E-post Etiquette - Regler for bedriftskorrespondanse

Mange som sender e-postkvittering via e-post, skjønner ikke at det er stor forskjell mellom å bruke det til det formålet og for å kommunisere med venner og familie. Når du sender en melding til en venn eller slektning, kan du være ganske uformell. Du kan bruke slang hvis du vil eller kan til og med krydre den med upassende språk hvis du vet at mottakeren ikke har noe problem med det. Med andre ord kan du skrive som om du snakket med den personen.

Forretningskorrespondanse er ganske annerledes. God e-post etikett, faktisk forretningsmessig etikett generelt, dikterer at du gjør deg selv med profesjonalitet. Når du er for uformell, bruk slang eller upassende språk, eller send feilmeldte meldinger, det gir et dårlig inntrykk på mottakerne av meldingen. Her er noen grunnleggende regler for e-post etikette.

Selv i en verden der vi alltid synes å være i et rush for å få ting gjort så raskt som mulig, så vi kan gå videre til neste oppgave, har gode manerer ikke gått ut av stil. Du vil ikke høres gammeldags hvis du alltid bruker ordene "vennligst" og "takk". Mottakeren vil sette pris på din høflighet.

En annen måte å vise gode oppførsel på er å henvende seg til folk du ikke kjenner eller bare har et formelt forhold til, med tittel og etternavn, for eksempel Mr. White eller Ms Gray. Hvis mottakeren av e-posten foretrekker å bli kalt av hans eller hennes fornavn, vil han eller hun trolig rette deg.

Når du svarer på en e-post, og avsenderen av den opprinnelige meldingen bare har brukt fornavnet sitt, kan du trygt anta at det er greit å også bruke personens fornavn.

Se på din tone

Tone er en høyttaler, eller i tilfelle e-post, forfatter, måte å uttrykke sin holdning til. Det er vanskelig å formidle skriftlig, men du kan vanligvis oppnå riktig tone ved å lese meldingen flere ganger før du trykker på send.

Pass på at du kommer over som respektfull, vennlig og tilnærmet. Du vil ikke høres eller kreves.

Hvis du skriver til noen som du har kommunisert før, begynner du med noe vennlig som "Jeg håper du har det bra". E-postforfattere bruker ofte uttrykksikoner eller emoji for å formidle en bestemt følelse: glad, trist, forvirret eller opphisset. Bruk god vurdering her. Hvis du skriver til noen ofte og har et mindre formelt forhold til ham, kan uttrykksikoner og emoji være greit. For offisiell epost, for eksempel, når du skriver til en potensiell arbeidsgiver, hold deg bare til ord.

Det anses alltid dårlig e-post etikette for å bruke alle store bokstaver. Det ser ut som om du roper. Ikke bruk alle små bokstaver heller.Noen sier det vil få det til å virke som om du mumler.

Vær kortfattet

Allians tid er verdifull, og du bør respektere det. Mottakeren din kan ha et øyeblikk til å lese din epost og svare på det. Når du skriver meldingen, vær så kort som mulig, samtidig som du sørger for å inkludere all relevant informasjon. Gi så mange detaljer som leseren din må forstå hva du prøver å formidle.

Unngå bruk av tekstforkortelser

Som et samfunn som bruker mye tid på telefonens teksting, har vi blitt vant til å bruke forkortelser for hvert ord to eller flere bokstaver lang.

Vi bruker U i stedet for deg, UR istedenfor din, 2 i stedet for å eller også, plz istedenfor takk, og thx i stedet for takk. Det er greit hvis mottakeren din er en venn. Bedrifts-e-post skal være mer formell. Selvfølgelig, ofte brukte forkortelser som Mr. og Mrs, FYI (for din informasjon), inc. , og etc. er fine.

Bruk en profesjonell e-postadresse

Bruk alltid e-postadressen din arbeidsgiver har tildelt deg for arbeidsrelatert korrespondanse, men unngå å bruke den til noe annet. For eksempel, hvis du jobber jakt, bruk en personlig e-postkonto, men sørg for at adressen din ser profesjonell ut. Vurder hva som står om deg. Er du sexymom @ isp. com eller hotdad @ isp. com? Kan være. Men vil du ha en potensiell arbeidsgiver å tenke på det? Vurder å få en adresse som bruker ditt fornavn og etternavn eller hele navnet ditt.

Hvis du er så knyttet til adressen din, at du ikke vil endre den, bør du vurdere å legge til en annen kun for profesjonell bruk. Hvis din Internett-leverandør (Internett-leverandør) bare gir en enkelt adresse, se på å få en gratis konto.

Husk at stavemåte og grammatikkall

Pass alltid på e-posten din nøye. Du vil være oppmerksom på å rette stavemåten og riktig grammatikk. Bruk en automatisk stavekontroll hvis du ønsker det, men vær forsiktig med å stole på det for tungt. Hvis du bruker feil stavemåte for en bestemt bruk av et ord, for eksempel to versus til også, vil det ikke plukke opp feilen din. Ikke prøv å gjette stavingen av et ord. Du bør se det opp i en gratis online ordbok.

God grammatikk er viktig. Du kan bruke sammentrekninger når du vil formidle en mer conversational tone. Bruk aldri slang eller noe støtende språk.