Strukturveiledning for konferanser

Organisering av en konferanse fra grunnen krever en enorm mengde forethought og datainnsamling. Hele prosessen kan ta et par år, avhengig av størrelsen på gruppen, men det er tenkelig å starte en vellykket konferanse i ett år hvis du kan ta hurtige beslutninger.

Virkeligheten med å planlegge en konferanse er at uten noen erfaring kan du miste mye tid med å tenke over hver liten detalj mens du ser på flere viktige saker.

For å gjøre prosessen enklere for førstegangsarbeidere, har vi skissert de viktigste trinnene samtidig som du gir deg linker til våre mer detaljerte gjennomganger på hvert enkelt emne. Resultatet her er en konferanseplanleggingsguide som hjelper deg med å starte med en solid mal på plass.

Trinn 1: Opprett et syn på konferansen din

Hver begivenhet begynner med en visjon, men du må omdanne visjonen til ord og tall for å måle kostnader og ta informerte planleggingsbeslutninger. Først må du begynne med det grunnleggende som hvem, hva, når, hvor og hvorfor.

Les mer: Eventplanlegging 101: Utarbeidelse av viktige detaljer

Trinn 2: Opprette en forretningsplan

Med mindre konferansen din finansieres av et stipend eller en organisasjon, må du kartlegge hvor pengene dine er kommer fra og hva den blir brukt til. Den første delen av denne ligningen, inntektene, skal beregnes tidlig i planleggingsprosessen.

Nå, for å sette pris på en konferanse, må du ha en ide om hva du planlegger å tilby deltakere. Din reiserute og høyttalervalg vil være salgsfaktor for potensielle registranter.

Trinn 3: Sammenligning av lokaler og tjenester

Etter at du har en mer spesifikk ide om når konferansen skal finne sted og hvor mange du vil delta, kan du da begynne å handle for et passende sted.

Husk at ditt valg av sted vil også bestemme dine catering- og audio / visuelle kostnader. Dette skyldes at de fleste konferansesentre og arrangementshotell krever at du bruker sine interne tjenester for eventuelle hendelser på stedet.

De fleste konferanser må gi noen form for overnatting for gjester som reiser fra utenfor regionen. Denne nødvendigheten skaper et annet sett av hensyn til faktor i stedet for avgjørelsen.

Les mer:

• Slik vurderer du hvert sted
• 10 tips for å ansette en caterer

Trinn 4: Rekruttere og administrere registranter

Selv de mest populære konferansene må effektivt markedsføre hendelsen for å fylle hvert sete i huset. Deltakelse er den viktigste faktoren for suksessen til arrangementet ditt. Gode ​​fremmøte tall gir inntekt og sponsing muligheter. Og jo flere du har registrert, vil skape mer etterspørsel etter reklame- og deltakelsesåpninger.Lang historie kort, hvis du kan tegne en mengde så vil alt annet falle på plass mye lettere.

Administrering av registrering blir vanskeligere ettersom arrangementet ditt vokser i størrelse. Her kan et elektronisk registreringssystem hjelpe deg med å spore nummer, behandle betalinger og organisere data.

Les mer:

• Nettbaserte hendelsesregistreringsløsninger Gjennomgått
• 6 billige måter å markedsføre konferansen din på Internett

Trinn 5: Planlegging av detaljer på stedet

Etter organisering og implementering av forretningselementene av konferansen, kan du begynne å tenke på detaljene på stedet. Dette inkluderer hvordan deltakerne skal navigere konferansen, det generelle oppsettet til hvert rom og fordelingen av mat og drikke. Dette er delen av planleggingen av en konferanse som de fleste forbinder med arrangementplanlegging. Den beste måten å koordinere alle detaljene er å gå gjennom reiseplanen som gjestene ville. Bilde hvordan de vil tenke og handle på hvert tidspunkt i dag for å løse problemer før de oppstår.

Les mer:

• Populære møteplanplaner
• Ideer for en effektiv registreringstabell
• Signeringsstrategier for å administrere konferansestrøm

Trinn 6: Utstillingshåndteringstips

Konferanser har typisk et utstillingsområde eller konferansegulv hvor sponsorer og leverandører leier plass for å markedsføre sine produkter.

Dette kan være en svært lukrativ mulighet for konferansen din hvis du organiserer alt godt. Vær oppmerksom på at et utstillingsområde vil kreve en betydelig forpliktelse av både tid og ressurser, så sørg for at du er forberedt på å håndtere behovene til flere leverandører før du forplikter deg til dette formatet.

Les mer:

• Inntekter og utgifter i Trade Show Business Model