Digital Asset Management og rollen som det spiller i markedsføring

Våre markedsføringsavdelinger har mange hatter, og det siste vi har tid til, er å jakte på eiendeler som er ferdigstilt og godkjent. Vi trenger dem med fingertuppene, tilgjengelig og med muligheten til å sortere raskt, det er her Digital Asset Management eller DAM kommer inn.

Hvor mange ganger har du hørt følgende innen veggene i din egen markedsavdeling?

• Har du den endelige versjonen av brosjyren sikkerhetsstillelse?

• Hvor er artikkelen vi skrev om våre servicefordeler?
• Kan du hjelpe meg med å finne bannerannonsen som vi brukte til vår mest populære B2B-tjeneste?
• Kan du ringe Agency A og be dem om å sende den avsluttede filen på nytt? Jeg kan ikke finne den.
• La meg sende deg e-posten med den endelige og godkjente versjonen.

Kjører du med følgende problemer i organisasjonen din?

• Brandkontroll og mangel på det.
  Du har flere versjoner logoer, maler, brevpapir og taglines som har blitt utdatert og forlatt, men likevel er fortsatt brukt. Du kan ikke få armene dine rundt organisasjonen og uniformere merkevaren på grunn av variasjonene som ikke bare eksisterer, men som er i bruk. Du cringe hver gang du ser materialene som blir opprettet i andre avdelinger fordi du vet at enhetligheten i merkevaren i organisasjonen din er et område som trenger stor oppmerksomhet. På grunn av mangelen på kontroll av meldingene som blir presentert for publikum, er merkevaremeldingen din vannet og ikke pakker stansen som den trenger. Hva om du hadde en måte å lagre alle autoriserte bilder, artikler, historier, bilder og varemerker i digitale formater, elektronisk format og til og med utskrift, ville det gjøre livet ditt og ditt team bedre?

• Flere leverandører og byråer som lager eiendeler for din bedrift.
  Det er ikke uvanlig å jobbe med flere leverandører og byråer. Vi har byråer vi jobber med for bestemte kanaler, og du vil også finne selskaper som har forskjellige byråer for ulike avdelinger. Hvordan holder du dem på samme side? Er de alle klar over obligatorisk verbiage og generelle merkevare retningslinjer?
  La oss være ærlige, de fleste ville si nei. Ved hjelp av et digitalt kapitalstyringssystem kan du hjelpe dem med å gi en sentralisert plassering der de kan hente eiendeler du vil bruke i nye kampanjer. Du kan også legge inn eiendeler fra tidligere kampanjer, slik at leverandørene dine kan vise dem og bruke dem som guider for å holde seg innenfor "utseende og følelse" som tidligere er opprettet og godkjent.
• Manglende evne til raskt å omorganisere innholdet når det er nødvendig.
  Du er sikker på at en ny artikkel ble skrevet om emnet du vil dekke, men for livet til deg, kan du ikke finne det.Du vil gjerne bruke den artikkelen til å omstille deg til en e-post eller et sosiale media innlegg, men uten det begynner du fra scratch. Dette vil ikke bare ta tid, men det vil kreve penger, og vi vet alle at våre markedsføringsavdelinger vanligvis jobber med shoestring budsjetter. Hva om du kunne logge inn på en sentralisert plassering og finne hver bannerannonse som ble brukt, hver artikkel som ikke bare ble skrevet, men godkjent, samt alle brosjyrer som var sentrert på en bestemt tjeneste? Du får poenget. Ved hjelp av et digitalt ressursstyringssystem kan vi ikke bare finne innhold som kan repurposed, men holder i forkant det vi har og kanskje det vi mangler når det gjelder innholdsmarkedsføring.

Hvis du er som teamet mitt og meg, opplever du de ovennevnte utfordringene, og jeg er overrasket over at du ikke har forlatt denne artikkelen og startet ditt eget søk på digitale kapitalstyringssystemer. De fleste markedsførere, når du nevner digital kapitalforvaltning, er usikre på om de trenger det. Det er enda et verktøy og en ekstra kostnad, men når du begynner å snakke om utfordringene de fleste markedsføringsavdelinger står overfor, og hvordan et digitalt kapitalstyringssystem kan hjelpe, lyser øynene deres, og de forstår raskt behovet og hvordan du bruker et DAM-system kan hjelpe dem med å spare tid og penger.

Tenk på det på denne måten; Et digitalt kapitalstyringssystem kan hjelpe deg med å fortelle hele historien og skape et sterkere inntrykk som gjør merkevaren stolt.

Nå er det med glede at du stakk rundt fordi jeg vil dele noen tips, retningslinjer og forslag som kan hjelpe deg med å velge det riktige digitale styringssystemet.

Hva skal du se etter i et digitalt kapitalstyringssystem?

