Skriving av formelle invitasjonsbrev og materialer

Arrangements- og møteplanleggere forventes å bidra til eller skrive formelle invitasjonsbrev og materialer til møtene, incentivreiser og andre programmer de organiserer. Det trenger ikke å virke som en overveldende oppgave, men det er viktig å følge visse skritt for å følge riktig invitasjonsdiagram og unngå å savne viktige detaljer for dine gjester.

Slik er:

1. Lag et arrangementstema. Før du skriver formelle invitasjonsbrev og materialer, må planleggerne sørge for at de har et fristende tema for programmet. Følgende spørsmål vil bidra til å starte brainstorming: Er det en pedagogisk konferanse, seminar eller incentiv tur? Hvor blir det holdt? Hva er unikt med det målet eller stedet? Hva er grov tidsplan for arrangementet? Hva er noen av målene bak programmet? Hvorfor ønsker en deltaker å delta? Disse spørsmålene vil bidra til å etablere et flott arrangementstema.

2. Lag en elektronisk invitasjon. Mange formelle invitasjonsbrev og materialer til større arrangementer er nå flyttet til elektroniske registreringssystemer på grunn av volumet av viktig hendelseslogistikk som må fanges under RSVP-prosessen: stavning av navn, kontaktinformasjon, kosttilskudd, funksjonshemmede, transportbehov, programdetaljer, aktiviteterinformasjon og mer. Merk: Mindre kompliserte hendelser kan bruke et enkelt webside eller grafisk designbilde sendt via e-post for å formidle hendelsesdetaljer og RSVP-kontakter.

3. Opprett en trykt invitasjon. Avhengig av innholdet på programmet eller arrangementet, kan invitasjonsetiketten foreslå at du skal skrive formelle invitasjonsbrev og notater for å la dine gjester vite at du virkelig verdsetter deres tilstedeværelse. Dette er annerledes enn begivenhetsmaterialene; I stedet bør du vurdere et enkelt invitasjonskort som gir verdifull informasjon til din gjest, inkludert verten og hans / hennes tittel, tema for arrangementet, dato (er) og / eller tid (er) og en RSVP-kontakt.

4. Skrive formelle arrangement invitasjoner. Som en del av den elektroniske invitasjonen, bør du sette opp høyt nivå informasjon om programmet og arrangementet. For eksempel, hvis dette er en insentiv tur eller flere dagers konferanse, vil du inkludere følgende: destinasjon, hoved hotell / konferansested, hovedemne, høyttalere (inkludert bios), tidsplan, aktiviteter, logistikk og detaljer om registrering. Invitasjonsbokstaver og materialer skal gi gjestene en grunn til å delta, og alltid inkludere et anrop til handling.

5. Invitasjonsetikett begynner med destinasjon / spillestedsoversikt. Når du skriver formelle invitasjonsbrev og materialer, er det alltid tryggest å anta at ingen har vært på stedet der du er vert for programmet.Det betyr at du bør skrive en kort oversikt over destinasjon og / eller hotell / anlegg / sted hvor programmet holdes. Hvis du planlegger en flerdagers begivenhet, behold denne informasjonen så høyt som mulig, men sørg for at det er nok informasjon for å gi gjestene unike innsikter om stedet, og hvorfor de bør investere sin tid der med deg.

6. Invitasjonsetikett krever hendelsesplanen. Hvis du planlegger en flerdagers begivenhet, for eksempel et insentivprogram, bør invitasjonsmaterialer inkludere så mye detaljer som mulig, slik at gjestene på riktig måte kan planlegge sin tid med deg. Det betyr at invitasjonen din skal identifisere ankomstmetoder og -tider når de forventes å delta, tider for forretningsmøter og aktiviteter (og valg av aktiviteter), informasjon om mat og avreiseinformasjon.

7. Invitasjonsetikett krever aktivitetsbeskrivelser. Når du skriver formelle invitasjonsbrev og materialer, gir du en oversikt over de ulike aktivitetene for å hjelpe gjestene bedre å finne ut hva som samsvarer med deres interesser. Er golfprogrammet ditt en 1/2 dag eller heldagshendelse? Hva er "klassen" av elva-flomene flyte? Hva er høyden hvor du er vert for arrangementet, og hvor høyt vil det mountainbike-programmet ta deg? Hva er lengden på en maleriklasse og hva skal de lære?

