Trinn for å sette opp et Small Business Supplier Scorecard

I små bedrifter er den eneste personen som er travlere enn småbedriftseier den personen som er tildelt for å administrere forsyningskjeden for den lille virksomheten. Og det er vanligvis fordi småbedriftseieren driver kjeden også.

Hvis du er en liten bedriftseier - eller bare jobbe i en liten bedrift - og forsyningskjeden er en av de tingene du må ta vare på, men du har ikke tid til å tenke på det, ta hjertet.

Leverandør scorecards er en fin måte å holde fingeren på puls av leverandørens ytelse. Og det er enkle, praktiske måter å implementere og vedlikeholde de scorecards - slik at du kan gå om de millioner andre ting du må gjøre i dag.

Data

Store selskaper, med fjell av penger som deres ledere bruker som klatrervegger, betaler dyrt for data. Og så dobler de seg ned og betaler enda mer penger for å ha analytikere, terning og forståelse av dataene. Hvordan kan du forventes å samle, analysere og fornemmelse av dataene - og ta med det som kan være nyttig i leverandør scorecards?

Vel, den gode nyheten er at du allerede har tilgang til alle dataene du trenger for å holde oversikt over leverandørens ytelse.

Ordrene du legger på leverandørene, gir deg forespørselsdato, bestillingsmengde og forventet pris.

Leverandørens fraktdokumenter og dine mottaksdokumenter gir deg den faktiske leveringsdato, kvitteringsdato, samt mottatt kvantitet.

Og leverandørens fakturaer kan bekrefte din faktiske betalingspris.

Det er alt du trenger for å få leverandørens scorecard startet.

Hva skal du gjøre?

Hva er det du og din småbedrift håper å oppnå, fra et kundes oppfyllelsespunkt? Du vil sikkert sende kundene dine hva de bestilte, da de ønsket det levert - og få det gjort ved å bruke så lite penger som mulig.

Og det er det du bør forvente at leverandørene skal gjøre for deg. De skal sende deg hva du vil, når du vil ha det - og lade deg så lite penger som mulig for det du bestilte.

I forsyningskjedevilkår, som oversetter til levering på tidspunktet, rekkefølge nøyaktighet og kostnad for kontroll av varer.

Sette opp scorecarden din

Bruk et regneark er den enkleste måten å få dette gjort på. Når du har den underliggende dataoppsettet, kan du sette opp en Scorecard-fane som kilder dataene i regnearket til ett sted. Scorecard-fanen lar deg enkelt se din konsoliderte informasjon.

Disse scorecardene er verktøy for å raskt vurdere leverandørens ytelse. Scorecards brukes til å samle data for å bidra til å drive forsyningskjedenes styringsstrategi og beslutningsprosesser.Akkurat som om du kanskje får en A, B eller C på et skoleapportskort, gir det deg et høyt nivå på hvordan du gjør det. Leverandørens scorecards hjelper deg og din småbedrift med å fokusere på hvilke områder en leverandør kan trenge å forbedre.

Vi kommer tilbake til mutter og bolter på scorecardet ditt i løpet av noen få minutter, men først - en gjennomgang av disse forsyningskjeden.

On-Time Delivery

Dine kunder vil at småbedrifter skal sende sine bestillinger på tid.

Du vil sende til kundene dine på tid. Så det står grunnen til at leverandørene ønsker å sende til din småbedrift på tid.

Så hvorfor er det så mange forsinkelser der ute i verden?

Produksjons- og kvalitetsproblemer kan kjøre sentleveranser. Siste sekunders etterspørsel kan forårsake bestilling i siste øyeblikk, noe som kanskje ikke tillater riktig ledetider i produksjons- og forsyningskjeden. Men den vanligste årsaken til sentleveranser er dårlig planlegging. Den gode nyheten er at det er den enkleste driveren å fikse.

Det første trinnet i å fikse det, er imidlertid å identifisere det.

Når bestilte du din leverandør? Var det innenfor deres tildelte ledetid? Har bestillingen kommet til deg på tid? Det er et ja eller nei spørsmål, og leverandøren din får 100 prosent eller null.

Bestill nøyaktighet

Hva har du bestilt fra leverandøren din?

Er det som dukket opp?

Hvor mange av elementene bestilte du? Er det hvor mange dukket opp? (Det er ofte en advarsel om dette hvis varen ikke er lett å regne med, og hver enkelt enhet er relativt lav kostnad. I disse tilfellene har leverandørene en tendens til å sende små overdrag 3 prosent til 10 prosent og kunder tillater litt leeway.)

Kostnad av varekontroll

Hvor mye har du forventet å betale leverandøren din? Er det hva leverandøren fakturert deg?

Hvis leverandørens kostnader er krypende, må din småbedrift vite det før før. Å holde regelmessig spor av det via en leverandør scorecard kan bidra til å avdekke en kostnad for varekatastrofe.

Scorecard Nuts-and-Bolts

Bruk regnearket ditt (det som er nevnt ovenfor), opprett en fane for leverandøren din. La oss kalle det Leverandør A. I noen tilfeller kan det være lettere å lage separate regneark - en for hver av leverandørene dine.

Hvis du har et ERP-system (og hvis du ikke vet om du har et ERP-system, gjør du det ikke) eller et annet system som følger de ordrene du plasserer hos leverandørene dine (Quickbook, for eksempel), bør du kunne eksportere dataene du trenger. Hvis ikke, må du kanskje skrive det inn manuelt - men når du får det satt opp, kan dette gå ganske raskt.

Dine kolonner bør være noe som: Bestillingsnummer, leverandørnavn, bestillingsdato, forespurt leveringsdato, produktnavn (eller delenummer), enhedspris, ordrekvantitet. Du kan få all denne informasjonen fra den rekkefølgen din din småbedrift genererte.

Fortsett kolonnene med informasjon fra leverandørens faktiske forsendelse: faktisk leveringsdato, mottatt dato og mottatt kvantitet.

Når leverandøren fakturerer deg, kan du legge til en kolonne for fakturert pris.

Med disse dataene har du det du trenger for å krysse referanse dine forespurte leveringsdatoer med leverandørens faktiske leveringsdatoer. Noen går til bestilt antall versus mottatt mengde og bestillingspris versus faktura pris.

Legg til tre flere kolonner helt til høyre med disse kolonneoverskriftene:

• On-Time?
• 100 prosent Bestill Nøyaktighet?
• Høy pris?

Sammenlign nå hva du legger på ordrene til det du mottok fra leverandørene dine. Og fylle cellene med en Y eller en N. Total av Y-ene over de totale ordrene gir deg prosentandelen. Du kan fange de prosentene i den første Scorecard-tabellen vi snakket om ovenfor.

Når du har satt opp malen, kan Scorecard-fanen fylle seg automatisk. Hvis du ikke er sikker på hvordan du setter opp det, er det en rekke opplæringsprogrammer som kan gå deg gjennom den. Eller spør tenåringen din.

Scorekortet ditt bør leses: Leverandørnavn, Prosentandel per time = xx prosent, Bestillingsnøyaktighet = xx prosent, Kostnad for varenøyaktighet = xx prosent. Det høye nivået på leverandørens ytelse kan fortelle deg om du trenger å styre denne leverandøren nærmere, eller hvis du er fri til å gjøre de millioner andre ting du måtte gjøre i dag.