8 Trinn Før du utsteder Medarbeiderkredittkort

En bedrift må foreta kjøp eller vedlikehold. Med disse utgiftene i tankene, er det ofte en god ide å vurdere å utstede bedriftskredittkort til utvalgte ansatte.

Utstedelse av disse kortene til ansatte betyr at de kan gjøre visse transaksjoner på vegne av virksomheten, og senere arkivere alle kvitteringer til finansdirektør i slutten av hver måned. Som et selskap, i stedet for å utstede kontantforskudd til hver ansatt, viser bedriftskredittkortene seg å være det beste alternativet, siden du ikke vil være involvert i problemer med å gi ut penger.

Men før du utsteder bedriftskort, må du sette forholdsregler på plass. Uten å gjøre det er det mulig for enkelte ansatte å misbruke forretningsmidler. Risikoen for uautoriserte kjøp øker når bedriftskredittkortene er i deres hender, og det finnes ingen beskyttende tiltak. For å kontrollere denne risikoen, vil følgende retningslinjer hjelpe:

Ved starten, sett forventninger

Når du utsteder kortene, er det tilrådelig å sette og informere alle ansatte om hva som forventes av dem når det gjelder kortbruk. Du må etablere en policy som forklarer ansvarlig kortinnehaverens ansvar, hvilken type utgifter kortene skal brukes på, og hvilken type dokumenter man skal sende for hver utgift.

Dette er en av nøklene som alle selskaper bør sette på plass for å dempe hvordan kortinnehaveren bruker kortet. Uten å gjøre dette, vil din virksomhet pådra seg ekstrautgifter som aldri ble budsjettert, noe som i lengre tid øker kostnadene ved å drive virksomheten.

Pass på at kortreglene er riktig forstått

Som vi vet har de fleste av ansatte ikke lesekulturen. Dette betyr at hvis du bare retter opp arbeidskort fra bedrift med en juridisk utskrift av reglene uten å ta dem gjennom på hvordan eller hva som forventes med hensyn til kortbruk, vil det ikke hjelpe siden mange av dem kan bruke kortet uten å lese regler.

For å unngå det ovennevnte scenariet, er det godt å organisere et møte med de ansatte og ta dem gjennom politikken. Etter at dette er gjort, ville det være bra for dem å erkjenne forståelsen av politikken skriftlig. Dette betyr at i tilfelle en ansatt går imot hva politikken sier, må det tas passende tiltak.

Være kjekt på Utgifter

Til tider har de fleste ansatte en tendens til å gå imot reglene og ende opp med å bruke mer enn det som er beskrevet i politikken. Med dette i tankene dine, er det godt å holde tette faner på bruken av bedriftskredittkortene. Finansdirektøren skal informere veiledere i hver avdeling om at de vil få ansvar for å føre tilsyn med de ansatte med kort i den avdelingen.

Dette vil på en måte minimere misbruk av kort fra ansatte. Når en medarbeider vet at det er noen overvåkingskortutgifter, vil de frykte å engasjere seg i ufordelte kjøp som ikke er angitt i politikken.

Har beskyttelsesforanstaltninger på plass

Penger er en økonomisk ressurs, og det er derfor svært lite. Dette innebærer at når en ansatt misbruker sine kortbruksrettigheter, blir byrden umiddelbart overført fra dem til selskapet. Med dette i bakhodet er det greit for deg å sette utgiftsgrenser på hvert kort.

De i ledende stillinger kunne få høyere grenser enn de i de nederste linjene. Dette tiltaket er ment å redusere risikoen for å gjøre uautoriserte transaksjoner. Utgiftsgrensen sett bør aldri overgått og bør oppgis i politikken. Hvis noen ansatte overgår grensen, må det ekstra beløpet trekkes fra på lønnslisten pluss en straff.

Alltid gjennomføre en årlig gjennomgang

Selskapets kredittkortprogram må vurderes år etter år. Dette skyldes at enkelte ansatte kanskje har flyttet fra en avdeling til en annen, og siden hver avdeling har en bestemt utgiftsgrense, er det nødvendig å foreta en årlig gjennomgang av programmet.

gjør det også mulig for instituttlederne å utstede nye utgiftsgrenser i samsvar med hver ansattes ansvar. Hvis en ansatt jobber i en avdeling som ikke lenger trenger et bedriftskredittkort, kan han / hun bli fjernet fra programmet.

Øk effektiviteten ved å gjøre Følgende Ups

Det er bra for deg å ha noen som ikke er med i firmaet ditt eller verken en kortholder for å gjøre sammendrag av transaksjoner på vegne av selskapet og sende dem til deg på slutten av hver måned. Hovedformålet med denne utpekte personen er å oppgi navnene på de ansatte som ikke hadde levert fornuftige forklaringer og uttalelser om deres bruk av kortet.

Dette er en enkel måte for deg å overvåke hvilke ansatte som overholder kortpolicyene og hvilke som ikke er. Etter en viss tidsperiode kan du velge å knekke en pisk på de evige kortholdere som alltid går imot retningslinjene, enten ved å ta kortene vekk fra dem midlertidig eller til og med permanent.

Vurdere utjevnene

Husk at et utstedt bedriftskort bare skal brukes på enkelte elementer som er nyttige for selskapet, og bør aldri brukes til å kjøpe personlige varer med mindre du er en nødsituasjon. Dermed er det behov for å overvåke alle utgifter hver ansatt bruker på kortet ved slutten av hver måned.

Hvis en eller flere ansatte bruker kortet på personlige gjenstander, bør det foretas en grundig vurdering for å avgjøre om det var en nødsituasjon eller ikke. Hvis det ikke var et nødsituasjon, bør det tas disiplinære tiltak mot kortinnehaveren. Omvendt, hvis det var på grunn av en nødsituasjon, må de utførte kostnadene bli trukket fra kortholderens lønn uten noen disiplinær tiltak mot dem.

Fordel risikoen

Bedriftskortspolitikken skal sikre at medarbeiderbrukeren er personlig ansvarlig for alle kredittkortbalansene for egen risiko.Med en slik politikk på plass vil selskapet bare måtte refundere midler til individuelle kortinnehavere i henhold til mengden godkjente utgifter. Dette er hva vi refererer til som deling av risiko mellom selskapet og de ansatte. Dette er en god måte å håndtere medarbeidere som har en tendens til å kjøpe sine personlige ting ved hjelp av kortet, siden de kun vil få et beløp som bare samsvarer med de godkjente utgiftene.