Oppdaterte retningslinjer for arbeidsplassen for arbeidsplassen

En av måtene som ansatte kan begynne å jobbe med på personlige helsemål, som å miste vekt og redusere dårlige vaner, er å delta i selskapets velværeprogrammer. Bedrifts velværeprogrammer er populære fordi de har vist seg å forebygge sykdom, redusere kostnadene for helsepremier, og oppfordre ansatte til å lede sunnere livsstil.

Arbeidsgivere må imidlertid være oppmerksom på en lovlig oppdatering om retningslinjer for likestillingskommisjonen (EEOC) som påvirker vellykket programstyring på arbeidsplassen.

Fordi arbeidsplassenes velværeprogrammer ofte involverer bruk av medisinske spørreskjemaer, biometrisk screening, helserisikovurderinger og andre verktøy for å måle helsepersonellets helse; de kan utgjøre en juridisk risiko for mishandling av denne personlige helseinformasjonen.

Pass på å beskytte all personlig helseinformasjon

Til dags dato er den eneste akseptable bruken av personlig helsemessig informasjonsinnsamling under velværeprogramaktiviteter når den håndteres av en autorisert tredjepart, for eksempel helseforetaket.

Problemet starter når et medlem av human resource-teamet, eller noen andre i selskapet som potensielt kan identifisere en ansatt, får tilgang til konfidensielle helsedata for arbeidstakere - enten med vilje eller ved et uhell. Dette kan skape grunn til krav i henhold til flere diskriminerende arbeidslover, inkludert HIPAA, Americans with Disabilities Act (ACA), eller GINA-loven om genetisk informasjon.

Hvis personlig helsemessig informasjon (PHI) kommer inn i feil hender, blir overført ved hjelp av usikre metoder (for eksempel e-post), eller brukes til å ta en beslutning om å inkludere eller diskvalifisere noen som helst for ansettelse , forfremmelse, oppsigelse eller kvalifisering for visse typer konsernhelseplan dekning - organisasjonen vil bli holdt juridisk ansvarlig.

Skader som går inn i titusenvis av dollar kan være et resultat av denne typen brudd på data.

Unngå brudd på velværeincitamenter

Et annet problem med velværeprogrammer har kommet opp nylig, over bruk av incentiver for ansatte til å delta i bedriftssponserte programmer. EEOC fastslår at når insentiver er knyttet til velværeprogrammer, for at ansatte enten skal delta i dem eller for å oppnå visse velværemål, diskriminerer programmet de som velger å ikke delta eller ikke oppfyller sine tiltenkte mål. Incentiver brukt på denne måten diskriminerer på grunnlag av funksjonshemninger og genetisk informasjon - faktorer som ansatte ikke kan kontrollere.

Et eksempel var et selskap som tilbød en kontantbonus for de som ble enige om obligatorisk biometrisk testing.Dette selskapet ulovlig truet med å si opp forsikringsdekning eller utstede andre disiplinære tiltak for ansatte som nektet biometrisk testing. Andre selskaper har nylig blitt brann for å øke premiene for ansatte som har visse sykdommer, er overvektige, røyk eller ikke deltar i velværeprogrammer.

Det er viktig å merke seg at velværeprogrammer som gir incentiver til ansatte på frivillig basis, for eksempel bonuser og gavekort og andre fordeler, ikke er diskriminerende i deres tilnærming.

Selskapet må imidlertid gjøre det mulig for alle ansatte å delta i velværeprogrammer hvis de ønsker det. Programmene kan ikke tvinges, og ansatte som har visse helseproblemer bør heller ikke være fokus på velværeprogrammer. Et eksempel på en EEOC-overtredelse ville være å gjøre det obligatorisk for alle obese ansatte å delta i et treningsrelatert program for å forbli ansatt eller motta helsedekningsfordeler.

EEOC-regler for veiledning av arbeidsgivere for bedriftsplaner

Utfordret av misforståelser om velværeprogrammer på arbeidsplassen utstedte EEOC noen endelige regler for å endre regjeringsforskriften og gi ytterligere veiledning til arbeidsgivere. Disse reglene er utformet for å gi mer informasjon og verdi om bedriftens velværeplaner. Ved å følge disse reglene nøye, bør en arbeidsgiver kunne unngå potensielle søksmål eller krenke ACA-, ADA-, GINA- eller EEOC-reglene.

en. Ansatte må aldri bli tvunget til å delta i selskapsponseserte velværeprogrammer.

Alle arbeidsgivere kan oppmuntre, markedsføre og dele informasjon om selskapets velværeprogram. Det kan imidlertid ikke bli tvunget på en ansatt, og det bør heller ikke gjøres ansatt for å være plaget av å delta. Selv om de trenger å delta på grunn av helseproblemer, må ansatte frivillig delta hele tiden.

2. Hvis ansatte nekter å delta, kan de ikke bli nektet helsedekning eller muligheten til å velge fra de tilgjengelige gruppeplanene for helsetjenester som tilbys av arbeidsgiveren.

Ingen arbeidsgiver har rett til å nekte gruppehelsetjenester fordeler i henhold til Affordable Care Act, bare basert på en ansattes valg å delta eller ikke delta i et velværeprogram. Dette inkluderer røykesluttprogrammer, vekttapsprogrammer og andre velværeinitiativer som påvirker helsen til ansatte. I tillegg må en arbeidsgiver tilby de samme gruppeplanene til alle kvalifiserte medarbeidere.