8. Invitasjonsetikett krever informasjon om møte logistikk. På nytt, forutsatt at du er vert for et flerdagsprogram, må du ha informasjon om hvert av følgende:

   • Flygebyr
   • Hendelsesregistrering
   • Romreservasjoner
   • Flyplasstransport > Klærkode
   • Vær
   • Innsjekkingsprosedyrer
   • Ikke-refunderbare varer
   • Værepersonalkontakter
   • Utvikle siste arrangementshendag.

9. Dette vil se annerledes ut enn de innledende invitasjonsmaterialene, men skal gis til inviterte gjester ved ankomst eller like før du deltar på en begivenhet. Det bør inkludere en time for time (det er greit å kombinere timer) oversikt over hva som er planlagt når og hvor. Hvis du har flere pedagogiske spor planlagt samtidig, er det nyttig å skissere disse sporene i grupper slik at deltakerne vet hvilke emner som er planlagt når og hvor. Lag hilsen velkomstbrevet.

10. Mange planleggere sliter med hvilken informasjon de burde eller ikke bør inkludere i velkomstbrev. Det beste rådet er å holde velkomstmeldingen enkel og la gjestene vite at de er velkommen og verdsatt. Invitasjonsetikett antyder at brevet skal signeres av den offisielle verten til arrangementet. En av de mest oversett hendelsesinvitasjonene er avreisevarsel. Som en del av velkomstbrevet og eventuelle ankomstgaver, er det viktig å legge ved detaljer om hvordan gjestene skal reise.

    Lag menykort.

11. Uansett om du planlegger frokost, lunsj eller middag, setter gjester alltid pris på å se menykort som skisserer menyelementer for hvert kurs i måltidet. Det gir dem noe å snakke om når de samles med andre ved bordet deres og lar ventetjenesten raskt få menyvalg fra gjester, noe som bidrar til å holde planen på sporet. Merk: Hvis du planlegger en spesiell overraskelse under måltidet, for eksempel en tematisk dessert til enestående underholdning, er det nyttig å holde disse elementene av menykortet for å forbedre den spesielle effekten. Lag takknemlig gavekort.

12. Enten det er en ankomst gave eller en pute gave, hver takk gave bør ha sitt gavekort. Det er en mulighet til å styrke "takk" meldinger og få dine gjester til å føle seg ekstra spesiell. Det er nyttig å inkorporere ordlyd og meldinger som gjenspeiler temaet til selve arrangementet. Lag individuelle avreiseopplysninger.

13. På dagen før avreise, send meldinger til gjesterom som minner dem når de skal avreise, inkludert flynummer og avgangstid. Det gir en mulighet til å fikse eventuelle feil i siste øyeblikk som kan ha blitt overset under planlegging av logistikk.

    Tips:

Pass på at du har en flott grafisk designer og en online registreringsprosess. Utfordringen fremdeles i dag er at det finnes mange forskjellige online-registreringssystemer, men de krever også mye tilpasning, eller bruk av tredjepartssystemer anses fortsatt som kostbar per invitasjonsbase. Derfor er mange planleggere fortsatt avhengige av deres hjemmelagde verktøy og ressurser.

1. Finn deg en flott skrivesaker. Selv om organisasjoner beveger seg mer og mer til bruk av elektroniske former for kommunikasjon, erstatter det fortsatt ikke innvirkningen som trykte invitasjoner og hendelsesmaterialer leverer. Se etter brevpapir som vil komplimentere arrangementstemaet ditt, og variere stiler av papir og størrelser for å skape mer interesse og drama. Dine gjester vil legge merke til innsatsen.
2. Opprett en mal og replikere derfra. Planleggere bør opprette en invitasjonsbrev og -maler for mal, og bare oppdatere nye hendelser fra maler fra tidligere programmer og hendelser. Selvfølgelig bør ny skrivesaker, grafikk, tekst, etc., velges og brukes, så det er nødvendig med en viss tilpasning hver gang.