Før du kjøper en kopimaskin for små eller hjemmekontor

Selv om begrepet et papirløst kontor lyder bra i prinsippet, er virkeligheten at mange små eller hjemmekontor (SOHO) -firmaer fortsatt har behov for å kopiere trykte dokumenter regelmessig.

Den gamle stilen for frittstående kontormaskiner har nesten forsvunnet i den digitale tidsalderen, erstattet av multifunksjonsskrivere som kombinerer funksjonene til utskrift, kopiering, skanning og eventuelt faksing til en enkelt enhet.

Teknisk er en "kopimaskin" i dagens termer normalt en skriver som har en innebygd skanneenhet, slik at et dokument som skal kopieres, kan skannes og gjengis av skriveren.

Som med de fleste elektronikk, fortsetter kopimaskinen / skriverenhetene å falle i pris, men kommer med flere funksjoner enn noensinne, og det kan ikke bli slått å gjøre det enklere å kopiere i hus enn å kjøre til en utskrifts- / kopimaskin.

Her er de viktigste kjøpsfaktorene som hjelper deg å velge en skriver / kopimaskin for SOHO.

Blekkskriver vs Laser / LED

For høyhastighetskopiering av tekstdokumenter Laser / LED-skrivere er generelt det bedre valget. Blekkskrivere er i stand til å skrive ut på mye høyere oppløsninger, og de er også mer egnet for grafikk og spesielt for fotografier.

Kostnad

Når du ser på kostnadene til en skriver / kopimaskin, er det viktig å ta hensyn til den pågående kostnaden for forbruksvarer hvis du planlegger å gjøre mer enn noen ganger utskrift / kopiering. Produsenter har endret seg de siste årene, og i stedet for å tjene penger på å selge skrivere / kopimaskiner, selger de seg ofte til anskaffelseskost (eller til og med med tap), og i stedet gir store fortjenestemarginer ved å selge blekk og toner.

Mange enheter kommer nå med blekkpatroner / tonerkassetter som har innebygde mikrochips som forhindrer at "uoffisielle" patroner blir brukt, eller har "starter" tonerkassetter som har halvparten av den normale kapasiteten. At bargain blekkskriver eller laser ser ikke ut som billig når det kommer tid til å erstatte den dyre blekkpatronen eller tonerkassetten.

Fargeskrivere / kopimaskiner er spesielt dyre å kjøre ettersom de krever 4 patroner (svart og hvitt, cyan, magenta og gul). Det er typisk for utskiftingskostnader for blekkpatroner / tonerkassetter som overstiger kjøpesummen på en hel enhet, noe som gjør skrivere til en vanlig bosatt i elektronikkgenvinningsdepoter og deponier.

Heldigvis kan de fleste blekkpatroner og noen tonerpatroner fra laser fylles på til en mye lavere pris - selskaper som Costco tilbyr for eksempel en blekkstråle på 1 time. Påfyllingssett er også tilgjengelig for gjør-det-selv-typene, men påfylling av blekkpatroner eller tonerkassetter er rotete og ikke for mekanisk utfordret. Og du kan lage skriver blekkpatroner i lengre tid med liten innsats.

Før du kjøper en skriver / kopimaskin, må du kontrollere produsentens publiserte pris per side.

Volum

De fleste småbedriftsorienterte skrivere / kopimaskiner er ikke konstruert for tungt volum, så kontroller enhetens anbefalte bruk (sider per måneds syklus). ISO-utbyttet for blekkpatroner / tonerkassetter gir deg en grov ide om hvor ofte kassettene trenger utskifting.

Merk at selv om du har en intern skriver / kopimaskin, kan det fortsatt være fornuftig å bruke lokale eller online kopi / utskriftstjenester (for eksempel stifter eller UPS) for større utskrifts- / kopieringsjobber eller spesialutskrift, for eksempel brosjyrer.

Med prisen på forbruksvarer (som beskrevet ovenfor) er det rett og slett ikke kostnadseffektivt å gjøre stort volum utskrift / kopiering på billigere skrivere / kopimaskiner, spesielt med fargedokumenter eller fotografier. Innkjøp av en lavere kostnadskriver / kopimaskin for grunnleggende behov og outsourcing større utskrifts- / kopieringsjobber er et ideelt kompromiss for de fleste små bedrifter. Ved å kjøre 500 kopier av en fargevirksomhetsbrosjyre er en jobb for en profesjonell trykkeri.

Duplexing

Duplexing er evnen til å skrive ut / kopiere på begge sider av siden og er en svært ønskelig funksjon. Foruten å spare papir er det et must for å lage profesjonelle kopier av tosidet trykt materiale.

Tilkobling

For å bruke maskinen som skriver, jo flere valgmuligheter for å koble til enheten, desto bedre. Bortsett fra direkte USB-tilkobling til en PC, kommer de fleste skrivere / kopimaskiner med nettverkstilkobling - kablet, wi-fi eller begge deler.

Hvis du trenger utskrift fra skyen eller fra mobile enheter, må du forsikre deg om at skriveren støtter teknologier som Google Cloud Print eller Apple AirPrint.

Svart og hvitt eller Farge?

Fargekopiering er tregere og dyrere, men kan være en funksjon du vil ha skriveren / kopimaskinen hvis du har tenkt å produsere reklamemateriell for småbedrifter, for eksempel brosjyrer, eller kopiere fargebilder.

Mediets allsidighet

Som hovedgrunnen til å kjøpe en kopimaskin for små eller hjemmekontor, er det praktisk, vil du være sikker på å velge en kopimaskin som kan håndtere en rekke papirformater og vekt og andre medier , for eksempel transparenter og indekskort. Se etter kopimaskiner som tilbyr flatbed kopiering hvis du er bekymret for å kopiere fra bøker eller kopiere andre objekter som ikke passer inn i en arkmater.

Papirhåndtering

Som småbedriftsperson har du bedre ting å gjøre enn å fylle på papirskuffer eller fôre enkeltark gjennom en skriver / kopimaskin. Hvis du skriver ut / kopierer regelmessig, let etter en modell med en papirkapasitet på minst 250 ark - eller mer. Du vil også definitivt ha en automatisk dokumentmater som holder minst 30 ark.

Response Time

Skrivere / kopimaskiner som ikke har oppvarmingstid, er ideelle for små og hjemmekontorer, der maskinen kan være ledig i timer eller dager. Høye utskrifts- / kopieringshastigheter er gode, men vil ikke spare deg når du må vente på minutter for at enheten skal varme opp hver gang den kommer ut av hvilemodus. Enkelte skrivere / kopimaskiner tilbyr nå en første kopieringstid på mindre enn 10 sekunder.