5 Trinn for å velge Regnskapsprogramvare

Du kan bruke denne sjekklisten for valg av programvare til å hjelpe deg med å finne riktig regnskapsmessig programvare før du kjøper. Få små bedrifter investerer betydelig tid og ressurser til å stille de riktige spørsmålene før du velger regnskapsprogrammet for å sikre at det beste valget blir gjort for deres virksomhet. I stedet er valg av regnskapsprogramvare vanligvis rushed, gitt lite, om noen, tenkt på om det finnes bedre alternativer.

Hvis du velger et regnskapsprogramvare for småbedrifter, eller vurderer å oppgradere eller endre programvare, kan du bruke denne sjekklisteprogramvareutvalgets sjekkliste som en ressurs for å følge noen få trinn som er skissert nedenfor for å hjelper deg med å finne riktig regnskapsprogram for småbedrifter.

Trinn 1

Du bør søke tilbakemelding fra alle dine ansatte som vil bruke regnskapsprogrammet på noen signifikant måte, slik at de kan bidra til å gi deg innspill om hvorvidt programvaren vil møte deres behov. Hvis din småbedrift er stor nok, med ulike avdelinger eller divisjoner, kan du danne en teknologikomité som har minst en representant fra hver avdeling eller divisjon, evaluere programvarene du vil vurdere å kjøpe.

Trinn 2

Du bør ha hver ansatt eller representant i teknologikomiteen utarbeide en behovsanalyse og et flytskjema med sine signifikante prosesser.

Behovsanalysen bør være en liste over kravene som hver ansatt eller avdeling må utføre sine daglige oppgaver. Behovsanalysen vil skissere kravene du har til regnskapsprogramvare, som du kan gi til leverandøren din, for å hjelpe deg med å finne ut om programvarepakken oppfyller dine krav.

Flytdiagrammer vil gi deg et visuelt bilde av interne prosesser som dine ansatte bruker til å utføre sine oppgaver. Flytdiagrammer vil være nyttige i minst et par grunner: (1) du vil finne at visse trinn kan elimineres for å strømlinjeforme driften din og spare bedriften din tid og penger; (2) vil du kunne se hvilke trinn som nå utføres manuelt for å se om regnskapsprogramvaren du vurderer å kjøpe, vil bidra til å automatisere disse oppgavene; og (3) du kan bruke disse flytdiagrammer som grunnlag for å opprette eller oppdatere selskapets retningslinjer og prosedyrer manualer eller medarbeiderens skrivebordsprosedyrer på dette tidspunktet.

Trinn 3

Du bør etablere et budsjett for regnskapsprogramvaren. Jeg anbefaler å opprette et budsjett som en rekke priser som du vil vurdere å kjøpe fordi du kan finne at et dyrere regnskapsprogramvare vil automatisere flere oppgaver, slik at de økte kostnadene kan være berettiget.

Trinn 4

Du kan få dine ansatte eller teknologiutvalg identifisere potensielle regnskapsprogrammer som passer dine behov, slik at du kan se nærmere på disse programmene. Du vil kanskje vurdere å konsultere med uavhengige fagfolk, for eksempel teknologikonsulenter og sertifiserte offentlige regnskapsførere, for å få deres mening om mulige programmer som kan møte dine behov.

Regnskapsføreren vil ha kunnskap og erfaring med hva andre små bedrifter bruker og kan ha erfaring med å bruke ulike regnskapsprogrammer som sluttbruker. Teknologikonsulenten kan gi deg en ide om viktige teknologiproblemer du kan støte på når du implementerer et nytt regnskapsprogramvare basert på spesifikasjonene, for eksempel om det er kompatibelt med andre eksterne programmer du trenger for din bedrift eller ny maskinvare deg Det kan hende at du må sørge for at programmet kjører riktig, som kan føre til beslutningsprosessen.

Trinn 5

Du bør demo alle regnskapsprogrammer som er på din korte liste for å kjøpe for å sikre at de tilfredsstiller dine behov. Du kan også be om en gratis prøveversjon av programmet også hvis du kontakter selgeren. Du kan få dine ansatte til å løse sine daglige oppgaver på prøveversjonen, slik at du får en enda bedre ide om hvordan programvaren stabler opp mot sine konkurrenter.

Du kan følge disse trinnene for å hjelpe deg med riktig valg av regnskapsprogrammer for småbedrifter.