Verdifull dokumentasjon og rekorddekning

Mange bedrifter lagrer kritiske dokumenter på deres lokaler. Eksempler er bygging av leieavtaler, forsikringspolicyer, forretningslisenser, pasientliste og byggetillatelser. Forsikringsperioden for slike dokumenter er verdifulle papirer og registre .

Som bygninger og kontormøbler kan verdifulle papirer bli skadet eller ødelagt av brann eller annen fare. Disse dokumentene er viktige, så du må gjenopprette eller reprodusere dem.

Bytting av disse elementene kan være tidkrevende og dyrt. Heldigvis kan du beskytte bedriften mot disse kostnadene ved å kjøpe verdifulle papirer og registrere forsikringer.

Betydning av verdifulle papirer

Den nøyaktige betydningen av verdifulle papirer og plater kan variere fra en eiendomspolitikk til en annen. Noen retningslinjer definerer denne termen spesifikt. Definisjonen kan omfatte skriftlige, trykte eller innskrevne dokumenter eller poster, inkludert bøker, kart, filmer, tegninger, gjerninger, boliglån og manuskripter.

Andre retningslinjer gir en bred beskrivelse av begrepet i stedet for en definisjon. For eksempel sier ISO-eiendomspolitikken at verdifulle papirer inkluderer, men er ikke begrenset til, elementer som kontobokser, gjerninger, manuskripter, abstrakter, tegninger og kortindekssystemer. Uansett hvordan verdifulle papirer og plater er beskrevet i policyen, er dette begrepet ikke ment å inkludere penger og verdipapirer.

Hva er dekket?

Kostnaden for å erstatte eller gjenopprette informasjon om verdifulle papirer og poster er under mange kommersielle eiendomsregimer oppført under Eiendom som ikke er dekket.

Disse kostnadene kan likevel dekkes, i hvert fall til en viss grad, under en seksjon med tittelen Dekningsutvidelser.

Verdifull papirdekning gjelder for kostnaden for å erstatte eller gjenopprette tapte opplysninger på poster, uansett om det finnes duplikater. For eksempel, anta at du vil utvide et lager du eier.

Du ansetter en arkitekt for å lage tegninger av tre mulige konfigurasjoner for din bygning. Tegningene har vært i besittelse i bare en uke når de blir ødelagt av en tornado. Verken du eller arkitekten har noen eksemplarer. For å erstatte tegningene må du betale arkitekten for å gjenskape dem. Kostnaden for å erstatte tegningene skal dekkes av dine verdifulle papirer og registrere forsikring.

Når et dokument er ødelagt, kan det hende du kan rekonstruere det fra andre dokumenter du har på hånden. For eksempel, anta at regnskapslederen din har blitt ødelagt av en brann. Heldigvis kan du rekonstruere regnskapstallene dine ved hjelp av klientfiler og leverandørposter. Dine verdifulle papirer og registre forsikring skal dekke kostnadene for blanke materialer (en ny regnskapslogger) og kostnaden for arbeidskraft for å gjenskape regnskapsdataene.

Merk at mange eiendomspolitikker ikke gir allrisikodekning for verdifulle papirer og plater. I stedet er slike poster bare dekket for navngitte farer. Eksempler på farer som typisk er dekket inkluderer brann, lyn, eksplosjon, vindstorm, hagl og sinkhole sammenbrudd.

Hvilken begrensning trenger du?

Verdifulle papirer og plater dekning er underlagt en sublimit.

Hvis et tap oppstår, vil forsikringsselskapet ikke betale mer enn den sublimit som er vist på retningslinjene dine. Denne sublimitten kan være så lav som $ 2, 500. For å beskytte din bedrift mot tap, må du kanskje kjøpe ekstra dekning.

Når du velger en grense, bør du vurdere hvilke typer dokumenter som er i fare. Hvor mye koster det å erstatte dem? Trenger du å ansette midlertidig ansatte? Hvor mange timer vil det ta for å reprodusere postene? Vil du få originaler? Vil originalt arbeid (som de arkitektoniske tegningene nevnt ovenfor) bli gjenopprettet?

Erklæring om verdifulle papirer

Hvis næringseiendomspolitikken ikke dekker verdifulle papirer, kan disse elementene være forsikret med en påtegning. Påtegningen gir vanligvis den samme eller enda bredere dekning enn det er inkludert i en typisk eiendomspolicy. Noen påtegninger dekker verdifulle papirer på en allrisiko i stedet for en navngitt farlig basis.

Dvs. de dekker skade på dekket eiendom forårsaket av fare som ikke er spesifikt utelukket.

Ingen dekning for elektroniske poster

De fleste policyer (og påtegninger) som dekker verdifulle papirer angir spesielt at ingen dekning gjelder verdifulle papirer som eksisterer som elektroniske data . Med andre ord, elektroniske dokumenter anses ikke som verdifulle papirer.

Mange bedrifter holder viktige poster i elektronisk form. Dessverre gir eiendomspolitikken generelt svært liten dekning for skade på elektroniske data. Du kan beskytte firmaet mot tap som medfører skade på dine elektroniske filer ved å kjøpe elektronisk databehandling.