3. Alle arbeidsgivere må tydelig angi hvilken type medisinsk informasjon de vil kreve, hvordan informasjonen skal brukes, hvem som vil få tilgang til PHI, og hvordan avsløring er begrenset.

Som tidligere nevnt, kan personlig helseinformasjon samles på en rekke måter, inkludert personlige helseevalueringer, biometriske helseundersøkelser, velferdsmesser og til og med fra medisinske påstander. Bruk av PHI er svært begrenset og må klart kommuniseres til ansatte ved deltakelse i et velværeprogram. En erklæring må utstedes, og ansatte må skrive av det, og gi tillatelse til tredjeparts velværeutbyder og helseforsikringsselskap for å bruke denne informasjonen til fordel for ansatte.

4. Arbeidsgivere kan aldri ta gjengjeldelse mot enhver ansatt som velger å avslå deltakelse i selskapets velværeprogram.

Dette er en ting som arbeidsgivere må være forsiktig med å ikke krenke. Ingen arbeidsgiver kan tvinge, true, skremme, trakassere, straffe, forlevere eller på annen måte forsøke å tvinge enhver ansatt eller deres pårørende til å delta i et velværeprogram. Alle ansatte og deres berettigede pårørende må være fri til å delta frivillig, og de kan når som helst avslutte denne aktiviteten uten å kreve gjengjeldelse fra arbeidsgiveren.

5. Et selskap kan ikke gi incitament til deltakende ansatte som er verdt mer enn 30 prosent av kostnaden for selvbetalt utgave av helseplanen (basert på et sunt 40-årig medlem).

Her kan ting bli litt vanskelig fordi mange selskaper tilbyr noen form for incitament til ansatte som frivillig deltar i velværeprogrammer. Incitamentet kan være kontanter, en bonus, en spesiell gave, en slitesterk treningsapparat, et treningsmedlemskap eller noen annen form for insentiv - så lenge det ikke overstiger verdien av de ovennevnte retningslinjene. Med andre ord, gjør ikke wellness-programmet utelukkende om å få et insentiv, men om å delta og bli sunn.

Flere hensyn til å administrere dine velværeprogrammer

Ditt velværeprogram må være tilgjengelig for alle ansatte, uansett deres nåværende eller fremtidige helsestatus. Dette betyr at du må ta imot ansatte på alle nivåer, inkludert de som allerede leder sunn livsstil og de som sliter på grunn av andre faktorer. For eksempel kan du ha en ansatt som har en helseproblemer og må gå ned i vekt, men ansatt kan ikke gå bra eller sykle enda. Sørg for at det er et innvendig gangområde med støtte som rygg eller stoler for å gi arbeidstakeren ekstra mobilitet.

En annen ting å passe på er om ansatte deler sin personlige helseinformasjon, kanskje etter en vurderingsprosess eller etter å ha besøkt en lege for omsorg. Ikke kontakt medarbeideren med hensyn til PHI, og motvirke ansatte fra å dele sin medisinske informasjon på jobben. Hvis du har et støtteprogram, må du imidlertid tillate ansatte å dele med sine jevnaldrende i en mer kontrollert og konfidensiell innstilling. Man vet aldri hvem som kan lytte til personlige samtaler på jobben, og dette kan påvirke en leder til å behandle en ansatt på en diskriminerende måte (for eksempel når det gjelder økning eller forfremmelse).

Til slutt bør det oppnås minimumsinformasjon fra ansatte i løpet av personlige helseevalueringer, under fordeler åpne innmeldinger, og når ansatte deltar i biometriske skjermer. En EEOC-overtredelse kan forekomme uskyldig nok ganske enkelt ved å spørre for mye helseinformasjon fra en ansatt i en beskyttet klasse. Sørg for å se gjennom EEOCs retningslinjer for å forstå hva noen tredjeparter kan spørre vellykkede deltakere og informere alle ansatte ved hjelp av et informasjonsskjema for velværeprogram.All informasjon må holdes i strengt privatliv og aldri overføres via e-post eller andre digitale formater. Hvert år bør alle ansatte oppdateres om velværeprogramregler og skrive ut på en årlig form som sier at de er frivillige til å delta.

Å holde ansatte sunne i løpet av høytiden

Hvert år, i begynnelsen av en annen travel sesong, tenker mange arbeidsgivere på måter å hjelpe medarbeiderne til å få mest mulig ut av sine gjenværende arbeidspenger for året og å sparke velvære mål for det kommende året.

Din organisasjon kan være i ferd med å minne ansatte om fordelene ved å delta i bedriftens velværeprogram. Dette er også en tid da mange er med på årlige fordeler, enten gjennom arbeidsgruppenes tilbud eller markedsutvekslingen. Det kan være en god tid å dele velværeinformasjon med ansatte, oppdatere dem om fordelene de er berettiget til, og til og med å være vert for en velværeforestilling. Det kan også være en god tid å gi gratis helseundersøkelser og influensaskudd til ansatte.

I alle fall, sørg for å gi skriftlig informasjon til alle ansatte, og send ut ukentlige påminnelser via e-post for å hjelpe medarbeiderne til å gjøre det riktige valget for deres personlige behov. Hvis du har ansatte som er interessert i velværeprogrammet, må du henvise dem til kontaktpersonens sentrale kontaktpunkt for programadministratoren din. I noen tilfeller kan dette være en tredjeparts helseforsikringsagent eller et uavhengig velværefirma.