Valg av riktig system er ekstremt viktig, men selv om det er et digitalt kapitalstyringssystem, er det bare så godt som du og teamet ditt lager, annoterer, katalogiserer og hvordan du henter og distribuerer disse ressursene. Mens det riktige digitale kapitalstyringssystemet vil hjelpe deg med å automatisere mye av prosessen, er du fortsatt ansvarlig for hvordan oppdatert og rent du beholder og administrerer eiendelene du lagrer.

Et digitalt kapitalstyringssystem er ikke en håndfri implementering; Den må inneholde følgende for å oppnå suksess:

1. Personer
2. Identifisert og sosialisert prosess
3. Riktig teknologi
4. Riktig informasjon

Tenk på det som ditt dynamiske lagrings- og leveringssystem. Det er åpenbart at det er mange systemer som er gratis og / eller lavpris som kan brukes, inkludert:

• Dropbox
• Google Disk
• One Drive

Nå er det ikke sagt at systemene ovenfor var opprettet for å automatisere DAM-prosessen, så du må forandre og styre den sammen for at den skal fungere som et sant digitalt ressursstyringssystem. Å finne det perfekte systemet for din organisasjon vil hjelpe til med vekst og effektivitet, så ikke skimp på forsknings- og etterforskingsprosessen som hjelper deg med å identifisere den riktige løsningen for deg.

Noen grunnleggende retningslinjer for valg av det riktige digitale ressursstyringssystemet for din organisasjon inkluderer:

• Skalerbarhet: Det er viktig å ta hensyn til hvor bedriften din er og hva dine behov er i dag, men til og med utover det, du må ta hensyn til organisasjonens vekstplaner; for eksempel hvor mange brukere vil du ha og vil brukerne inneholde intern bruk eller vil du gi ekstern bruk til byråer og leverandører?
• Systemintegrasjon: Finnes det systemintegrativer som er viktige, for eksempel vil du at det skal integreres med nettstedet ditt, innholdsstyringssystem eller andre verktøy for innholdsadministrasjon?
• Hosting Options: Vil du være vert for plattformen på grunnlag eller vil du bruke en skybasert leverandør? Vil du ha personer utenfor organisasjonen som trenger tilgang til systemet? Du må ta hensyn til dette og finne ut hva som fungerer best for deg og ditt team, samt hva IT-avdelingen din foreslår basert på sikkerhet og organisatoriske behov.
• Tilgjengelighet og mobilstøtte: Hvordan vil eiendeler bli tilgang til og distribuert? Vil du tillate at aktiver lastes opp via mobile enheter, for eksempel nye bilder eller videoer? Disse er nøkkelen til å identifisere det riktige systemet. Er de viktige for deg og din organisasjon?
• Brukervennlighet Funksjoner: Husk at systemet ditt bare skal brukes hvis det er effektivt og gir verdi til teamet, så identifiser behovene du har i avdelingen din. For eksempel er miniatyrbilder viktige? Trenger du en enkel måte å se den visuelle eiendelen før du åpner den? Hvilke søkefunksjoner trenger du? I det minste foreslår jeg å kunne katalogisere og søke via dato, type, emner, annotasjon, koder, kategorier, etc.
• Filformater og lagring: Identifiser hvilke filformater du vil katalogisere i system og sørg for at hvilket system du velger, støtter disse filformatene lett. Du vil også huske lagringsplassen du vil trenge, og om ditt digitale aktivumsystem vil fungere som eiendomsregisteret ditt. I så fall vil det være nødvendig med plass til å evaluere.

Når du ser på digitale kapitalstyringssystemer, må du huske at ideen bak systemet er å effektivisere organisasjonen med markedsaktivitetene dine, og bidra til effektivitet og finne de eiendelene du trenger når du trenger dem. Du må holde den organisert og katalogisert på en forutsigbar og konsistent måte. Jeg vil foreslå å utnevne en administrator som kan sikre at systemet deres forstås av brukere og brukes i henhold til prosessen som er identifisert under implementeringsprosessen.

Kostnad ved Digital Asset Management System

Kostnaden vil variere av hvor mange brukere, hvor mye lagringsplass og hostingalternativer. Oppfatningen er at digitale kapitalstyringssystemer er dyre, men det er virkelig dine krav som kan drive prisen opp. Du kan finne et lite digitalt kapitalforvaltningssystem for $ 25 per måned, men når du legger til alternativer og tilpasninger, kan kostnadene stige og treffe det seksfigurerte markedet raskt. Start din forskning og finn tre systemer for å evaluere, men bare vurdere de som ligger innenfor budsjettet ditt. Vær ærlig med leverandøren på dine budsjettbegrensninger, og de fleste vil kunne hjelpe deg med å finne en løsning som fungerer for deg og din organisasjon.