyringsrutiner og hold deg til dem.

Rutinemessige oppgaver trenger rutinemessige prosedyrer hvis du ønsker å holde orden og holde tingene i gang.

Konfigurer rutiner for håndtering av papirarbeid og kontorsystemer. For eksempel, hvis det er mulig, skal hvert stykke papir som kommer inn på kontoret håndteres en gang, handles på, og arkiveres - ikke tilfeldigvis stablet på et skrivebord. Tilsvarende bør digital kommunikasjon, som e-post, prioriteres og handles umiddelbart om mulig eller flagget for fremtidig handling.

Kontorsystemer, inkludert skrivebord, bærbare datamaskiner, filservere, multifunksjonsskrivere og mobile enheter, trenger både administrasjons- og nødprosedyrer. Når systemet krasjer eller et datamaskinrelatert utstyr mislykkes, må alle på kontoret vite hvem du skal ringe og hva du ikke skal gjøre (for eksempel å prøve å fikse problemet selv). Lær de tre trinnene for å beskytte dine kritiske forretningsdata.

2. Sett opp klart definert ansvar.

God kontorstyring er avhengig av at folk vet hvem som er ansvarlig for hva - det er folk som er ansvarlige som får ting gjort.

Hva ville for eksempel skje hvis innkjøp for din småbedrift ble gjort av hvem som helst når? Ville du kunne finne skriverpapir når du trengte det? Å sette en person ansvarlig for å bestille alt utstyr og forsyninger løser problemet og holder tingene i gang. Har ansatte e-post den utpekte personen noen forespørsler om forsyninger, eller skriv en håndskrevet liste på et iøynefallende sted hvor folk kan legge til det de trenger.

Det er det samme med (datamaskin) systemadministrasjon. Du må ha en person ansvarlig for sikkerheten til datasystemene dine og holde styr på ting som kontoer, passord og programvare. Ved hjelp av skybaserte systemer for kontorapplikasjoner er regnskapsprogramvare og datalagring en ideell løsning for små bedrifter, men du trenger fortsatt å ha en pålitelig person tildelt til å utføre administrative oppgaver som å legge til / slette brukere, tildele tillatelser, etc. > 3. Oppbevar poster - og hold oppdateringene på bedriften din oppdatert.

Håper rekord høres ut som den enkleste delen av god kontorsadministrasjon - til du vurderer behovet for å holde disse dokumentene både tilgjengelige og oppdaterte. Men den første regelen for å være en god kontorleder vil hjelpe deg med å få tak i dette; gjør oppdateringsoppføringer til et kontorrutin.Når du for eksempel får en ny kunde eller klient, tar det bare et øyeblikk å komme inn i din kontaktdatabase. Da tar det bare et øyeblikk eller to for å oppdatere posten etter at du har snakket med ham på telefonen.

(Merk også at de fleste jurisdiksjoner har personvernloven som regulerer håndtering av kundeinformasjon.)

4. Ta en tur gjennom kontoret ditt og ha en sitte.

Er kontoret ditt et eksempel på plassstyring eller rommangelforvaltning?

Når du går gjennom kontoret, må du omveie hindringer eller risikere å snuble over noe?

Når du setter deg ned på et skrivebord, kan du faktisk jobbe komfortabelt der? Er det logisk ordnet ting slik at de tingene du vil bruke mest på pulten, er nærmeste?

Det går mange ting i kontorer i dag, fra skriveren står gjennom arkivskap. For god kontorstyring må du være sikker på at alle tingene på kontoret er ordnet for maksimal effektivitet - og maksimal sikkerhet. Grunnleggende om små- eller hjemmekontordesign gir tips for å møte møte-, belysnings- og ventilasjonsbehovet på kontorplassen dine trygt.

5. Planlegg det kjedelige arbeidet.

Det er for enkelt å sette av ting som du ikke liker å gjøre, og de fleste forretningsfolk ikke liker oppgaver som arkivering, frakt og mottak eller bokføring - selv kontorsjefer.

Dessverre vil et kontor, som et kjøkken, ikke fungere godt uten at oppgavene blir gjort.

Hvis du er en liten bedriftseier som ikke er i stand til å tildele det du ser som kjedelig eller ubehagelig arbeid til noen andre, tvinge deg til å komme til det regelmessig ved å planlegge tid hver uke for det. Ta en morgen eller en ettermiddag, for eksempel, og tilbringer kaldt anrop, returnerer ikke-prioriterte e-postforespørsler, lager sosiale medier, tar opp regnskapet eller oppdaterer postene.

6. Delegere og outsource.

I en perfekt verden ville alle bare gjøre hva han eller hun hadde tid til å gjøre og gjorde det bra. Siden verden ikke er perfekt, gjør mange mennesker i stedet ting som de ikke har tid eller talent til å gjøre det bra.

Delegering og outsourcing kan ikke bare forbedre småbedriftens kontorstyring, men gir deg også mulighet til å fokusere på dine talenter, og dermed forbedre bunnlinjen. En deltids- eller virtuell assistent kan være i stand til å håndtere mange av kontor- eller administrasjonsoppgaver. For mer om delegering, se Beslut om å delegere.

7. Gjør forretningsplanlegging en prioritet.

Mange småbedriftseiere bruker dagene til å handle og reagere - og så lurer på hvorfor de ser ut til å snurre hjulene sine. Forretningsplanlegging er en viktig del av god kontorsadministrasjon og må være en del av din vanlige kontorstyringsrutine.

Suksessfulle småbedriftseiere tilbringer tid hver uke på forretningsplanlegging, og mange bruker daglige forretningsplanleggingsøkter som et verktøy for målinnstilling og vekst.

Denne forretningsplanleggingsguiden er en god grunn for å få din forretningsplanleggingsarbeid i gang; det legger ut et forretningsplanleggingsramme for småbedrifter og gir ressurser på alt fra å skrive en visjonserklæring gjennom reglene for å sette forretningsmål.

Hvis du har medarbeidere, involvere dem i forretningsplanlegging, enten formelt eller uformelt.

Du vil elske forskjellen

Ikke la kaos forstyrre å gjøre forretninger. Når du begynner å bruke disse syv prinsippene for god kontorsadministrasjon, vil du bli overrasket over den forskjellen som god office management gjør - og hvor mye mer virksomhet du gjør.

Se også:

Hvorfor Cloud Computing er ideell for små bedrifter

Mastering ditt arkiveringssystem

Slik oppretter du et dokumentstyringssystem

10 tips for å organisere datafiler