4 Grunner Hvorfor din venture trenger dokumenterte prosesser

De fleste entreprenørbedrifter starter opp organisk og finner ut hvordan vi gjør ting rundt her ganske mye på fluen. Eiere og ledere er ofte for opptatt til å dokumentere prosessene sine, med mindre virksomheten er svært teknisk eller vitenskapelig, eller med mindre prosesskontroll er mandatt av klienter som regjeringen. Hvis du er sjefen i en bedrift som spenner fra mat til detaljhandelsklærbutikker til formueforvaltning, vil du ikke bli sparket for å ikke ha dokumenterte prosesser.

(Tross alt, du er sjefen.) Men du vil gå glipp av store muligheter.

Grunner til å skape skriftlige prosesser

Det er tvingende grunner til at småbedrifter skal ha skriftlige prosesser, selv om du er den eneste som for øyeblikket er involvert:

1. Legge til og trene ansatte: Hvis prosessene dine er skrevet ned, kan du lettere og raskt trene ansatte. Hvis du ikke dokumenterer prosessene dine, vil du være motstandsdyktig mot å legge til ansatte fordi tanken på å trene dem er for skremmende. Catch-22!
2. Mulighet for å få forretningslån: Hvis du trenger finansiering for din bedrift, må en bank eller annen utlåner forstå operasjonen din. Det gir en kraftig uttalelse når du kan vise en utlåner hvordan organisert du er og at du virkelig har et håndtak på prosesser.
3. Sikre større fortjeneste: Dokumentasjonsprosesser viser feil i hvordan du gjør ting. Du vil se flaskehalser og inkonsekvenser som du ikke skjønte var der. Ekstra bevegelse i en forretningsprosess koster deg tid og penger. Eliminere det er lik tid lagret og større fortjeneste.

1. Plassering for eventuelt salg: Hvis du vil selge din bedrift en dag, vil en kjøper først vurdere de indre arbeidene først. Viser kjøperens prosesshåndbok øker sannsynligheten for et salg, så vel som kjøperens oppfattede verdi av firmaet ditt. Tross alt, hvis prosessene dine er rene og veldokumenterte, kan kjøperen lettere forestille seg at hun går rett inn og fortsetter det du har gjort. Tid lagret for kjøperen tilsvarer mindre kostnader nedover veien, noe som betyr en høyere pris for deg.

Komme i gang

Så hvordan går du fra å ha prosesser fast (eller ikke så fast) i hodet ditt og få dem nedskrevet? Du må definere og dokumentere prosessene dine. La oss si at du er i cateringvirksomheten. Enten du skjønner det eller ikke, har du visse overordnede prosesser som er vanlige for alle cateringfirmaer. For eksempel må alle catererene få jobb, gjøre hendelser og følge opp med klienter, slik at du får flere jobber. Hver av disse handlingene er sin egen prosess.

Så for bedriften din, skriv ned trinnene dine og prøv å organisere dem i rekkefølge (selv om det vil være overlapper).Hvis prosessen din har mer enn omtrent syv trinn, ser du på å konsolidere flere prosesser som delprosesser av et annet sentralt skritt. Ellers blir prosessen for vanskelig å administrere og forklare for andre.

Du kan komme opp med en liste som denne for en matleverandør, og i løpet av hver prosess skal du dokumentere delprosessene som er en del av det:

1. Oppkjøp av jobb: Markedsføring, forslagsgenerering, salg prosess, kontrakt
2. Forberedelse av hendelser: Menyopprettelse, matberedning, bemanning, stedvalg og prep
3. Hendelsesoperasjon: Kontraktsliste, levering og oppsett, bemanningsoppdrag, nedbrytingsprosedyre < Oppfølging etter hendelsen:
4. Kundeoppfølging, intern debrief Ressurser

Det er veldig nyttig å bruke visuelle diagrammer for prosesshåndtering i stedet for en lineær liste, selv om du ikke er flott med Excel eller andre programmer, en liste er bedre enn ingenting. Lær hvordan du gjør prosessflytdiagrammer i Excel, og se om det fungerer for deg. Fordelen med å bruke et flytdiagram er at du enkelt kan se inngangene og utgangene til hvert trinn i prosessen. En god prosess er som et godt stykke skrift: det er overganger mellom avsnittene. Hvis et prosesstrinn gir et skritt til en handling, og det er ikke klart hvordan du kom dit, gå tilbake og kontroller at inngang og utgang er klare og sterke.

Hvis du vil lese den beste boken som er skrevet om prosesskontroll, ta en titt på Reengineering Corporation av Michael Hammer og James Champy.

Selv om boka er nesten to tiår gammel og ble skrevet med store organisasjonsprosesser i tankene, er det en perfekt ressurs selv for unge oppstart. Det vil hjelpe deg å se flaskehalsene i det du gjør og fikse dem.