10 Vaner av vellykkede prosjektledere

Hvorfor synes noen prosjektledere alltid å bringe sine prosjekter inn i tide, på budsjett og med fornøyde kunder og andre … vel … ikke?

Du har hørt om Stephen Coveys bok, De 7 vaner av svært effektive mennesker . I dag ser vi på de 10 vaner som svært vellykkede prosjektledere deler.

Jeg har sett at disse vanene blir nevnt igjen og igjen i ytelsesvurderinger og i slutten av prosjektrapporter hvor klienten, teamet eller sponsoren tilbyr tilbakemelding til prosjektlederen.

Du trenger ikke å ha 10 års erfaring for å kunne levere hver gang. Ved å endre vaner og børste opp dine ferdigheter kan du drastisk forbedre sjansene for at prosjektet ditt blir en suksess (og gi deg selv mindre stressende tid på jobben også).

Og i ingen bestemt rekkefølge (bortsett fra nummer 10) la oss komme i gang!

en. Bruke riktig team

De mest effektive og vellykkede prosjektledere kjenner evnen til deres lagmedlemmer. Dette betyr at de kan tildele riktig arbeid til de riktige personene.

Bruk av feil ressurs på en oppgave kan føre til at det tar lengre tid eller gjøres dårlig. Det hjelper virkelig å kjenne styrken og svakhetene til individene som jobber med deg, slik at du best kan tildele dem til prosjektoppgaver.

Finn ut hvordan ressursstyring kan spare deg også.

2. Administrere prosjektproblemer

Alle prosjekter treffer problemer fra tid til annen. Vellykkede prosjektledere lar det ikke bekymre seg for dem.

De kjenner prosessene for problemadministrasjon og også hvordan de skal håndtere problemer når de oppstår.

Du kan også gjøre det. Når du vet hvordan du vurderer et prosjektproblem, vil du finne at problemadministrasjon blir en enkel vane å innlemme i din ukentlige rutine. Ta litt tid til å gå gjennom problemloggen din hver uke, og du vil snart finne ut at det er en enkel jobb å holde seg på toppen av å håndtere problemer.

3. Håndtering av endringer

Prosjekter er utviklet for å forandre ting, men den slags forandring skjer med andre mennesker! Det er vanskeligere å håndtere forandring som er rettet rett mot prosjektgruppen, forstyrrer den detaljerte prosjektplanen og skaper nytt arbeid og en hel haug med dokumentasjonsoppdateringer.

Vellykkede prosjektledere har en forandringsstyringsprosess som de følger. Følgende definerte trinn gjør det lettere å gjøre noen handling til en vane fordi den er strukturert og repeterende.

Endringshåndteringsprosessen ser slik ut:

• Motta informasjon om endringen
• Vurder endringen
• Fastslå hvor mye arbeid det ville være å gjøre endringen
• Lag en anbefaling om hvorvidt den er verdt går fremover.

Så får du en beslutning fra sponsoren om hvorvidt du bør innlemme endringen eller ikke.

Merk: Du kan godkjenne noen små endringer selv så lenge de er innenfor dine oppgaver og myndighetsnivåer.

Vellykkede prosjektledere vet at håndtering av endringer er en del av jobben, og de har en plan for å håndtere dem når og da de oppstår.

4. Administrere prosjektkostnader

Det er høyst sannsynlig at prosjektet ditt vil pådra seg kostnader, selv om du ikke har full kontroll over veskenstrengene selv. Å være i stand til å håndtere de økonomiske elementene i din kontroll må være en vane, fordi hvis du ikke nærmer deg det regelmessig og rutinemessig finner du jobben blir så stor, er det umulig å gjøre det bra.

Fantastiske prosjektledere holder seg utover kostnadene med arkiveringssystemer som fungerer for fakturaer, sitater og anslag. Bli vant med å bruke budsjetteringsprogramvaren din (selv om det bare er et regneark).

Du kan ikke klare prosjektkostnadene dine før du har en plan om hva du skal bruke. Les dette på hvordan du oppretter et prosjektbudsjett slik at du kan komme i gang.

5. Teambuilding

Prosjektteamet vil mest sannsynlig ikke fungere for deg, så hvorfor er teambuilding en del av vanene til vellykkede prosjektledere?

Det er fordi du trenger dem til å jobbe effektivt sammen, og du trenger de som er involvert i prosjektet, for raskt å komme til et punkt der de stoler på hverandre. Du får det gjennom å bygge laget.

Se opp for situasjoner der laget ditt faller fra hverandre. Spesielt mobbing oppførsel er uakseptabelt.

Finn ut hvilke prosjektledere som kan gjøre med mobbing.

6. Forstå prosesser

Den sjette vanen med svært vellykkede prosjektledere er at de forstår prosessene som eksisterer innenfor deres kontrollfelt.

Det betyr at de vet hvilke arbeidsprosedyrer som skal følges. De spilder ikke tid på å prøve å finne ut hvordan man skriver en forretningssak fordi de vet at det er en prosedyre for det, og de kan følge trinnene.

