Balanserer et kasseapparat - hvordan, hvorfor og når

Selv med dagens moderne POS-systemer, trenger du fortsatt en prosedyre for å regne for butikkens kontanter. Disse interne kontrollene er nødvendige for å forhindre misbruk av penger og å sikre eiendeler mot tap. Ikke bare gjør sterke interne kontroller effektivitet i drift, de sikrer også pålitelig regnskapsføring. En av de vanligste årsakene til krymping eller tap i butikken din er gjennom mishandling av kontanter.

Og når den undersøkes, er den vanligste årsaken til tyveri mangelen på en ordentlig prosedyre eller kontroller.

Prosessen med å telle pengene, avstemme kvitteringene og balansere kontantskuffen skaper en ansvarlighet for dagens transaksjoner. Dette kontanteradministrasjonssystemet kan opprettes samtidig med at butikkpolicyene er opprettet. Mange av dagens POS-salgssteder har trinnvis instruksjoner for å lukke (også kjent som balansering) kontantskuffen for å veilede medarbeiderne.

Hvorfor Balanse?

Store ledere eller kasserere kan når som helst trekke en salgsrapport under et skifte. Ved å legge til begynnelsen av kontanter i skuffen til daglig salgstall, vil en forhandler vite nøyaktig hvor mye penger som skal være i kassaapparatet eller POS-systemet til enhver tid. Dette er ekstremt nyttig:

• For å unngå å holde for mye penger på salget.
• Hvis butikken er ranet.
• Når en kunde klager over for liten forandring.

• For å oppdage hyppige overbelastninger / mangler for bestemte kasserere.
• For å fjerne fristelsen til å ta kontanter uten dokumentasjon fra kontantskuffen.

Slik balanserer du en kasseskuff

Balansering av et kasseapparat skjer vanligvis på slutten av dagen eller på slutten av kassererens skift. Kontantskuffen og innholdet bør tas til et kontor eller et annet bortgjemt område for å utarbeide rapporten.

Hvis du skal balansere skuffen etter lukking, må du kontrollere at gulvlysene på gulvet er slått av og døren er låst. For mange selgere har de det travelt og har en tendens til å begynne å lukke før butikken faktisk er stengt. Dette er ikke en sikker praksis. Men hvis du har flere ansatte i butikken, er det mulig å lukke et av registre i åpningstider.

Eventuelle overage og eller mangler bør undersøkes. Menneskets natur bør tas i betraktning for mindre feil og små mengder. Med dette mener vi at enkle feil i endringen er vanlig når du behandler en transaksjon. Imidlertid kan hyppige uoverensstemmelser være tegn på ansattstyveri, eller det kan tyde på at ytterligere trening er nødvendig for en bestemt kasserer. Som regel vil du sørge for at ikke mer enn $ 2 er av om natten. Mens det avhenger av mengden transaksjoner den dagen (med andre ord, jo flere transaksjoner desto større er sjansen for å telle feil) regelen $ 2 er en nyttig.

Startkassen på kontanter legges tilbake i kontanter skuffen og lagres om kvelden, mens innskuddet er utarbeidet for banken. Alle kredittkortslister, terminalrapporter og andre regnskapskvitteringer kan stiftes til Daily Cash Drawer Report og arkiveres etter dato.

Adskillelse av oppgaver

For mer ansvar, vurder å bruke to personer til å balansere kassaapparatet. En person vil telle skuffen og opprette den daglige kontantrapporten, mens den andre personen forbereder et bankinnskudd. Begge ansatte bør signere rapporten som viser at de er ansvarlige for de viste tallene. Selv om det ikke finnes noe system som kan forhindre svindel, vil dette revisjonssporet bidra til å hindre samspill mellom ansatte.

Ved begynnelsen av neste skift, skal hver kassereren tildeles sin egen kontantskuff. Har kassereren fortalt kontanter i skuffen for å verifisere begynnelsesbalansen. Hvis du er en liten butikk med bare ett register, blir kontanter mest sannsynlig i skuffen over natten. Hvis dette er din situasjon, er prosedyren den samme.

En siste notat, siden menneskelig feil er en del av spillet, må du sørge for at du inkluderer uoverensstemmelser i kontanter som en del av P & L.

Legg til en linje i din P & L som budsjetterer for og viser tap fra feilmelding. Dette er en annen måte du kan kontrollere og administrere tapet.