Hvorfor Konferanser Begynn med en plenarmøte

Mange store bedriftsmøter og konferanser avspiller starten på arrangementsprogrammet med det som kalles åpningsøkt. Åpningsøkter, også kjent som plenarmøter eller åpning av generelle økter, er hyppigst forbundet med større konferanser, kongresser eller konvensjoner, men kan også benyttes for mindre bedriftsarrangementer. Åpningsøkter planlegges alltid i en bestemt tidsperiode ved starten av programmet som vanligvis går mellom en og to timer.

Selv om ikke alle programmer begynner med en åpningssesjon, kan presentasjonene som er planlagt under en generell åpen sesjon, tilby arrangementarrangører og vert en unik mulighet til å adressere sine deltagere.

Hva en åpningssesjon er på konferanser

Åpning av generelle sesjoner er preget av en planlagt presentasjon eller serie presentasjoner av en rekke høyttalere som er rettet mot å adressere publikum. Noen arrangementsprogrammer tilbyr til slutt samtidige breakouts hvor deltakerne går inn i mindre grupper for presentasjoner og workshops. Andre deler publikum nesten umiddelbart for økter som er dedikert til bestemte roller, ferdighetssett eller interesser. Åpningsterminalen, derimot, tjener som en mulighet ved starten av programmet for å adressere alle hendelsesmottakere sammen.

I løpet av åpningsterminalen kan organisatorens lederskap velge å dekke generelle agendaelementer og skissere målene for det overordnede programmet.

Åpningsøkter inneholder også vanligvis en hovedtalere og andre presentatører som hjelper til med å sette tonen til konvensjonen. Disse presentasjonene kan holdes i en rekke formater, men øktene selv per definisjon er åpne for alle deltakere.

Hvorfor starte med en åpningssesjon

De mest effektive åpningsterminene er de som er organisert for publikum og arrangementsmedlemmer, ikke arrangørene.

Selv om arrangementsarrangører kan benytte seg av å henvende seg til selskaps- eller tilknytningsvirksomhet, hendelseslogistikk og agendaartikler, bør en flott åpningssesjon også underholde og motivere publikum. Effektive programmer krever publikumsengasjement og interesse. Hvis arrangement arrangører mister publikums interesse fra begynnelsen, må de kjempe for å få det tilbake. Å åpne generelle økter bør starte programmet på et sterkt notat. Her er målene som arrangementplanleggere skal trenge programarrangører til å møte i åpningsøkten.

Målsettinger for åpningssesjonen

I lys av betydningen av åpningens generelle økt ved å starte et program på et sterkt notat, har store åpningssessioner en tendens til å ta opp noen kombinasjon av følgende mål:

• Motiver publikum > Opplær publikum
• Underhold og engasjer publikum
• Sett tone for programmet
• Opprett en minneverdig opplevelse
• Del viktig informasjon
• De aller beste åpningssøktene vil levere på alle disse målene.For eksempel kan åpningsterminalen for en årskonferanse inneholde en velkomstmelding fra organisasjonens president, samt en adresse fra emcee som skal fungere som en moderator for varighetsarrangementet.

Åpningsøkten kan ende opp med et sterkt notat med en gjestens hovedtalende høyttaler som leverer en presentasjon om å motivere salgsstyrken til å oppnå selskapets mål.

Mer om forretningskonferanser

13 tips for å hjelpe deg med å få mest mulig ut av et forretningsmøte

• Økende tilstedeværelse på forretningsseminarer og arrangementer
• Etiketttips for konferansedeltakere
• Steg-for-trinn-konferanse Planleggingsveiledning