Når det er sagt, er de mest vellykkede prosjektlederne ikke en slave å behandle. De vet når den riktige tingen å gjøre er å følge prosessen. De vet når det er bedre å justere det litt for å gjøre oppgavene enklere for alle. Et eksempel på det ville være å fjerne byråkratiet fra et lite prosjekt ved å skreddersy prosessene tilsvarende.

7. Oppdatering av tidsplanen

Prosjektplaner bør ikke overlates til tilfeldigheter, og de mest vellykkede prosjektledere vil gjøre det til en vane å regelmessig sjekke planene for nøyaktighet og oppdatere dem.

Det er mange måter å spore på prosjektets fremgang, men det viktigste er at du gjør det! Hvis du sliter med å gjøre denne vanen din egen, så skriv et kort møte i din dagbok med deg selv og din tidsplan en gang i uken. Bruk samme tid hver uke og ta 30 minutter for å se hvor du er og hvor du skal være. Gjør de nødvendige endringene, fortell teamet og fortsett med prosjektet.

Merknad: Hvis tidsplanen din har betydning for sluttdatoen for prosjektet eller på leveringsdatoen for viktige milepæler, så snakk med din sponsor.Du bør ikke endre grunnleggende for din grunnlinjede plan uten å gå gjennom en formell godkjenningsprosess.

8. Administrere prosjektrisiko

Å vite hva som skal inkluderes i risikoregisteret ditt er en ting, men det er vanlig å se på det og å handle på risikoen som oppstår, er noe annerledes.

Det er ikke nok å bruke begynnelsen av prosjektet ditt for å identifisere risiko og ikke tenke på dem igjen. Risikostyring må være en del av prosjektets vaner, fordi uten det vil du oppdage at risikoer blir til problemer og skaper problemer for deg.

Dette er et annet område der standardprosesser og bestilling av et vanlig spor for å gjøre en risikovurdering kan hjelpe. Du kan inkludere det som en del av gruppemøtene dine. Gjør det til en vane å vurdere risikoene dine med teamet, lukk alle som ikke lenger er en trussel, og planlegg handlinger for de som du vil redusere.

9. Sporingstid

Prosjektledere vet mye om prosjektstyring, men det pleier å være innenfor planlegging og planlegging. Det vi snakker om her er tidsporing på en mer vanlig, daglig basis. Vi snakker om timesheets.

Prosjektteam er ofte ikke så ivrige etter å bruke tidsskrifter hvis de ikke har gjort det før. Mange prosjektledelsesprogramvareverktøy har tidssporing iboende i produktet. Det kan gjøre det enklere å introdusere bryteren til tidssporing som et lag.

Uansett om du sporer lagets tid (som anbefales), er det viktig at du vet hvor din egen tid går på en dag. Du bør gjøre det til en vane å legge merke til hvordan du bruker tiden din. Dette vil hjelpe deg å forstå om du bruker tid på de viktigste prosjektoppgaver. Du tror kanskje du er, men er du virkelig? Tidsskrifter eller tidsopptak av noe skjema vil hjelpe, selv om det bare er en times logg på et notisblokk.

10. Levering av virksomhetsendring

Endelig er vane som gjør prosjektleder mest vellykkede, muligheten til å sammenligne prosjektutgangene med forretningsresultater. Prosjektet ditt var designet for å oppnå noe fantastisk for selskapet, og du har gjort det. Flott.

Men hvis brukerne ikke bruker produktet eller programvaren raskt faller utdatert eller kundene ikke er så overrasket som du er … så har prosjektet ditt vært bortkastet tid.

De mest vellykkede prosjektgruppene sørger for at de vet hvilke forretningsresultater de sikter på. De bygger en løsning som gir den virksomheten endring på en bærekraftig måte. Det de leverer når prosjektet avsluttes, er fullt brukt og helt vedtatt av kunden. Det er en suksess fordi den er bygget for å lykkes fra starten.

Forståelse av forretningsmål er et sentralt kriterium for en prosjektleder som ønsker å påvirke kunder og interessenter. Hvis du kan vise at du har levert noe av verdi, er det enkelt å demonstrere hvilken innvirkning du har og verdien som du tar med til selskapet.

Gjør det til en vane å spørre interessentene hvilken forretningsverdi de forventer og hvordan de vil bruke hva det er som prosjektet ditt leverer for dem.Snakk med dem om hvordan de definerer suksess. Du kan bygge dette inn i en repeterbar prosess ved starten av hvert prosjekt.

Hvor mange vaner for suksess har du?

Har du lest listen, hvor mange av disse vanene har du allerede? Det er sannsynligvis ting her som du gjør i dag, og andre som du vet, bør du gjøre mer av et forsøk på å gjøre regelmessig. Den gode nyheten er at å skape en ny vane er relativt lett hvis du er forpliktet til å gjøre det. Snart vil disse tingene være andre natur, og du vil være godt på vei til å være en av de mest vellykkede prosjektledere i bedriften din.

Hvilke skal du begynne å jobbe med og bygge inn i din ukentlige rutine?

Videre lesing

Jeg anbefaler å lese The Power of Habit av Charles Duhig.