Vanlige feil i utfylling av skjema W-2

Vanlige feil i utfyllende skjema W-2

Å være varslet er forarmet. Før du sender W-2 skjemaer til ansatte og legger inn disse skjemaene med Social Security Administration (sammen med sendingsskjema W-3), vurder disse vanlige feilene for å unngå problemer.

Arkivering W-2 Former Sen

Fra og med 2016 skatteåret er innleveringsfristen for W-2 skjemaer (og 1099 skjemaer) flyttet frem til 31. januar. Så dine 2017 W-2 skjemaer for ansatte må sendes til Sosialtilsynet senest 31. januar 2018.

Det er straffer for sen arkivering. Les mer om de nye frister for W-2 og 1099 skjemaer.

Bruke Wrong Years W-2 Form

Bruk W-2-skjemaet for året, inntektene var skattepliktig, ikke året du sender inn skjemaet. For eksempel for lønn for ansatte i 2015, bruk 2016 W-2 skjemaet; Dette skjemaet vil bli gitt til ansatte og arkivert hos Social Security Administration i 2017.

Mangler innleveringsfrister. Du må levere W-2 skjemaer til ansatte innen utgangen av januar, og du må sende disse skjemaene til Sosialtilsynet senest innen utgangen av februar. Frister endres hvert år avhengig av når datoen faller på kalenderen. Hvis fristen er på en helg eller ferie, flyttes datoen til neste virkedag. Her er de eksakte frister for utbetaling av lønnskostnader for inneværende år.

Ikke bruk godkjent W-2-skjema

Du kan ikke laste ned W-2-skjemaet, kopiere og bruke det.

Den røde på A er en spesiell blekk. Du må få de godkjente skjemaene, fra et kontorselskap, IRS, eller fra et programvarefirma. Les mer om hvor du kan få godkjente W-2 skjemaer.

Unnlatelse av å stoppe sosial sikkerhet.

Innholdet i sosial sikkerhet må stoppes med maksimal skattepliktig lønning for hvert år.

(Dette maksimale endres i de fleste år for å gjenspeile levekostnadene.) Selv om dette ikke er spesifikt en W-2-feil, er det vanlig og vil føre til at du overrapporterer lønn for lønn for en ansatt. Du må da gi tilbake det overskytende til den ansatte og korrigere både W-2 og Form 941, kvartalslønn og skatterapport for eventuelle kvartaler som reflekterer overskytdet. For eksempel, hvis medarbeider nådde maksimumsbeløpet for sosial sikkerhet i september, må du endre Form 941 for tredje kvartal.

Sende W-2 Skjemaer til IRS

Sosialsikkerhetsskjema må gis til ansatte innen utgangen av januar og innleveres til Sosialtilsynet innen utgangen av februar, sammen med overføringsskjema W-3, som akkumulerer all informasjon fra alle W-2s.

Unnlatelse av å få IRS-avvisning for ikke e-fling

Arbeidsgivere som legger inn 250 eller flere W-2-skjemaer, må få frafall hvis de ikke ønsker å sende e-filer.Les mer om hvordan du får et frafall fra å sende W-2 skjemaer elektronisk (PDF).

Å gjøre disse vanlige formfeilene på skjema W-2

De vanligste formfeilene på W-2-skjemaene inkluderer:

• Unnlater å inkludere desimal og sent på mengder
• Unnlatelse av å bruke svart blekk for lys)
• Gjør oppføringene for store eller for små. IRS antyder at du bruker 12 pt. Courier type font for utskrift W-2s.
• Mis-formatering ansattes navn. Medarbeiderens fornavn og midtinstitutt går i den første boksen, ansattes etternavn går i den andre boksen, og eventuelle suffiks (som "Jr.") går i den tredje boksen.

Bruke finansiell programvare kan hjelpe deg med å unngå mange av disse feilene på W-2-skjemaer, spesielt skjemafeil, og programvaren din kan advare deg når du når maksimal lønnsbeløp. Sjekk ut denne artikkelen på 2012 regnskapsprogrammer av Rosemary Peavler, Guide to Business Finance, med fokus på programmer som inkluderer lønnsfunksjoner.

Slik korrigerer du et W-2-skjema

Du må oppgi et W-2-skjema for hver ansatt innen utgangen av januar hvert år (for det foregående kalenderåret), men du trenger ikke å sende inn disse skjemaene til Sosialforvaltningen (SSA) til slutten av februar. Denne forsinkelsen gir tid for å korrigere feil.

Hvis du kan rette feilen før du legger inn SSA, gjør du bare korrigeringen og send inn korrigert skjema.

Hvis du finner feilen etter at du har arkivert med SSA, må du sende inn en korrigert W-2 sammen med en korrigert sendingsform W-3c).

Les mer om hvordan du gjør korreksjoner til et W-2-skjema, etter at du har sendt det til Social Security Administration.