Hva tilhører en ansatt personellfil?

Medarbeiderpersonalfilen er den viktigste ansattesfilen som inneholder historien om ansettelsesforholdet fra ansettelsesprogram gjennom avslutningsintervju og ansettelsesoppsigelsesdokumentasjon. Bare personalansatte og arbeidstakerens nærmeste veileder og leder kan ha tilgang til informasjonen i medarbeiderpersonalfilen, og det forlater aldri Human Resources-kontoret.

Medarbeiderpersonalfilen er vanligvis lagret i et låst, brannsikret arkivskap på et låst sted som er tilgjengelig for personellpersonalet.

Fortroligheten til medarbeiderinformasjonen i personaldokumentet er av avgjørende betydning.

Av de ansvarsbevisne personvernfilene er personellfilen oftest tilgjengelig dag for dag for informasjon fra arbeidsgiver, veileder eller personalpersonell.

Betraktninger om ansattes personellfilinnhold

De grunnleggende prinsippene og spørsmålene som skal vurderes når du legger inn noe dokument i en personellpersonalfil er disse.

• Vil arbeidsgiveren ha behov for et bestemt dokument for å rettferdiggjøre avgjørelser dersom arbeidsgiveren ble saksøkt? Vil arbeidsgiveren ha behov for dokumentet i en domstol?
• Vet ansatt og forstår at dokumentet vil bli arkivert i sin personellfil? I de fleste tilfeller bør arbeidsgivere signere dokumentet, ikke å signere avtale med innholdet i dokumentet, men å erkjenne at de er klar over og har lest dokumentet.
• Ingen overraskelser, meninger eller personlige notater om at arbeidstaker noen gang burde plasseres i en personellpersonalfil. Bare fakta, ingen spekulative tanker, tilhører en ansatt personellfil.

Innholdet i en ansattes personellfil

Følgende er anbefalinger om dokumentasjonen som en arbeidsgiver skal beholde i en personellpersonalfil.

Ansvarserklæring

• Jobbsøknad
• Resume
• CV på oppdrag
• Utdanningskontroll
• Ansvarserklæring
• Avslagstavle
• Posisjonsbeskrivelse
• Jobbanalyseposter
• Arbeidsbudsjett eller ansettelseskontrakt
• Arbeidsgiveravtale eller midlertidig avtaleavtale, hvis brukt
• Nødkontaktinformasjon
• Signert ansattshandbokbekreftelsesskjema som viser mottak av arbeidstakerhåndbok
• Sjekkliste fra ny ansattsorientering som viser temaer dekket og av hvem som helst
• Eventuelle avtaler om utflytting og dokumentasjon
• Eventuell kontrakt, skriftlig avtale, kvittering eller bekreftelse mellom arbeidstaker og arbeidsgiver (for eksempel en ikke-konkurranseavtale, en ansettelseskontrakt eller en avtale knyttet til en bilforsikret bil) , for eksempel
• Offentlig ansettelsesformularer, inkludert: forespørsler om overføring, forfremmelse, interne jobbsøknader og så videre.
• Eventuell annen dokumentasjon knyttet til sysselsetting

Ansattes ytelsesutvikling og forbedring ement

• Eksempler på eventuelle ytelsesvurdering brukt eller ansattes utviklingsplaner
• Medarbeiderens egne vurderinger
• Meldinger fra noen formelle veiledningssessioner
• Notater om deltagelse eller tardiness
• Dokumentasjon av ytelsesplanlegging
• Dissiplinære tiltak rapporter
• Ansattes anerkjennelse presenteres som sertifikater, anerkjennelsesbrev og så videre
• Ansattes formelle forslag og anbefalinger, organisasjonsresponser
• Opplæringsrekord
• Forespørsler om opplæring
• Kompetansevalueringer
• Opplæringsklasse eller Øvelsesmeldinger eller tidsplaner
• Krav til undersøkelse av behov
• Krav til opplæringsutgifter
• Klager fra kunder eller kollegaer

Arbeidsoppsigelsesrekord

• Ansvarserklæring fra ansatte
• Utgå intervju dokumentasjon
• Cobra varsel
• Tjenesteskjøt sjekkliste
• Endelig regnskap for alle aspekter av ansattes ansettelse som sluttlønn, feriebetaling, retur av eiendomsmegling og så videre.

Ytterligere dokumenter relatert til personellfiler er tilgjengelige.

• Personellfiloversikt
• Personvernfiltilgangspolicy
• Hvilke arbeidsgivere bør ikke holdes i personopplysninger